ほとんどのプロジェクトは楽観的な気持ちと仮定のもとに始まりますが、3週目あたりで現実に直面します。その時点で既にリソースを投じ、関係者への説明を済ませ、約束をしてしまっています。スコープチェックは、その問題を始める前に浮き彫りにする手助けをします。
スコープチェックとは何ですか？
スコープチェックは、リソースを投入する前にプロジェクトアイデアを厳しくテストする、2回のセッションで構成された検証ワークショップです。これは、未検証の仮定を明らかにし、隠されたリスクを発見し、関係者間での率直な整合性を2時間以内に構築することを目的としています。
テンプレートは、キックオフミーティングで漏れがちな重要な質問を解決する10の重要なセクションを案内します：
問題確認 - どのような問題を解決する必要があるか、完全に理解していますか？
重要なプレイヤー - この作業を支援すべき人は誰ですか？
技術的実現可能性 - ソリューションは技術的に可能ですか？
変革能力 - この変化に対応できますか？
価値確認 - これを追求する価値がありますか？
リソースの現実 - 必要なものが揃っていますか？
危険信号 - 初期段階で何が問題になる可能性がありますか？
承認確認 - 進める準備が整っていますか？
成功の指標 - 良い結果とはどのようなものですか？
新常態 - 仕事はどのように変わるでしょうか？
このスコープチェックテンプレートを使用できる人は誰ですか？
このテンプレートは以下に適しています：
プロジェクトマネージャー - 新しいイニシアティブを始める際に、関係者の整合性が必要な場合
プロダクトマネージャー - 機能がロードマップに追加される前に実現可能性を評価する必要がある場合
ビジネスアナリスト - 詳細な仕様に進む前に要件を確認する必要がある場合
ファシリテーター - チームを整合セッションに導く際に必要な場合
クロスファンクショナルチーム - 範囲が不明確、優先順位が競合している、または期待が一致していない場合
リーダーシップチーム - 戦略的イニシアティブにおける進行可否を決定する必要がある場合
最適な結果を得るためには、意思決定者や技術的な専門家、実際に作業を行う人々など、領域を理解している3〜5人のメンバーによるセッションが推奨されます。
このスコープチェックテンプレートを使用するタイミング
スコープチェックは以下の状況で使用します：
あなたが新たなイニシアチブを始めようとしているが、関係者が解決すべき問題について意見が一致していない場合
プロジェクトを開始しようとしているが、言葉にされていない懸念を感じる場合
関係者がアイデアに興奮しているが、仮定を十分に検証していない場合
プロジェクトの進行を妨げる前に、リスクや障害を明らかにする必要がある場合
チームがスコープについて議論を続けるが、明確な結論に至っていない場合
グリーンライト、再検討、または中止という判断を行うための体系的な方法が必要な場合
リーダーシップが「準備ができているのか？」と尋ねており、それにどう答えてよいか分からない場合
このスコープチェックテンプレートの使い方
2セッションの流れ
このテンプレートは、インサイトが定着する時間を設けて、2つの集中したセッションで実施するようデザインされています。
セッション1: ブレインストーミング（60〜75分）
各セクションを10〜15分ずつかけて、1〜7まで進めます。最初の質問を使用し、付箋を追加し、一致点ではなくギャップを探しましょう。各セクションで上位3つのインサイトを記録してください。
問題チェック - 正確にどんな問題を解決しようとしているのか、そしてなぜ今なのか？
主要なプレーヤー - 誰が最も利益を得るのか？抵抗のある場所はどこか？
技術的な実現可能性 - どのような技術的基盤が必要か？
変化への適応力 - 他に進行中の変化は何か？これに対応できるか？
価値チェック - 具体的にどんな利益をもたらすのか？
リソースの現実 - 実際に必要なスキルは何か？どこにギャップがあるか？
注意信号 - どの仮定をテストする必要があるか？何がこれを頓挫させる可能性があるか？
セッション間: 落ち着かせる (1-2日)
チームに浮上した内容を消化する時間を与えましょう。率直な会話は時間がかかります。
セッション 2: 煮詰める (30〜45分)
