会議テンプレート
コラボレーション力が高く、より良いチーム会議を実施して、チームを成功に導きましょう。
会議テンプレートについて
誰もが予定通りに進まない会議に参加したことがあるでしょう。本題から外れたり、予定していたことをすべて実施する前に時間切れになったり、時間の無駄だと感じることもあったかもしれません。このようなことは避けるためには、事前にチーム会議を開催する準備をしておくことが重要です。このシンプルながら、効果的なテンプレートを使用すれば、すべてのボックスにチェックマークを付けることで、チーム会議の準備をすることができます。チームメンバーを成功へと導き、全員に参加する時間とスペースを提供し、プロジェクトの進捗状況を把握しましょう。
チーム会議とは？
チーム会議は、毎日の業務をこなす上で避けては通れないものです。組織の規模や構造に応じて、最終的には毎日、毎週、または毎月チーム会議に参加することになります。残念ながら、これによって多くの人が会議を嫌がらなくなることはありません。会議はコラボレーションには不可欠なものですが、無関係の、本題から逸れた議論を行い、無駄な時間を過ごすことがあります。なぜこうしたことが頻繁に起こるのでしょう？
答えは簡単です。どうすればいいのか分からない、あるいは時間がないため、多くの人が会議の準備をしていません。ワークフローに準備を組み込む合理的な方法を作成すれば、会議は効率的で、楽しく、共同作業が可能なものになります。
会議テンプレートの使い方
リモート、ハイブリッド、対面会議の開催する場合は、チーム会議テンプレートを使用しましょう。
会議の計画
会議アジェンダの作成
チーム会議は簡単に作成することができます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まず、チーム会議テンプレートの開催を選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
1. チームメンバーが重要だと思っていることを確認します。チーム会議に関する最もよくある不満は、時間の無駄だと感じることです。会議で得られるものは何もないという前提でチームメンバーが会議に参加すると、話を聞き、参加する意欲がなくなり、会議に参加することさえ止めてしまうかもしれません。会議を始める前に、最も確認、実施、議論したいことについてチームメンバーに尋ねます。チームの意見を求めていることはあるか？話し合いたい課題はあるか？
2. チームメンバーの意見を使用して、アジェンダを作成します。会議の前に、アジェンダの作成に時間をかけて、会議室（または仮想部屋）に足を踏み入れる前に、会議の概要を全員が把握できるようにします。アジェンダに特定の項目を加えた理由と加えなかった理由を明確にします。
3. アジェンダを共有します。会議の前に、全員がアジェンダのコピーを受け取り、会議の準備ができるようにします。アジェンダを質問事項として作成しておくと便利です。例えば「編集カレンダー」ではなく、「編集カレンダーを更新する必要があるか？」としておきます。「編集カレンダー」などのフレーズでは、参加者が具体的に何について話し合うのか疑問に思うこともあるので、会議の準備をすることが難しくなります。しかし、具体的な言葉で説明していれば、その準備をすることができます。会議中は、ボードにアジェンダを表示して、全員が議論する際に確認できるようにします。
4. ホワイトボードを使用して、各トピックの時間を割り当てます。これにより、時間切れになることなくアジェンダのすべてのトピックについて話し合うことができます。また、チームメンバーは、与えられた時間に合わせて質問やコメントを考えることができます。全員がアジェンダについて議論を始めたときにタイマーをスタートさせて、一定時間が経過したら次の項目に移ることに同意することもできます。
5. コミュニケーションに利用できるさまざまなチャンネルを提供します。会議中に発言するということになると、リラックスして意見を伝えられる方法は人によって異なります。頭に思い浮かんだことを言葉で表現するのがベストな方法である人もいます。自分の考えを入力するほうが向いている人もいます。また、簡単なスケッチを描いて伝えたい人もいます。チームメンバーにコミュニケーションを取る方法を一つしか提供しなければ、会議室で出された多くの意見を無視することになります。Miro を活用すれば、チャットボックスやアップロードしたスケッチなど、チームメンバーが会議中に共有できるさまざまな方法を提供することができます。
