Über die Lean Coffee Vorlage
Lean Coffee ist ein innovatives Format, das es Teilnehmern ermöglicht, Meetings ohne Moderator oder Agenda abzuhalten. Die Struktur entwickelt sich natürlich aus den Bedürfnissen der anwesenden Personen, was zu einem lohnenden Meeting führt, bei dem jeder zu Wort kommt.
Was ist Lean Coffee?
Der Lean Coffee-Ansatz ist eine neue Methode, um Meetings zu strukturieren. Der Fokus liegt darauf, die Zeit aller effizient zu nutzen und eine gemeinsam vereinbarte Agenda zu verwenden, um sicherzustellen, dass jeder voll investiert ist.
Und Sie brauchen nicht einmal Kaffee! (Obwohl das helfen kann).
Auch wenn es unmöglich erscheinen mag, ein Meeting ohne Leiter und ohne vorherige Planung abzuhalten, macht das Lean-Coffee-Format dies einfach. Jeder kann so viele Themen vorschlagen, wie ihm einfallen, und die Teilnehmer stimmen über die Themen ab, die sie diskutieren möchten.
Jedes Thema erhält zunächst einen Zeitrahmen von fünf Minuten. Am Ende der fünf Minuten entscheidet eine Mehrheitsabstimmung, ob weiter gesprochen wird oder ob zum nächsten Thema übergegangen wird.
Weil alle über die Themen abstimmen, besteht keine Gefahr, dass eine Person oder Stimme dominiert, was die Teilnehmer dazu ermutigt, ihre unterschiedlichen Perspektiven zu teilen.
Wann man Lean Coffee benutzt
Im Kern ist Lean Coffee ein Satz von Regeln, der das natürliche Hin und Her eines Gesprächs imitiert und spielerisch gestaltet. Daher kann es in praktisch jeder formalen sozialen Gruppe angewendet werden. Es funktioniert in jeder Umgebung, von Unternehmensbesprechungsräumen bis zu Cafés und Bars. Es ist sogar möglich, sie virtuell abzuhalten, indem alle zu einem Miro Board mit der Lean Coffee Vorlage eingeladen werden.
Ein Lean Coffee Meeting kann auch jedes beliebige Thema umfassen, ist aber besonders nützlich für Team-Brainstorms oder Retrospektiven. Bei einem Lean Coffee Brainstorm sollten alle vorgeschlagenen Themen eine Idee sein, die sich auf das allgemeine Thema bezieht. In einer Retrospektive ist jedes Thema eine Lektion, die der Teilnehmer glaubt, dass das Team weiterführen sollte.
Diese Sitzungen funktionieren am besten in kleinen Gruppen (idealerweise 10 Personen oder weniger), entweder als einmaliges Experiment oder in regelmäßigen Abständen (z. B. zweimal wöchentlich).
Lean Coffee kann auch als pädagogisches Werkzeug verwendet werden. Wenn zum Beispiel deine Teammitglieder mit einer Methodik wie Agile oder Scrum nicht vertraut sind, kannst du ein Lean Coffee als eine Art "Blitzrunde" abhalten, um alle mit den wesentlichen Konzepten vertraut zu machen.
Wie man ein Lean Coffee veranstaltet
Ein eigenes Lean Coffee Meeting zu erstellen ist einfach. Miro ist das perfekte Tool, um sie zu erstellen und zu teilen. Beginne, indem du die Lean Coffee Vorlage auswählst, und mache dann die folgenden Schritte.
Entscheide dich für ein Thema. Dies ist ein optionaler Schritt, aber er kann helfen, wenn die Teilnehmer Schwierigkeiten haben, Themen zu finden. Wenn du ein Brainstorming oder eine Retrospektive Lean Coffee abhältst, ist das Thema bereits festgelegt, wenn du beginnst.