8〜10のセクションを10〜15分ずつ処理します。焦点を絞り、準備状態を評価し、次のステップに合意します。明確さを目指しましょう。
グリーンライトチェック - 何がまだ欠けているか？どのリスクが未解決か？
成功の指標 - どの指標が成功を証明しますか？
新しい常態 - どのアクセス権が変更を必要とするか？チームが新たに習得すべきスキルは何か？
最後に決定を下します: グリーンライト、アプローチの見直し、または中止。
このスコープチェックが達成を助けるもの
2つの集中セッション後に、チームは次のものを得ます:
後になって問題を引き起こす可能性のある仮定の露呈
技術的実現可能性とリソースの欠如に関する誠実な評価
懸念を率直に述べた関係者の一致
成功がどのようなものかの明確な理解
文書化されたリスクとそれに対処する方法
証拠に基づいた自信を持つゴー/ノーゴー決定
このテンプレートに含まれるもの
はじめに
チームを方向付けるための簡単な概要と指示
ワークショップ チートシート
準備のヒント、基本ルール、セッションの時間、ワークショップ後のアクション
スコープ チェック キャンバス
議論を導くためのプロンプトを提供する10の構造化されたセクション
実例
リードスコアリングシナリオを使用した実際の付箋のデモで、良い例がどのようなものかを見ることができます
ナビゲーション フレーム
セクション間を移動するためのクイックリンク
このテンプレートを使ったファシリテーションのヒント
ワークショップの前に準備 - 関連分野を理解している3～5名を招待します。彼らに重要書類、障害、経験を持ってくるように依頼します。既知の制約や期限を事前にリストアップしてください。
礼儀よりも正直さを重視する - キックオフ会議で隠された問題は、デリバリー時に災害として現れます。人々が懸念を自由に表現できる場を作りましょう。
重要な基本ルール:
間違いはありません - 特に不快な視点であっても、あらゆる視点が重要です。
証拠 ＞ 意見 - 「これがうまくいくと思います」と「これがうまくいくのを見たことがあります」は違います。
具体的に、一般化を避ける - 「ユーザーはより良いレポートを望んでいる」と言う代わりに、「マネージャーはスプレッドシートを修正するのに毎週3時間を費やしている」と言ってください。
仮説を見つける - 「多分」や「～べき」などの言葉を聞いたら、それをテストすべき仮定として認識します。
意見の相違を記録する - 関係者が意見を異にする場合、それはリスクの兆候です。それを円滑にするのではなく文書化してください。
ディスカッションをタイムボックス化 - 各セクションには合計10〜15分の時間を設定します（10分でディスカッションし、5分で3つの重要な見解を要約）。目に見えるタイマーをセットします。
ギャップを探し、コンセンサスを求めない - セッション1は、未解決の質問、リスク、異なる視点を提示することが目的です。合意を目指すのではなく、幅広さを目指します。
セッションの間に洞察が熟成される – セッションの間の時間は重要です。人々には、不快な真実を受け入れるためのスペースが必要です。
実例を使用する – チームがこのアプローチに不慣れな場合、まず実例を通して歩いてみて、求めている詳細のレベルを理解させましょう。
このアプローチが有効な理由
従来のプロジェクトキックオフは、タイムライン、成果物、楽観主義に焦点を当てています。Scope Checkは、通常は手遅れになるまで質問されない不快な質問に焦点を当てています。
2回の短いセッションを行い、その間に時間を取ることで、チームはひとつの緊張した会議では声に出せないかもしれない懸念について正直に話すスペースが与えられます。その結果、証拠に裏打ちされた、明確で自信に満ちた決定が得られます。
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スコープチェックは、より大きな検証手法の一部ですが、プロジェクトに着手する前に正直な認識合わせが必要なチームにとって、単独で完璧に機能するツールです。
Pragati Sinha
Founder & Facilitator @ Proof Sprint
Helping teams kill good ideas before they waste time solving the wrong problem.