6. 成果物を送信します。会議後に、ボードそのものだけでなく、議論した内容をまとめたものを送信しましょう。そうすることで、全員がメモを確認して、全力で課題に取り組むことができます。
このテンプレートで作業を開始する
プロダクトバックログテンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, カンバンボード, プロダクト管理
開発チームは、たいてい同時に複数の製品に対応しています。プロダクトバックログは、チームがプロジェクトの構築とイテレーションを行う際に進行中のプロジェクトの進捗状況を把握するのに役立つプロジェクト管理ツールです。これにより、全員のアイデアを管理し、エピックを計画して、タスクの優先順位付けを行うことができます。最も優先順位の高いタスクは、プロダクトバックログの上位に表示されるので、チームは、最初に着手するべき作業を把握できます。プロダクトバックログにより、チームはリソースの計画や、割り当てを簡単に行うことができ、開発チームが取り組んでいる内容を全員が把握できる情報源を提供することもできます。
イベント計画用テンプレート
活躍するシチュエーション:
ワークショップ, プロジェクト計画
製品発売、完全リモート会議、マイルストーンイベントを計画している場合でも、イベント計画用テンプレートは、視覚的なチェックリストとしての役割を果たし、その特別な日までに検討する必要がある詳細事項をすべてマッピングします。イベント計画用テンプレートは、イベントのクリエイティブで戦略的なビジョンが詳細事項に埋もれてしまわないようにする適応性の高い方法です。マーケティング計画からアジェンダ、ゲストへの軽食やみやげ品などさまざまなセクションをマッピングすることで、チームは、自分の業務にとって最も重要な内容に集中し、複数部門間にまたがる作業が生じた場合は、必要に応じてコラボレーションすることができます。
アンゾフマトリクステンプレート
活躍するシチュエーション:
リーダーシップ, オペレーション, 戦略プランニング
ビジネスを持続的に成長させよう。スケーリングを続けよう。新しい市場で新しい機会を探そう。そこで顧客にリーチするクリエイティブな方法を新たに探そう。よくお使いのアプローチと似ていますか？それならば、このテンプレートがぴったり合うかもしれません。アンゾフマトリクス（別名、製品あるいは市場拡大グリッド）は、可能性のある成長戦略を、市場浸透戦略、新市場開拓戦略、新製品開発戦略、そして多角化戦略の 4 つに分類します。チームと一緒に各セクションに目を通すと、今後の選択肢や、それらに付随する潜在的なリスクや利益が明確に分かるようになります。
学習と振り返りテンプレート
活躍するシチュエーション:
Education, Meetings
学習と振り返りテンプレートは、反省と改善のための場を作るツールです。学生の皆さんが、授業からの重要な学びと最も関心を持ったトピックを評価できます。教師は生徒の学習と振り返りを受け取ることで、学習と教育の指導方法を改善する機会を得ることができます。学習と振り返りテンプレートは、教育の過程を円滑に進めるのに役立ち、簡単で使いやすいツールです。
4P マーケティングミックステンプレート
活躍するシチュエーション:
Marketing, Brainstorming, Workshops
製品、流通、プロモーション、価格このテンプレート、つまり 4 つの要素を使うようにして、製品やサービスを市場に投入する際の最適な方法を選ぶことができます。その秘訣は、各要素の適切なバランスを作り上げること、つまりそれぞれの P が投資やアテンション、リソースの面でどれだけ必要なかを判断することにあります。それによって自社の長所が生かされ、市場に適応し、パートナーとコラボレーションができるようになります。Miro の使いやすいホワイトボードツールは、マーケティングミックスを作成し、チームや組織全体で共有するのに最適なキャンバスです。
学習と振り返りテンプレート
活躍するシチュエーション:
Education, Meetings
学習と振り返りテンプレートは、反省と改善のための場を作るツールです。学生の皆さんが、授業からの重要な学びと最も関心を持ったトピックを評価できます。教師は生徒の学習と振り返りを受け取ることで、学習と教育の指導方法を改善する機会を得ることができます。学習と振り返りテンプレートは、教育の過程を円滑に進めるのに役立ち、簡単で使いやすいツールです。