イベント計画用テンプレート
重要なイベント要件を簡単かつ手軽に描き出すことにイベント計画用テンプレートを活用しましょう。
イベント計画用テンプレートについて
重要なイベントの計画のサポートには、ぎりぎりまで柔軟に変更に対応できるイベント計画用テンプレートが必要です。さまざまなチームが、随時多くの不確かな要素を調整しています。
イベント計画用テンプレートを使用すれば、マクロレベルで自由に計画を立てることができるので、イベント日時がどれくらい近づいているかによって、チームはこのテンプレートを使うのが便利だと気付くでしょう。その特別な日までのタイムラインがせまるにつれて、より詳細な、マイクロレベルの情報を取得することができます。チームであらゆるオプションについて考えてみましょう。一緒に最高の仕事を遂行するために、全員が必要な詳細情報をすべて把握していることを確認します。
イベント計画用テンプレートの詳細については、引き続き以下をお読みください。
イベント計画用テンプレートとは？
製品発売、完全リモート会議、マイルストーンイベントを計画している場合でも、イベント計画用テンプレートは、視覚的なチェックリストとしての役割を果たし、その特別な日までに検討する必要がある詳細事項をすべてマッピングします。
マーケティング計画からアジェンダ、ゲストへの軽食やみやげ品などさまざまなセクションをマッピングすることで、チームは、自分の業務にとって最も重要な内容に集中し、複数部門間にまたがる作業が生じた場合は、必要に応じてコラボレーションすることができます。イベント計画用テンプレートは、イベントのクリエイティブで戦略的なビジョンが詳細事項に埋もれてしまわないようにする適応性の高い方法です。
イベント計画用テンプレートの活用方法
イベントの目的、イベントで達成したいこと、どんな計画リソースが利用できるかについてチームでブレインストーミングした後、イベント計画用テンプレートに取り掛かりましょう。
多くのユーザーにとって大規模な数日間に及ぶイベントでも、イベント計画用テンプレートは 1 ページに制限します。これにより、関係者全員に対して透明性を高め、最後までやり遂げることを促進します。
イベント計画用テンプレートは、イベントの「前」段階だけのものではありません。またこれを使用して、後でイベントのさまざまな機能を評価することもできます。また、リアルタイムのイベントが終わった後でも、やりとりを継続させるために一連のイベント後のコンテンツを公開することもできます。
イベントの成功を定義するのにどの指標を使用するかについてチームで考えてみましょう。おそらく指標は、チケット販売、出席記録、スピーカーやゲストからのフィードバック、またはイベント計画やプロセスのレビューや評価などになると思いますが、何が有効だったか、また何を改善できるか確認しましょう。
イベント計画用テンプレートの作成
Miro のシンプルなテンプレートを使用すれば、イベント計画をカスタマイズするのは簡単です。Miro のホワイトボードツールは、チームと作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まずイベント計画用テンプレートを選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
目標期日を決める。
週間カレンダーや月間カレンダーを活用して、イベントを設定するのに最適な時期やその希望期間を把握します。
スペース要件を確認する。
イベントがオンライン専用の場合、地理的な障害はないかもしれません。しかし、それでもタイムゾーンやキャパシティは検討する必要があります。現実的に、リアルタイムで一度に何人のユーザーをもてなすことができますか？
マーケティングやプロモーションを計画する。
イベントについてどのように周知しますか？どのデジタルチャネルやコミュニティを利用して、重要な詳細事項の最新情報を提供しますか？マーケティングやコンテンツの専門家に頼り、ユーザーが認識し、興味を持つような現実的なシーケンスをマッピングして、当日に表示されるよう尽力することを促します。
イベントスケジュールをマッピングする。
当日は、イベントがどのように進んでいきますか？キーノートスピーカー、ワークショップファシリテーター、その他の役割を誰が担当しますか？スケジュールをモックアップし、誰がスピーチするか、休憩時間に計画されたエンターテイメントやその他の重要な情報などをアジェンダやコンテンツのセクションで指示しましょう。
飲み物、軽食、イベントグッズなどその他のことを計画する。スポンサーに、スピーカーや参加者が持っておくことができるカスタム品を郵送してもらいますか？できるだけ早くここでオプションを検討し、記憶に残るイベント体験を追加します。
