会議テンプレート
コラボレーション力が高く、より良いチーム会議を実施して、チームを成功に導きましょう。
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会議テンプレートについて
誰もが予定通りに進まない会議に参加したことがあるでしょう。本題から外れたり、予定していたことをすべて実施する前に時間切れになったり、時間の無駄だと感じることもあったかもしれません。このようなことは避けるためには、事前にチーム会議を開催する準備をしておくことが重要です。このシンプルながら、効果的なテンプレートを使用すれば、すべてのボックスにチェックマークを付けることで、チーム会議の準備をすることができます。チームメンバーを成功へと導き、全員に参加する時間とスペースを提供し、プロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
チーム会議とは?
チーム会議は、毎日の業務をこなす上で避けては通れないものです。組織の規模や構造に応じて、最終的には毎日、毎週、または毎月チーム会議に参加することになります。残念ながら、これによって多くの人が会議を嫌がらなくなることはありません。会議はコラボレーションには不可欠なものですが、無関係の、本題から逸れた議論を行い、無駄な時間を過ごすことがあります。なぜこうしたことが頻繁に起こるのでしょう?
答えは簡単です。どうすればいいのか分からない、あるいは時間がないため、多くの人が会議の準備をしていません。ワークフローに準備を組み込む合理的な方法を作成すれば、会議は効率的で、楽しく、共同作業が可能なものになります。
会議テンプレートの使い方
リモート、ハイブリッド、対面会議の開催する場合は、チーム会議テンプレートを使用しましょう。
会議の計画
会議アジェンダの作成
チーム会議は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、チーム会議テンプレートの開催を選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
1. チームメンバーが重要だと思っていることを確認します。チーム会議に関する最もよくある不満は、時間の無駄だと感じることです。会議で得られるものは何もないという前提でチームメンバーが会議に参加すると、話を聞き、参加する意欲がなくなり、会議に参加することさえ止めてしまうかもしれません。会議を始める前に、最も確認、実施、議論したいことについてチームメンバーに尋ねます。チームの意見を求めていることはあるか?話し合いたい課題はあるか?
2. チームメンバーの意見を使用して、アジェンダを作成します。会議の前に、アジェンダの作成に時間をかけて、会議室(または仮想部屋)に足を踏み入れる前に、会議の概要を全員が把握できるようにします。アジェンダに特定の項目を加えた理由と加えなかった理由を明確にします。
3. アジェンダを共有します。会議の前に、全員がアジェンダのコピーを受け取り、会議の準備ができるようにします。アジェンダを質問事項として作成しておくと便利です。例えば「編集カレンダー」ではなく、「編集カレンダーを更新する必要があるか?」としておきます。「編集カレンダー」などのフレーズでは、参加者が具体的に何について話し合うのか疑問に思うこともあるので、会議の準備をすることが難しくなります。しかし、具体的な言葉で説明していれば、その準備をすることができます。会議中は、ボードにアジェンダを表示して、全員が議論する際に確認できるようにします。
4. ホワイトボードを使用して、各トピックの時間を割り当てます。これにより、時間切れになることなくアジェンダのすべてのトピックについて話し合うことができます。また、チームメンバーは、与えられた時間に合わせて質問やコメントを考えることができます。全員がアジェンダについて議論を始めたときにタイマーをスタートさせて、一定時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。
5. コミュニケーションに利用できるさまざまなチャンネルを提供します。会議中に発言するということになると、リラックスして意見を伝えられる方法は人によって異なります。頭に思い浮かんだことを言葉で表現するのがベストな方法である人もいます。自分の考えを入力するほうが向いている人もいます。また、簡単なスケッチを描いて伝えたい人もいます。チームメンバーにコミュニケーションを取る方法を一つしか提供しなければ、会議室で出された多くの意見を無視することになります。Miro を活用すれば、チャットボックスやアップロードしたスケッチなど、チームメンバーが会議中に共有できるさまざまな方法を提供することができます。
