プロセスマップ テンプレートについて
プロセスマップ テンプレートは、チームのビジネスプロセスや関連する成果を記録、分析し、より深く理解するのに価値があります。このプロセスマップ テンプレートは、各プロセスステップの目的、アクティビティー、成果物を記録するために、段階的に整理されています。このテンプレートを使って、あらゆるプロセスに対する共通理解を持つことで、チームの組織力、生産性、コミュニケーションを改善しましょう。
プロセスマッピングの目的は何ですか？
未知の世界に向かう際に地図なしで進むことなど考えられません。プロセスマップも同様です。プロセスマッピングは、あなたのチームの計画やアプローチを評価、文書化、あるいは戦略化するための効果的な手段です。プロジェクトの各段階で目標やアクティビティー、成果物を分解することで、進捗状況が正しいか、問題に対して効果的に取り組んでいるかどうかを洞察することができます。
プロセスマッピングテンプレートをいつ使うか
これらのプロセスマップの例は、チームの効率向上を助けるために設定されています。プロセスが紙面に明確に示されることで、チームは改善すべき領域を特定できます。プロセスを合理化し、コミュニケーションを改善し、より良い文書化を実現する方法を模索しましょう。プロセスマッピングツールを使用して、ステークホルダーの割り当て、責任の明確化、境界の定義、メトリクスの設定を行います。
プロセスマップテンプレートの使い方
プロセスマッピングの目的は、プロジェクトを分解し、チームメイトが目的とその達成方法を理解できるようにすることです。プロジェクトをステージごとに分けることで、誤解を避け、進む前に全員の足並みを揃えることができます。プロセスマップテンプレートを使うための手順は次の通りです：
ステップ 1：目標を定義する
解決したい問題は何ですか？可視化したいプロセスは何ですか？
この時点では大きな視点で考えてください。プロセスマップテンプレートを進めるにつれて、プロジェクトをますます小さく分割していくことになりますが、今は広範な目標を設定して構いません。
ステップ 2：ブレインストーミング
この問題を解決するために必要なステップは何ですか？プロセスはどのように展開しますか？
プロセスの順序にあまりこだわらず、ボードにすべてのステップを書き出すことに集中しましょう。このプロジェクトに関わる必要のあるステークホルダーについても考えてください。仕事を完了するために必要なリソースをブレインストーミングすることもできます。
ステップ 3：成功を定義する
問題が解決したことをどのように判断しますか？プロセスが終了するのはいつですか？
多くのチームがこのステップを省略しがちですが、無視してはいけません。成功のための明確なメトリクス、または単に終了点を定義することで、目標に向けての目印ができるのです。
ステップ 4：順序を整える
問題を解決するためにどのステップを踏みますか？プロセスを完了するためには、どの順序で作業を進めるべきですか？
今は直線的に考えるときです。ブレストで出した素材をすべて並べて順序立ててみましょう。順序通りに進めるのが大変であれば、まずは何を最初と最後にすべきかを決めてから、その間の作業を進めると良いでしょう。
ステップ 5：描き出す
問題はどのように見えるのでしょうか？プロセスをどのように可視化できますか？
プロセスマップテンプレートを活用する時です。まずはキーレイアウトを作成しましょう。キーには、プロセスマップ全体で使用するシンボルを含めるべきです。
アクティビティー、入力、出力、意思決定、終点を表すシンボルが必要な場合もあります。直感的かつスケーラブルなシステムを使用してください。例えば、多くの人が意思決定の流れを示すために矢印を使うことを好みます。
ステップ 6：マップをレビューする
問題を解決するために良い位置にいますか？プロセスマップは実行可能でわかりやすいですか？
ステークホルダーを招いてマップを吟味しましょう。重複、ボトルネック、ワークフローに問題がないか注意深く確認してください。各ステップを見直し、それらが互いに論理的に流れていることを確認しましょう。ブレインストーミングの際の資料に立ち返り、何も翻訳の際に失われていないか確認するのも良いかもしれません。
すべてのテンプレートカテゴリーを探索し、ブレスト、計画、共同作業、実行のために完璧なツールを見つけてください。これにより、ワークフローが合理化され、アイデアが現実になります。
