イベントブリーフィングテンプレート

イベントブリーフテンプレートについて

イベントブリーフテンプレートは、開催予定イベントの全体的な内容をまとめるのに役立ちます。イベント前に、どんなことに対応する必要がありますか？どんな関係者が参加しますか？予算はどれくらいですか？目標に向けて順調に進んでいるかどうかどのように把握しますか？イベントブリーフを作成することで、こうした質問に答えることができます。

イベントブリーフとは？

イベントブリーフでは、イベントの詳細な説明をまとめます。イベント開催に先立って、企業や組織はその足場となるイベントブリーフをまとめる必要があります。

一般的にイベントブリーフには、イベント目的、タイムライン、重要な日付、予算、参加者情報、イメージ指針、会場の希望条件を記載します。

イベントブリーフテンプレートの活用方法

イベントを計画し、実行するときは、イベントブリーフテンプレートの使用をお勧めします。特に、複数部門間のチームでイベントの計画を立てる際に役立つかもしれません。

イベントブリーフが重要な理由

イベントを実行するのはリスクの高いプロジェクトです。中小企業、スタートアップ企業、個人事業主、非営利団体にとって、イベントでは自社の全体的なリソースのかなりの割合を消費することになります。十分準備されたイベントでは、収益、顧客、クライアントを増やし、宣伝効果が期待できます。準備不足のイベントを実施すると、時間とリソースを無駄にすることになります。大企業やエンタープライズ会社にとって、イベントは、会社が実施できることを紹介するチャンスです。しかし、イベントに失敗したというニュースは、すぐに広がってしまうでしょう。

イベントブリーフテンプレートの使用方法

企業や組織にとって、イベントの構成をまとめることは一か八かの勝負です。イベントはコストがかかります。イベントを十分に計画し、適切に実施すれば、顧客、クライアント、収益を増やし、積極的に宣伝することができます。イベントが計画通りに進まない場合、リソースの消費、顧客離れ、厄介なマスコミによる批判の嵐を引き起こすリスクが生じます。イベントブリーフは、イベントの基盤となります。このテンプレートを使用して、イベントを成功に導く方法を以下に示します。

ステップ 1：イベントの詳細説明

イベントチームや代理店に具体的なイメージを示すには、まずイベンの詳細を説明することが重要です。イベントはどんなイメージですか？誰が参加しますか？テーマは何ですか？

ステップ 2：目標の明確化

イベントの準備には時間とリソースを費やすことになるので、イベントを達成可能な目標に結び付けることが重要です。イベントを開催して、会社の製品の認知度が高まりますか？具体的な財政目標を考えて資金調達を行っていますか？目標に応じて、デザイン会社やチームは、レイアウト、テーマ、イメージ、その他の重要な要素についてさまざまな決定を下します。

ステップ 3：予算とタイムラインの提示

予算について考える際には、参加者一人当たりにいくら必要かを考えることが重要です。食事や飲み物を提供しますか？どのような会場を借りる予定ですか？会場はどこですか？現場にスタッフを手配する必要がありますか？イベントの予想収益の予算を計画しましょう。例えば、チケットを販売する場合、利益を出すためには何枚のチケットをいくらで販売する必要があるのか考えます。

予算を考えたら、タイムラインの概要を示します。もちろん、イベントの日付は記載する必要がありますが、途中でその他の重要なマイルストーンをいくつか設定することができます。例えば、最低でもイベントの 3 か月前には会場を確保する必要があるかもしれません。また、イベントの 1 か月前にはケータリング業者を選定することが必要な場合もあります。

ステップ 4：参加者のプロフィールの記載

営業幹部向けの交流会は、会社の忘年会とは大きく異なる雰囲気になるかもしれません。そのため、参加者の詳細なプロフィールを記載することが重要です。

ステップ 5：イメージの指針の記載

イベントチームや代理店は、イベントのイメージの大部分を扱いますが、プロジェクトを期限内そして予算内に確実に完了させるため、イベントのイメージに関する指針を記載することは役立ちます。会社や組織は、使用したい色やロゴになっていますか？エレガントで高級なもの、あるいは楽しく遊び心に満ちたものがいいですか？イベントコーディネーターが計画プロセス全体を参照できる簡単な説明を記入します。