Über die Lean Coffee-Vorlage
Lean Coffee ist ein innovatives Format, das Teilnehmern erlaubt, Meetings ohne Moderator und ohne Agenda abzuhalten. Die Struktur ergibt sich organisch aus den Bedürfnissen der anwesenden Personen und führt zu einem produktiven Treffen, bei dem alle zu Wort kommen.
Was ist Lean Coffee?
Der Lean Coffee-Ansatz ist eine neue Art, Meetings zu strukturieren. Dabei liegt der Fokus darauf, die Zeit aller bestmöglich zu nutzen und eine gemeinsam vereinbarte Agenda zu verwenden, damit sich alle voll einbringen.
Und du brauchst nicht mal Kaffee! (Kann aber helfen.)
Auch wenn es unmöglich erscheinen mag, ein Meeting ohne Moderator und ohne vorherige Planung abzuhalten, macht das Lean Coffee-Format es einfach. Alle Teilnehmer können so viele Themen vorschlagen, wie ihnen einfallen. Anschließend stimmen die Teilnehmer über die Themen ab, die sie besprechen möchten.
Jedes Thema erhält zunächst eine fünfminütige Timebox. Am Ende der fünf Minuten entscheidet eine Mehrheitsabstimmung, ob weiter darüber gesprochen wird oder zum nächsten Thema übergegangen wird.
Weil alle über die Themen abstimmen, kann keine einzelne Person dominieren, was die Teilnehmer dazu ermutigt, unterschiedliche Perspektiven einzubringen.
Wann Lean Coffee verwenden
Lean Coffee ist im Kern eine Reihe von Regeln, die das natürliche Auf und Ab von Gesprächen nachbilden und spielerisch gestalten. Daher lässt es sich in praktisch jeder formellen Gruppe einsetzen. Es funktioniert auch in jeder Umgebung, von Besprechungsräumen bis zu Cafés und Bars. Man kann sie sogar virtuell durchführen, indem man alle zu einem Miro-Board mit der Lean Coffee-Vorlage einlädt.
Ein Lean-Coffee-Meeting kann sich beliebigen Themen widmen, ist aber besonders nützlich für Team-Brainstorms oder Retrospektiven. Beim Lean-Coffee-Brainstorm sollte jedes vorgeschlagene Thema eine Idee sein, die zum übergeordneten Thema passt. In einer Retrospektive ist jedes Thema eine Erkenntnis, die ein Teilnehmer für das Team mitnehmen möchte.
Diese Sitzungen funktionieren am besten in kleinen Gruppen (idealerweise 10 Personen oder weniger), entweder als einmaliges Experiment oder in regelmäßigen Abständen (z. B. zweimal pro Woche).
Du kannst Lean Coffee auch als Lernwerkzeug verwenden. Wenn deine Teammitglieder zum Beispiel neu in einer Methode wie agil oder Scrum sind, kannst du ein Lean Coffee als eine Art 'Blitzrunde' veranstalten, um alle schnell mit den wichtigsten Konzepten vertraut zu machen.
Wie du ein Lean Coffee veranstaltest
Ein eigenes Lean Coffee-Meeting zu veranstalten ist einfach. Miro ist das ideale Tool, um sie zu erstellen und zu teilen. Wähle die Lean Coffee-Vorlage aus und befolge dann die folgenden Schritte.
Lege ein Thema fest. Dies ist ein optionaler Schritt, kann aber helfen, wenn Teilnehmer Schwierigkeiten haben, Themen zu finden. Wenn du ein Lean Coffee für ein Brainstorming oder eine Retrospektive abhältst, ist das Thema bereits vorhanden, sobald du beginnst.
Sammle die Diskussionsthemen in der ersten Spalte. Alle Teilnehmer sollen Notizen mit ihren bevorzugten Themen hinzufügen. Halte die Themen kurz und prägnant, damit sie gut lesbar sind. Manche Teilnehmer haben vielleicht nur grobe „Themen“, andere konkrete Ideen, die sie vertiefen möchten. Beides ist willkommen.
Priorisiere Themen durch Abstimmung. Verwende Emojis zum Dot-Voting (zwei bis drei Stimmen pro Person), um die Themen zu markieren, die ihr besprechen möchtet. Personen können ihre Stimmen entweder auf mehrere Themen verteilen oder alle Stimmen für ein einziges Thema einsetzen. Nutze den Countdown-Timer von Miro, um die Abstimmung auf unter drei Minuten zu begrenzen. Wenn du deine Agenda erstellt hast, verschiebe das erste Thema in die nächste Spalte.
Starte deinen Timer und beginne die Diskussion. Die Gruppe kann die Themen nach Beliebtheit nacheinander besprechen. Die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, kann es ausführlich erläutern.
Nutze die Mehrheitsabstimmung, um zu entscheiden, ob weiterdiskutiert, aufgehört oder gemischte Gefühle zum Thema angezeigt werden sollen. Nach fünf Minuten kann die Gruppe abstimmen, ob sie weiterreden oder zum nächsten Thema übergehen möchte. Wiederhole das bei Bedarf, um die Diskussion zu vertiefen oder weiterzugehen. Es ist wichtig, die Diskussionen in Zeitboxen zu halten, damit jeder beitragen und teilnehmen kann.
Wenn du von Thema zu Thema wechselst, aktualisiere die Spalten entsprechend. Damit alle den Überblick über die verschiedenen Themen behalten, verschiebe die Notizen mit den Themen in „Being Discussed“ oder „Discussed“.
Beende das Meeting und sorge dafür, dass alle eine Erkenntnis beitragen.Reserviere die letzten fünf Minuten des Lean Coffee, um jede Person zu bitten, etwas, das sie gelernt hat, oder eine zentrale Erkenntnis zu teilen. Wenn die Mehrheit der Gruppe äußert, dass sie gerne wieder ein Lean Coffee abhalten möchte, plane ihn für einen baldigen Termin.
Häufig gestellte Fragen zur Lean Coffee-Vorlage
Warum heißt es Lean Coffee?
Der Begriff “Lean Coffee” vermittelt den Eindruck von Effizienz in entspannter Atmosphäre. “Lean” bedeutet, dass das Meeting niemandes Zeit verschwendet, und “Coffee” deutet darauf hin, dass es locker und angenehm abläuft. Natürlich liegt es an den Teilnehmern, dafür zu sorgen, dass der Name zutrifft!
Wozu dient ein Lean Coffee?
Ein Lean Coffee schafft Raum für strukturierte Diskussionen, ohne die Teilnehmer an eine von jemand anderem vorgegebene Agenda zu binden. Unabhängig vom Thema sorgt ein Lean Coffee dafür, dass alle ihre Anliegen und Interessen besprechen können.
Wie führst du ein virtuelles Lean Coffee durch?
Verwende den kollaborativen Arbeitsbereich von Miro, damit alle Teilnehmer dasselbe Whiteboard sehen können. Stelle vor dem Treffen sicher, dass alle wissen, wie man Notizen erstellt und mit Emojis abstimmt. Das spart während des Lean Coffee Zeit.
Wie führst du ein Lean Coffee als Retrospektive durch?
Ein Lean Coffee als Retrospektive ist genau wie jedes andere, außer dass das übergeordnete Thema ein Projekt oder ein anderes Vorhaben ist, das gerade abgeschlossen wurde. Die Themen sollten sich auf Erkenntnisse beziehen, die aus dem abgeschlossenen Vorhaben mitgenommen werden.
