会議テンプレート
チームをより良く、よりコラボレーション 型のチーム会議を成功させるために実行します。
会議テンプレートについて
誰もが予定通りに進まない会議に参加したことがあるでしょう。本題から外れたり、予定していたことをすべて実施する前に時間切れになったり、時間の無駄だと感じることもあったかもしれません。このようなことは避けるためには、事前にチーム会議を開催する準備をしておくことが重要です。このシンプルながら、効果的なテンプレートを使用すれば、すべてのボックスにチェックマークを付けることで、チーム会議の準備をすることができます。チームメンバーを成功へと導き、全員に参加する時間とスペースを提供し、プロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
チーム会議とは?
チーム会議は、毎日の業務をこなす上で避けては通れないものです。組織の規模や構造に応じて、最終的には毎日、毎週、または毎月チーム会議に参加することになります。残念ながら、これによって多くの人が会議を嫌がらなくなることはありません。会議はコラボレーションには不可欠なものですが、無関係の、本題から逸れた議論を行い、無駄な時間を過ごすことがあります。なぜこうしたことが頻繁に起こるのでしょう?
答えは簡単です。どうすればいいのか分からない、あるいは時間がないため、多くの人が会議の準備をしていません。ワークフローに準備を組み込む合理的な方法を作成すれば、会議は効率的で、楽しく、共同作業が可能なものになります。
会議テンプレートの使い方
リモート、ハイブリッド、対面会議の開催する場合は、チーム会議テンプレートを使用しましょう。
会議の計画
会議アジェンダの作成
チーム会議は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、チーム会議テンプレートの開催を選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
1. チームメンバーが重要だと思っていることを確認します。チーム会議に関する最もよくある不満は、時間の無駄だと感じることです。会議で得られるものは何もないという前提でチームメンバーが会議に参加すると、話を聞き、参加する意欲がなくなり、会議に参加することさえ止めてしまうかもしれません。会議を始める前に、最も確認、実施、議論したいことについてチームメンバーに尋ねます。チームの意見を求めていることはあるか?話し合いたい課題はあるか?
2. チームメンバーの意見を使用して、アジェンダを作成します。会議の前に、アジェンダの作成に時間をかけて、会議室(または仮想部屋)に足を踏み入れる前に、会議の概要を全員が把握できるようにします。アジェンダに特定の項目を加えた理由と加えなかった理由を明確にします。
3. アジェンダを共有します。会議の前に、全員がアジェンダのコピーを受け取り、会議の準備ができるようにします。アジェンダを質問事項として作成しておくと便利です。例えば「編集カレンダー」ではなく、「編集カレンダーを更新する必要があるか?」としておきます。「編集カレンダー」などのフレーズでは、参加者が具体的に何について話し合うのか疑問に思うこともあるので、会議の準備をすることが難しくなります。しかし、具体的な言葉で説明していれば、その準備をすることができます。会議中は、ボードにアジェンダを表示して、全員が議論する際に確認できるようにします。
4. ホワイトボードを使用して、各トピックの時間を割り当てます。これにより、時間切れになることなくアジェンダのすべてのトピックについて話し合うことができます。また、チームメンバーは、与えられた時間に合わせて質問やコメントを考えることができます。全員がアジェンダについて議論を始めたときにタイマーをスタートさせて、一定時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。
5. コミュニケーションに利用できるさまざまなチャンネルを提供します。会議中に発言するということになると、リラックスして意見を伝えられる方法は人によって異なります。頭に思い浮かんだことを言葉で表現するのがベストな方法である人もいます。自分の考えを入力するほうが向いている人もいます。また、簡単なスケッチを描いて伝えたい人もいます。チームメンバーにコミュニケーションを取る方法を一つしか提供しなければ、会議室で出された多くの意見を無視することになります。Miro を活用すれば、チャットボックスやアップロードしたスケッチなど、チームメンバーが会議中に共有できるさまざまな方法を提供することができます。
6. 成果物を送信します。会議後に、ボードそのものだけでなく、議論した内容をまとめたものを送信しましょう。そうすることで、全員がメモを確認して、全力で課題に取り組むことができます。
ベン図テンプレート
活躍するシチュエーション:
教育, 図表作成, ブレインストーミング
ベン図はビジネス会議やプレゼンテーションで使用される人気の図表です。ベン図は、データや集合項目間の関係を視覚的に表現するためのツールでありブレーンストーミングや、会議、プレゼンテーションで非常に活躍します。ある概念を含む円を描き、その上に別の概念を含む円を重ねることで、円が重なった部分からそのコンセプト同士の類似性を見つけることができるようになります。重なっている部分には、共通点を、重なっていない部分には、相違点を記入しベン図を作成しましょう。
アイデアファネルバックログ
活躍するシチュエーション:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
アイデアファネルバックログは、バックログを視覚化し、上流に停滞するバックログの数を限定します。これにより、不要な会議や業務上のオーバーヘッドを発生させることなく、リスト上の項目に優先順位を付けることができます。アイデアファネルバックログを使用するには、ファネルを各フェーズに分けるか、ロードマップのように扱います。アイデアファネルバックログは、ロードマップとバックログを 1 つの分かりやすいハイブリッド モデルにして使用します。
是正措置計画テンプレート
活躍するシチュエーション:
オペレーション, 戦略プランニング, プロジェクト管理
マネージャーや人事リーダーにとって、従業員の業績課題を記録することや、それを直接その従業員に話すことは、最も気が進まない仕事です。是正措置計画を使用すれば、専門の記述式フレームワークに記載することで、その困難なタスクをも少しは作業しやすくなります。そうすることで、プロセス、次のステップ、会話の詳細をすべて明確に記録することができます。このテンプレートでは、気の進まないコミュニケーションを排除し、期待値を調整し、従業員に段階的に指示を行うことができます。
ビジネスモデルキャンバステンプレート
活躍するシチュエーション:
リーダーシップ, アジャイル手法, 戦略プランニング
Miroのビジネスモデルキャンバステンプレートを活用して、新規事業開拓における戦略立案、ビジネスの見直し、マーケット分析を行い、効果的にビジネスを推進しましょう。
バラ、トゲ、つぼみのふりかえりテンプレート
活躍するシチュエーション:
Agile Workflows, Retrospectives
バラ、トゲ、つぼみのふりかえりテンプレートを使って、シンプルながらも効果的なふりかえりを実行しましょう。ポジティブな成果や課題、将来の機会を特定します。
SMART 目標テンプレート
活躍するシチュエーション:
優先順位付け, 戦略プランニング, プロジェクト管理
目標を設定することは、励みにもなりますが、圧倒されてしまうこともあります。目標達成に必要なすべてのステップを想定することは困難なため、大きすぎる目標を設定したり、達成が不可能な目標を設定してしまうことがあります。SMART は、成功に必要な目標を設定するためのフレームワークです。SMART は、Specific(具体性)、Measurable(測定可能性)、Attainable(達成可能性)、Relevant(妥当性)、Timely(時間制約性)の略です。これらの要素を念頭に置くことで、達成可能で明確な目標を確実に設定することができます。SMART モデルは、目標を設定するときにいつでも利用できます。また、目標の見直しや改善にも SMART を利用することできます。