作業計画用テンプレート
プロジェクトのマイルストーンを定義し、目標を達成するために詳細な計画を作成しましょう。
作業計画用テンプレートについて
作業計画とは
作業計画は、本来、プロジェクトのロードマップです。これにより、目標を達成するために必要な手順を明確にし、明白な目的を設定し、数値化された成果物を作成することができます。プロジェクトのライフサイクルを通して効果的な作業計画に従うと、チームとコラボレーションすることで、成果を実現することができます。
リーンシックスシグマは、製造業に由来するビジネスプロセスを合理化するアプローチです。これは、無駄を減らし、品質を改善して、効率性や製品価値を向上させることを目的としています。作業計画は、リーンシックスシグマの手法に従って、プロジェクトを計画するのに役立つツールです。
作業計画の 4 つの構成要素
適切な作業計画を作成するには、以下の構成要素が必要です。
1. 目標
この目標とは、チームに達成してほしいプロジェクトの最終的な目標です。これは、非常に限定した目標やもっと幅広い目標になることもあります。
2. 戦略
戦略は、目標を達成するために実施するプロジェクト計画の全体像のアプローチです。これには、リソース情報、制約内容、そして得意分野の活用方法のレイアウトも含みます。
3. 戦術
戦術とは、より幅広い戦略を実現するために用いる細かい決定事項、技術、行動手順のことです。これには、タスクの定義、特定のタスクに割り当てる人材の特定、タスクを完了させる方法に関する指示なども含みます。
4. 成果物
成果物とは、全体的な戦略によって定義されている通り、特定のタスクにより達成したい期限付きの具体的な成果のことです。これらは、目標を達成するために予定通り進んでいることを把握する方法です。
作業計画用テンプレートの使い方
これで作業計画の個々の構成要素をすべて把握したので、これをすべてまとめる方法を以下に示します。この作業計画用テンプレートを利用して、以下の手順を実施します。
1. 関係者と打ち合わせ
おそらく作業計画で最も重要なのは、適切な関係者からインプットを入手し、不足している情報がないことを確認することです。チームメンバー、関係者、プロジェクトのスポンサーを全員参加させ、会議でブレインストーミングを行い、タイムラインを確認して、制約を特定します。
2. 目標、戦略、戦術、成果物の特定
プロジェクト関係者とプロセスについて詳細に議論した後、計画の目標、戦略、戦術、成果物を特定していきましょう。これは作業計画の肝になるので、時間の大半を注ぎ込む必要があります。
3. 作業マップの作成
作業マップとは、計画から作成した実行可能な概要で、プロジェクトの目標達成に合わせた期限と全体的なタイムラインが記載されています。
もちろん、プロジェクト（特に大規模プロジェクト）の過程で、当然状況は変化します。作業計画にすべてを含むことはできませんし、その必要もありません。できるだけ多くの目標、戦略、目的、戦術をリスト化し、特定のタスクの日程を追加しますが、後で調整が必要になっても問題ありません。プロジェクト管理ソフトウェアは、日付、タスク、割り当てを把握するのに役立ちます。
作業計画の使用時期
プロジェクトの開始時に戦略的な計画を立てるために作業計画を使用し、プロジェクトの範囲を明確にして、実際のデータを使ったプロジェクトの進捗に応じて、計画を更新し続けます。計画を見直すことができるよう、定例会議の通知を設定し、予定通り進んでいることを確認し、必要に応じて調整します。複数の複雑なプロジェクトを同時にこなしている場合、複数の関係者を管理している場合、または複数部門間のパートナーと協力して取り組んでいる場合、作業計画書は特に便利です。
作業計画の構成要素にはどんなものがありますか？
作業計画の構成要素には、目標、戦略、戦術、成果物が含まれています。
作業計画の作成方法を教えてください。
上記のプロジェクトの構成要素を特定し、それらに一致する特定のタスクを作成して、期限付きで個人に割り当て、その後、各作業者の明確な成果物を特定することにより、作業計画を作成します。
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機能計画テンプレート
活躍するシチュエーション:
Desk Research, Agile Methodology, Product Management
機能は製品やサービスを改善しますが、新機能を追加することは簡単でありません。新機能の追加には、アイデア、設計、改良、構築、テスト、立ち上げ、宣伝などの多くのステップと関係者の協力が必要です。機能計画テンプレートを使用すれば、円滑かつ堅実な工程を作成できます。これにより、必要な時間やリソースを削減して機能の追加を成功に導くことができます。機能計画テンプレートは、製品、エンジニア、マーケティング、セールスなど、製品の新機能追加に携わるすべてのチームメンバーにとって賢い出発点になります。
ビジュアルストーリーマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
マッピング, デスクリサーチ, マーケティング
ビジュアルストーリーマップは、定型化されたタスクリストと考えられることがありますが、タスク管理以上の力を発揮するツールです。ビジュアルトーリーマップを使用すれば、プロダクト管理に必要な様々な情報を視覚化することができるようになります。そうすることで、プロジェクトの全体像を把握でき、成功への道筋のイメージをより強く持つことができます。ビジュアルストーリーマップテンプレートを認識合わせや、プロジェクトに関するすべての情報やリソースをボード１つだけで管理できるようにしましょう。
ToDo リストテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 教育, 意思決定
To Do リストはシンプル且つ効果的なツールで、大きなタスクをより細かい具体的なステップに分割することができます。これらは、個別の日常タスクからより広範囲に及ぶグループ目標まで多岐にわたります。チームが担当するプロジェクトや成果物について To Do リストを作成することができます。タスクを具体的なステップに分割することにより、チームは簡単に目標を達成することができます。To Do リストテンプレートを使用すれば、写真、画像、ビデオ、色分け、資料なども取り入れて、To Do リストをカスタマイズすることができます。
デザインブリーフテンプレート
活躍するシチュエーション:
Design, Marketing, UX Design
デザインが素晴らしいものになるのは言うまでもなく、成功するためには、デザイン会社やチームが、プロジェクトの目標、タイムライン、予算、範囲を把握する必要があります。つまり、デザインには戦略的なプロセスを採用しますが、それにはまずデザインブリーフを作成する必要があります。この便利なテンプレートを使用してブリーフを作成すれば、企業とデザイン会社間の連携を図り、スムーズなコミュニケーションを確立することができます。これは、クリエイティブなプロジェクトの基盤であり、チームがこの過程で参照する信頼できる唯一の情報源です。
バリューストリームマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略プランニング, マッピング
バリューストリームマッピングは、製品をお客様に提供するのに必要な材料や情報のフローを図示する方法です。これはシンプルで、一連の記号を使用して作業ストリームや情報フローを提示し、別の記号を使用してそのアイテムが付加価値を生み出すかどうかを示します。これにより、お客様の視点から付加価値を生み出していないアイテムを確認することができます。バリューストリームマッピングを使用して、コミュニケーションやコラボレーションを向上させましょう。バリューストリームマップテンプレートを使用して、チームメンバー間やチーム全体の引継ぎで把握している情報の差を理解することができます。効果的なバリューストリームマップにより、無駄の特定、コラボレーションの促進、生産の合理化を図ります。
アイデアファネルバックログ
活躍するシチュエーション:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
アイデアファネルバックログは、バックログを視覚化し、上流に停滞するバックログの数を限定します。これにより、不要な会議や業務上のオーバーヘッドを発生させることなく、リスト上の項目に優先順位を付けることができます。アイデアファネルバックログを使用するには、ファネルを各フェーズに分けるか、ロードマップのように扱います。アイデアファネルバックログは、ロードマップとバックログを 1 つの分かりやすいハイブリッド モデルにして使用します。