Sammle deine Diskussionsthemen in der ersten Spalte. Bitte alle, Notizen mit ihren bevorzugten Themen hinzuzufügen. Halte die Themen kurz und prägnant für eine bessere Lesbarkeit. Einige Teilnehmer haben vielleicht nur breite "Themen", während andere spezifische Ideen haben, die sie vertiefen möchten. Beides ist willkommen.
Priorisiere Themen durch Abstimmung. Nutzt Emojis, um per "Punktabstimmung" (zwei bis drei Stimmen pro Person) eure Lieblingsthemen für die Diskussion zu wählen. Die Personen können ihre Stimmen auf verschiedene Themen verteilen oder alle Stimmen auf ein Thema setzen. Nutzt Miors Countdown-Timer, um die Abstimmung unter drei Minuten zu halten. Wenn ihr eure Agenda erstellt habt, verschiebt das erste Thema in die nächste Spalte.
Starte deinen Timer und beginne die Diskussion. Die Gruppe kann damit beginnen, die Themen in der Reihenfolge ihrer Beliebtheit zu besprechen. Die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, hat die Möglichkeit, es ausführlich zu diskutieren.
Nutze Mehrheitsabstimmungen, um die Diskussion fortzusetzen, zu stoppen oder gemischte Gefühle über das Thema auszudrücken. Nach 5 Minuten kann die Gruppe abstimmen, ob sie weiterreden oder zum nächsten Thema übergehen möchten. Wiederhole den Vorgang nach Bedarf, um die Diskussion zu erweitern oder weiterzumachen. Es ist wichtig, die Diskussionen zeitlich zu begrenzen, damit jeder etwas beitragen und teilnehmen kann.
Wenn du von Thema zu Thema gehst, aktualisiere die Spalten entsprechend. Um allen zu helfen, den Überblick über die verschiedenen Themen zu behalten, verschiebe die Notizthemen zu „In Diskussion“ oder „Diskutiert“.
Beende das Meeting und lass alle einen Einblick teilen. Nutze die letzten fünf Minuten des Lean Coffee, um jede Person zu bitten, ihre Erkenntnisse oder ein zentrales Fazit mitzuteilen. Wenn die Mehrheit der Gruppe ausdrückt, dass sie gerne wieder ein Lean Coffee Meeting abhalten möchten, plane ein solches in naher Zukunft neu.
Lean Coffee Vorlage FAQs
Warum wird es Lean Coffee genannt?
Der Begriff „Lean Coffee“ vermittelt den Eindruck von Effizienz in einer entspannten Atmosphäre. „Lean“ bedeutet, dass das Meeting niemandem die Zeit verschwendet, und „Coffee“ suggeriert, dass es entspannt und angenehm sein wird. Natürlich liegt es an den Teilnehmern, dafür zu sorgen, dass der Name zutrifft!
Was ist der Zweck eines Lean Coffee?
Ein Lean Coffee schafft einen Raum für strukturierte Diskussionen, ohne die Teilnehmer an eine von jemand anderem erstellte Agenda zu binden. Egal, welches Thema behandelt wird, ein Lean Coffee ist darauf ausgelegt, sicherzustellen, dass jeder seine Anliegen und Interessen besprechen kann.
Wie führt man eine virtuelle Lean Coffee-Session durch?
Verwende Miro's kollaborativen Arbeitsbereich, damit alle Teilnehmer das gleiche Whiteboard sehen können. Stelle vor dem Meeting sicher, dass jeder weiß, wie man Notizen erstellt und mit Emojis abstimmt. Das spart Zeit während des Lean Coffees selbst.
Wie führt man ein retrospektives Lean Coffee durch?
Ein retrospektives Lean Coffee ist genau wie jedes andere, außer dass das Hauptthema ein Projekt oder eine andere Anstrengung ist, die gerade abgeschlossen wurde. Die Themen sollten sich auf eine Lektion beziehen, die aus dem abgeschlossenen Projekt mitgenommen wird.
