イベントプランニング テンプレート

イベントプランニング テンプレートについて

重要なイベントを計画するためには、直前までの変更に対応できる柔軟なテンプレートが必要です。さまざまなチームが、常に多くの動く要素を調整しています。

イベントの日程が近づいている場合は、マクロレベルでの計画を開始する自由を提供するイベントプランニング テンプレートを使用することで、チームにとって役立つことがあります。ビッグデーが近づくにつれて、より具体的でミクロレベルにまで詳細を詰めることができます。

イベントプランニング テンプレートとは何ですか？

製品のローンチ、完全リモートの会議、またはマイルストーンイベントの計画を立てる際には、イベントプランニング テンプレートを使用して、視覚的なチェックリストとして機能し、大事な日に向けて考慮すべきすべての詳細をマップしましょう。 

マーケティングプラン、アジェンダ、ゲスト用の軽食やグッズなど、さまざまなセクションをマッピングすることで、あなたとチームはそれぞれの機能に最も重要な詳細に集中し、重複が発生した際には必要に応じて協力できます。このテンプレートは、イベントのクリエイティブかつ戦略的なビジョンが細部に紛れることを防ぐ適応可能な方法です。 

イベントプランニング テンプレートを使用するタイミング

チームと協力してイベントの目的、イベントで達成したいこと、利用可能な計画リソースについてブレインストーミングした後、テンプレートを利用して詳細を計画しましょう。

イベントプランニング テンプレートは、イベントの「前」の段階だけでなく、他の段階にも役立ちます。イベントが終了した後に、評価するためにも使用できます。リアルタイムのイベントが終了した後でも、会話を続けるために、イベント後のコンテンツを一連で公開することもできます。 

イベントプランニング テンプレートの記入方法

Miro を使えば、独自のイベントプランを簡単にカスタマイズできます。イベントプランニング テンプレートを選択して開始し、次のステップで独自のものにしてください。

1) 目標日を決定します。 週次または月次カレンダーを使用して、イベントを設定するのに最適な時期と、どのくらいの期間続けたいかを把握しましょう。

2) スペース要件を確認します。 スペースがどれくらい必要か、予想されるすべての参加者を収容するための必要な面積を判断しましょう。イベントがオンラインのみの場合、地理的な制約はないかもしれませんが、タイムゾーンや収容能力を考慮する必要があります。現実的に、リアルタイムで一度に何人をホストできるかを考えてみましょう。

3) マーケティングとプロモーションを計画します。 イベントについてどのように知らせますか？どのデジタルチャンネルやコミュニティが、重要な詳細情報を知らせ続けますか？マーケティングおよびコンテンツの専門家に頼って、人々に認識を持たせ興味を抱かせ続け、当日に参加することを促す現実的なタイムラインを計画しましょう。 

4) イベントスケジュールをマッピングします。 当日はどのように運営しますか？基調講演者、ワークショップのファシリテーター、その他の役割を担うのは誰ですか？スケジュールの仮設計を行い、誰がスピーチをするのか、休憩時間のエンターテインメントの計画、その他の重要な詳細をアジェンダやコンテンツのセクションで示してください。 

5) 追加の計画として、軽食、スナック、イベント用商品などを準備しましょう。スポンサーに、スピーカーや参加者が持ち帰ることができるカスタムグッズを郵送してもらう予定ですか？ここで早めにオプションを探って、記憶に残るイベント体験を作り出しましょう。