6. 成果物を送信します。会議後に、ボードそのものだけでなく、議論した内容をまとめたものを送信しましょう。そうすることで、全員がメモを確認して、全力で課題に取り組むことができます。
3 つの成長地平線モデルテンプレート
活躍するシチュエーション:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
「The Alchemy of Growth」で紹介されたこのモデルは、挑戦する企業に現在と未来のバランスをとる方法を提供します。つまり、既存の事業でうまくいっていること、新たに発生しつつあること、そして未来に待ち受ける収益性の高い成長の機会とのバランスです。そうすることで、組織のあらゆるチームが取り組んでいるプロジェクトが、組織のゴールに寄り添い、それをサポートしていることを確認できるのです。また、3 つの成長地平線モデルは、実験と反復を重視し、それに頼るイノベーション文化を育み、新規事業の機会を特定する強力な方法です。
議事録テンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Meetings
Miro の議事録テンプレートを使って、会議中に議論された内容をわかりやすく記載し、自分自身やチームメンバーが正しい情報にアクセスしやすいように記録として残しましょう。
マイルストーンチャートテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト計画, 戦略プランニング, プロジェクト管理
チームが大規模なプロジェクトでコラボレーションしている場合、多くのタスクや複数のタイムラインを把握することが難しくなります。そのため、マイルストーンチャートが必要です。このように重要なプロジェクトのイベントを視覚的に表すと、チームはスケジュール通りに作業を進め、予定通り目標を達成することが簡単になります。これは、主要なマイルストーンを決め、Miro のテンプレートを使用してマイルストーンチャートを作成し、各マイルストーンに必要となる重要な日付や成果物を定義するだけで、簡単に始めることができます。
アプリ開発キャンバステンプレート
活躍するシチュエーション:
Market Research, Product Management, User Experience
良質なアプリを構築するには、多くの人の参加や流動的な部分が必要だと気づいたことはありますか?プロジェクトマネージャーなら、気づいたことがあるはずです。幸いなことに、アプリ開発キャンバスがあれば、プロセス全体を見渡して最適化できるようになります。18 個のボックスが特徴で、それぞれのボックスがアプリ開発の重要な側面に焦点を当てており、全体像を把握できるようになります。そうすれば、プロセスを微調整し、開発過程で遭遇する可能性のある問題を先回りして考えることができます。その結果、プロセスがスムーズになり、より良質で安定した構造の製品が得られます。
PI 計画用テンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, 戦略プランニング, ソフトウェア開発
PI 計画は、「プログラム増分計画(program increment planning)」の略称です。大規模アジャイル開発フレームワーク(SAFe)の一環である PI 計画は、チームが共有するビジョンに対して戦略を立てるのに役立ちます。通常の PI 計画セッションでは、チームは集まってプログラムのバックログを確認し、複数部門間で連携して、次のステップを決めます。多くのチームが 8 ~ 12 週間ごとに PI 計画イベントを実施しますが、ニーズに合わせて計画スケジュールをカスタマイズすることができます。PI 計画を使用して機能を細分化して、リスクを特定し、関係性を見付け、展開するシナリオを決めましょう。
シナリオマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
Desk Research, Mapping, Product Management
シナリオマッピングは、あるタスクを完了するためにユーザーが取りうるあらゆるステップを概説するプロセスです。シナリオマッピングテンプレートを使用することで、様々なペルソナが様々な状況に対して起こす行動、思考、感情の視覚化が可能になります。シナリオマップは、実際に起こったことだけでなく、意図したシナリオや理想的なシナリオ(起こるべきこと)を一緒に概説します。理想的なシナリオを概説するのであれば、プロジェクトのかなり早い段階でユーザーマッピングを行って、ユーザーストーリーやプロダクトマネージャーバックログの作成に役立てるべきです。現状をより詳しく把握するだけなら、ユーザーへの聞き取り調査や観察を行う際のユーザーマッピングだけで十分です。