ナレッジベース テンプレート

人事部⾧、運用部門⾧、IT チーム、チームリーダー、ナレッジ マネジメント専門家向けナレッジベース テンプレート

分散した社内情報を統合し、簡単にナビゲートできるナレッジハブに変革しましょう。この包括的なナレッジベーステンプレートにより、チームは重要な会社やプロジェクト情報を収集、整理、共有することが可能になり、「どこで見つければ...？」という問題を解決すると同時に、オンボーディングを迅速化し、繰り返しの質問を減らし、従業員が移行する際の知識の損失を防ぎます。

HRマネージャー、オペレーションマネージャー、ITチーム、チームリーダー、ナレッジ管理プロフェッショナルのためのナレッジベーステンプレートとは？

ナレッジベーステンプレートは、重要な組織情報を一元的に集約し、アクセスしやすい場所に提供するための構築されたフレームワークです。HR マネージャーにとっては、オンボーディングとポリシー配布を効率化します。オペレーションマネージャーは、ワークフローとプロセスを文書化するために使用します。IT チームは、技術文書やトラブルシューティングガイドを作成します。チームリーダーは、部門固有のリソースを共有し、ナレッジマネジメントプロフェッショナルは、組織全体の正式な情報源を維持します。

このテンプレートには、会社の使命や価値観から詳細なハウツーガイドに至るまでの既成セクションが用意されており、重要な情報が漏れることはありません。

ナレッジベーステンプレートが解決する問題は何ですか？

HR マネージャーの場合:

• 問題: 新入社員が福利厚生やポリシー、手順について何度も同じ質問をすること

• 解決策: 30日間のタイムライン、ITセットアップガイド、ポリシー文書を含む包括的なオンボーディングセクション

オペレーションマネージャー向け:

• 問題: プロセスが文書化されていない、または複数のプラットフォームに散在していること

• 解決策: 手順に従ったステップ・バイ・ステップの中央ハウツーガイドおよびプロセス文書化

ITチーム向け:

• 問題: ツールアクセスやパスワードリセット、システムセットアップに関するサポートチケットの繰り返し

• 解決策: ツール在庫とトラブルシューティングFAQを備えたセルフサービスIT文書

チームリード向け:

• 問題: チームメンバーは、部門ごとの情報やリソースをどこで見つければいいかわからない

• 解決策: チーム ウィキ、プロジェクト ボード、連絡先ディレクトリにリンクする部門ハブ

全組織向け:

• 問題: 従業員の退職や役割の変更による知識の損失

• 解決策: 組織の知識を蓄積する、永続的かつ検索可能なリポジトリ

ナレッジベース テンプレートの使用方法

ステップ 1: チームと情報を集める

HR、IT、オペレーション、および各部門の関係者を集めることから始めます。既存の文書を収集してください:

• 会社の組織図

• 従業員ハンドブック

• ツールとソフトウェアのインベントリ

• ブランド ガイドライン

• サポート チャンネルからの一般的なFAQ

ステップ 2: 各セクションをカスタマイズ

8つの既成セクションを順に確認し、貴社固有の情報を入力してください。

1. ようこそ & スタートガイド - ミッション、ビジョン、コアバリュー、ナビゲーションガイドを追加します

2. 会社ディレクトリ - 組織構造、部門概要、主要連絡先を挿入します

3. 新入社員のオンボーディング - 30日間のタイムラインとITセットアップのチェックリストをカスタマイズします

4. 部門ハブ - 各部門用のカードを作成し、リーダー、プロジェクト、リンクを含めます

5. ポリシー & ハンドブック - HRポリシー、リモートワークガイド、休暇手続きの要約をまとめます

6. プロセス & ハウツーガイド - 一般的なワークフロー（経費、出張、ツールアクセス）を文書化します

7. よくある質問 - カテゴリー別に整理された質問への回答を追加します

8. 用語集 - 会社独自の頭字語、プロジェクト名、社内用語を定義します

ステップ3: 詳細リソースへのリンク

Miro のハイパーリンク機能を使用して接続します:

• 部門ハブカードを詳細なチームボードに

• ポリシー要約を完全な従業員ハンドブック文書に

• 外部システムおよびフォームへのハウツーガイドに

• 連絡カードをメールまたは Slack プロフィールに

ステップ 4: 権限の設定と開始

ボードの権限を設定します（ほとんどの社員には閲覧のみ、ナレッジベースマネージャーには編集アクセス）。会社のチャネルを通じて立ち上げを発表し、全体会議で簡単なツアーを提供します。

ステップ 5: メンテナンスと更新

1〜2名のナレッジベースマネージャーを任命し、毎月コンテンツをレビューおよび更新します。スタッフが追加や修正を提案できるフィードバックメカニズム（Slack チャンネルまたはフォーム）を作成します。

このナレッジベーステンプレートの主な特徴

包括的なカバレッジ:

✓ 会社の知識のすべての面をカバーする8つの準備済みセクション

✓ 一貫した整理のためのプリフォーマットされたカード、テーブル、フレーム

✓ アイコンや色分けによる視覚的な階層化と明確なナビゲーション

柔軟性 & スケーラビリティ:

✓ あらゆる規模の企業(10〜10,000人以上)にカスタマイズ可能

✓ 技術、医療、金融、製造などの業界を問わず適用可能

✓ 追加の部署やセクションを容易に拡張可能

Miroでの最適化:

✓ フレームを活用して構造化された整理を実現

✓ 長文コンテンツ用にドキュメントを使用

✓ インタラクティブなQ＆Aのためのフリップカードを含む

✓ データの整理された表示のためのテーブルを特徴づける

✓ 柔軟なコンテンツのための付箋を取り入れる

✓ 見出しやラベル用にテキストボックスを使用

よくある質問(FAQs)

ナレッジベーステンプレートを完了するのにどのくらいの時間がかかりますか？

ほとんどの組織は、共同作業で4〜8時間以内に包括的なナレッジベースを完成させることができます。各セクションを部門の責任者に割り当てて（HRはポリシーを、ITは技術文書を担当するなど）、その後で統合してください。70〜80%の完成度で開始し、フィードバックに基づいて繰り返し改善することが可能です。

既にGoogleドキュメントやConfluenceにいくつかのドキュメントがある場合はどうしますか？

完璧です！このテンプレートは、既存のドキュメントにリンクするための中心的なハブとして設計されています。コンテンツを重複させる代わりに、Miroのハイパーリンク機能を使って、各セクションをGoogleドキュメントやConfluenceページ、Notionデータベース、その他のプラットフォームに接続しましょう。ナレッジベースは、適切なリソースに人を導くための整理された"目次"として機能します。

変化に伴ってナレッジベースをどのように更新しますか？

ナレッジベースマネージャーを1～2名任命し、毎月コンテンツを見直す責任を持たせましょう。簡単な更新プロセスを作成してください。

• 毎週: 重要な情報（連絡先、緊急のポリシー変更）を更新する

• 月次: 全体的なコンテンツをレビューし、更新する

• 毎四半期: 全セクションの包括的な監査

社員が古い情報を指摘したり、追加を提案したりするための Slack チャンネルやフォームを設定します。

リモートまたはハイブリッドチームにも対応できますか？

もちろんです！このテンプレートは、分散型チームに理想的で、常にアクセス可能な正確な情報源を提供します。リモート社員は、異なるタイムゾーンの誰かを待たずに、24 時間 7 日間問い合わせに応じることができます。ナレッジベースの非同期（async）性により、中断が減り、自主学習が可能になります。

給与や機密ポリシーなどの機密情報を含めるべきですか？

機密情報を追加する前に、必ず HR や法務と相談してください。機密情報の取り扱いについては、次の手順を考慮します。

• ポリシーを要約し、HRシステム内の安全な文書へのリンクを設定する

• Miro の設定を利用して、特定のチームにのみ見えるプライベート フレームを作成する

• 一般情報は公開のナレッジベースに含め、機密事項についてはHRに問い合せるよう指示する

従業員ハンドブックとはどう違うのですか？

従業員ハンドブックは通常、包括的な法的文書です。このナレッジベース テンプレートは、その情報を利用しやすく実用的かつ視覚的に構成するためのツールです。それをあなたのハンドブックの「ユーザーフレンドリーなインターフェース」として考え、さらに従来のハンドブックには入らない運用情報（連絡先、操作ガイド、FAQ）を加えたものです。

このテンプレートで使用される Miro 機能

このナレッジベース テンプレートは、Miro の強力なコラボレーション機能を活用し、直感的でインタラクティブなナレッジリポジトリを作成します。

フレーム

「ようこそ」「ディレクトリ」「オンボーディング」などの主要セクションを整理し、明確なビジュアル上の境界を作成し、簡単にナビゲートできるようにします。フレームを使用すると、プレゼンテーションモードでガイド付きツアーを実行することもできます。

ドキュメント機能

詳細なポリシー、オンボーディングガイド、操作手順などの長文コンテンツに最適です。ドキュメントはテキストを読みやすく、美しくフォーマットされた形で維持し、ビジュアルボードスペースを乱雑にしません。

テーブル

連絡先ディレクトリ、休暇ポリシー、ツールインベントリなどの構造化された情報を、クリーンで見やすいフォーマットにまとめます。

付箋

FAQ、簡単なヒント、再配置が必要なカテゴリ別情報に最適な、柔軟で移動可能なコンテンツブロックを提供します。

フリップカード

ユーザーがクリックして回答を表示できるインタラクティブなQ&A体験を作成し、FAQや用語集を魅力的でスペース効率の良いものにします。

テキストボックス

ヘッダー、セクションタイトル、ラベルに使用され、視覚的な階層を明確にし、ナレッジベースを通じてユーザーを案内します。

ハイパーリンク

ボード内のフレームと外部リソース（Google Docs、Slack チャンネル、プロジェクト管理ツールなど）をリンクすることで、真のセントラルハブを形成します。

はじめに：ビデオガイド

このテンプレートに含まれるビデオガイドを見て、数分で始めましょう！

ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

Khawaja Rizwan