会議アジェンダ用テンプレート

会議アジェンダ用テンプレートについて

誰もが、本題から逸脱した会議に参加し、定められた目標を達成できず、時間の無駄だと感じたことがあると思います。それを避けるため、会議アジェンダを作成することが重要です。会議アジェンダでは、会議前、会議中、会議後に行うことについて期待値を設定します。また、チームのために時間を作ることは、意思決定をし、優先順位を調整して、一緒に同じ方向に進んでいくために重要です。アジェンダを使って、チームが会議に集中できるようになると、チームが以下のことを実施するのに役立ちます。

• チームの OKR（目標と成果指標）の進捗状況を確認する。

• 関連するプロジェクトの最新情報を共有する

• 生産性またはプロジェクト進行時に発生する障害や考えられるソリューションについて話し合う

• アイデアやプロジェクトのブレーンストーミング

• 個々の努力の評価や、チームの成功の賞賛

このテンプレートは、指標の把握からマーケティングキャンペーン、スプリント計画まで、あらゆる職務や部門に合わせてカスタマイズできます。チーム会議アジェンダ用テンプレートでは、計画とプロセスの価値を示し、複数部門のチームが効率よくコラボレーションすることができます。

会議アジェンダ用テンプレートの詳細については、引き続き下記をご確認ください。

会議アジェンダ用テンプレートとは？

会議アジェンダ用テンプレートでは、情報を共有し、チームとコラボレーションする必要がある場合、割り当てられた時間枠のスケジュールや構成を視覚化します。また、会議アジェンダ用では、目標、議題、アクションアイテムについて合意し、次のステップを実行する担当者を決めることもできます。通常のチーム会議アジェンダには以下を含みます。

• 日付、時間、位置情報、参加者など計画の詳細情報

• 会議のリーダー

• 議題

• アクションアイテム

会議の前に、チームや部下にあたる社員に確認して、最も関連性がある議題のフィードバックを入手するようにしましょう。

チームが話し合いたいこと、現在のプロジェクトの状況、共有したいことをただ尋ねるだけでも、全員が話を聞いてもらい、会議のアジェンダに参加したと認識できます。

会議アジェンダの活用方法

ベストプラクティスとして、会議の前に余裕をもって会議アジェンダを作成しておきましょう。どんな会議でも少なくとも 1 日前には、作成したアジェンダをチームに送信するようにしましょう。そうすれば、チームメンバーは、会議の前にアジェンダを確認する時間が取れます。

会議アジェンダ用テンプレートの作成

会議のアジェンダは簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、会議アジェンダ用テンプレートを選択することから始めましょう。その後、以下の手順に従って作成します。

1. 会議に名前を付けます。会議は、チームが同期して行うか？ふりかえりは？ワークショップは？グループに想定している内容を知らせて、会議の準備をしましょう。

2. 議事録を作成します。会議のさまざまな議論に費やす時間を定義しましょう。

3. 戦略的な認識合わせを行います。会議のリーダーを特定し、テンプレートに名前を追加しましょう。明確な目標や協定を設定し、会議に関連するドキュメンテーションを追加しましょう。

4. アジェンダを使用して、議題を記録し、参加者と時間枠に議論したいトピックを割り当てましょう。

5. 会議を始め、ワークスペースにメモを追加します。メモする、質問を追加する、またはリスクを書き出す必要がある場合、タイムボックスを試してみましょう。Miro のタイマー機能を使用します。

6. 成果を書き出します。ドキュメントを作成し、各チームメンバーに次のステップを割り当てましょう。影響が最も大きく、投資収益率が最も高いタスクを優先させます。会議以外で特定のタスクの責任者になるよう、チームメンバーに責任を与えます。

ワンポイントアドバイス：会議をまとめて、次のステップに進みます。明確なアクションアイテムやポイントを記載して、前向きに会議を終えることを目指します。このアプローチにより、次の会議までに達成することや、フォローアップすることを各チームメンバーに示します。