このテンプレートで作業を開始する
インパクト（影響度） / エフォート（労力）マトリクス
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略プランニング, 優先順位付け
成長中の組織では、非常に多くの To Do を抱えており、たったの 1 日（あるいは大きなローンチ前の数週間だけ）でそのすべてをこなさなければいけないことがあります。そこで登場するのがインパクトエフォートマトリクスです。これは、タスクに優先順位を付け、実行すべき価値のあるタスクを正確に把握するための簡単な視覚的ガイドを提供します。インパクトエフォートマトリクステンプレートを使えば、タスクを次の 4 つのカテゴリーに整理することができます。労力の少ないクイックウィン、長期的な効果が期待できるが労力を要するプロジェクト、労力は少ないが効果の低いフィルイン、時間がかかるが効果も少ないタイムウェイスターです。
月間スケジュール表テンプレート
活躍するシチュエーション:
オペレーション, 戦略プランニング, プロジェクト計画
その月に計画したタスクすべてを完了し、目標を達成するには、効率的なスケジュールを管理の管理が求められます。特に大きなプロジェクトでは、月間スケジュール表でのスケジュール管理が非常に役に立ちます。このテンプレートを活用すれば、月毎に計画したタスクすべてを一目で確認することができるようになり、画像やコメント機能、付箋なども使用して、好みに合わせたカスタマイズすることも可能です。
編集カレンダーテンプレート
活躍するシチュエーション:
マーケティング, 戦略プランニング, プロジェクト計画
大半の企業では、コンテンツが大事です。他の何を作るよりも積極的に（そしてはるかに素早く）コンテンツを作成します。これには、ブログ、ニュースレター、ソーシャルメディアの投稿、広告などが含まれ、アイデア出し、執筆、編集、掲載が必要です。そのため、コンテンツチームには編集カレンダーが必要です。このテンプレートでは、チームが戦略的に計画し、現状を整理して（コンテンツタイプ、ライター、チャネル、納品日など）、スケジュール通りコンテンツをすべて完了/掲載できるカレンダーを簡単に作成することができます。
戦略ダイヤモンドテンプレート
活躍するシチュエーション:
Leadership, Operations, Strategic Planning
重要な目標を達成するために、ほとんどの企業が一通り戦略を組み立てます。しかし、どのような要素を考慮して戦略を立てるべきなのでしょうか？戦略ダイヤモンドは、一貫性があるビジネス戦略を形成する要素の集まりです。これらの要素には、ターゲット、差別化要因、達成手段、実現ステップ、経済論理が含まれます。戦略計画の多くは、これらの要素のうち 1 つか 2 つにしか焦点を当てないため、ギャップが生じ、後のビジネスの支障となる恐れがあります。戦略ダイヤモンドを使えば、戦略計画に集中し、1 つや 2 つだけではない、すべてのビジネス要件を満たすのに役立ちます。
戦略ダイヤモンドテンプレート
活躍するシチュエーション:
Leadership, Operations, Strategic Planning
重要な目標を達成するために、ほとんどの企業が一通り戦略を組み立てます。しかし、どのような要素を考慮して戦略を立てるべきなのでしょうか？戦略ダイヤモンドは、一貫性があるビジネス戦略を形成する要素の集まりです。これらの要素には、ターゲット、差別化要因、達成手段、実現ステップ、経済論理が含まれます。戦略計画の多くは、これらの要素のうち 1 つか 2 つにしか焦点を当てないため、ギャップが生じ、後のビジネスの支障となる恐れがあります。戦略ダイヤモンドを使えば、戦略計画に集中し、1 つや 2 つだけではない、すべてのビジネス要件を満たすのに役立ちます。
ドット投票用テンプレート
活躍するシチュエーション:
意思決定, ミーティング, ワークショップ
ドット投票は、「付箋投票」、「ドットモクラシー（dotmocracy）」または、「ドットによる投票」としても知られおり、チームは一連のソリューションの課題を指摘することや、さまざまなオプションが提示された際に、タスクに優先順位を付けることができます。ドット投票は、デフォルトの「一配分」または「一票」ルールとは異なります。その代わりに、グループの各メンバーは、記入できる限り多くの投票（または「ポイント」）を提示することができます。こうした投票では、すべてを一つのアイデアに投票するか、複数のアイデア間で分けて投票することができます。チームがオプションに優先順位を付ける場合や、リスクの高いプロジェクトの方向性に合意する場合に、ドット投票を使用することができます。