Sobre os Templates de Mapas de Processos
Um template de mapa de processo é valioso para documentar, analisar e compreender melhor os processos de negócios da sua equipe e seus resultados associados. Este template de mapa de processos está organizado por etapas para ajudá-lo a registrar os objetivos, atividades e entregáveis durante cada fase de um processo. Use o template para melhorar a organização, produtividade e comunicação do seu time, promovendo um entendimento compartilhado de qualquer tipo de processo.
Qual é o propósito do mapeamento de processos?
Você nunca pensaria em se aventurar no desconhecido sem um mapa. Um mapa de processo não é diferente. O mapeamento de processos é um exercício eficaz para avaliar, documentar ou desenvolver estratégias em torno de qualquer plano ou abordagem que sua equipe possa ter. Ao desmembrar os objetivos, as atividades e os entregáveis em qualquer estágio de um projeto, você pode ter insights sobre se está no caminho certo ou se está lidando de forma eficaz com um problema.
Quando usar o template de mapeamento de processos
Esses exemplos de mapas de processos foram configurados para ajudar equipes a aumentar a eficiência. Ao ver um processo disposto na página, as equipes podem identificar áreas para melhoria: como simplificar o processo, melhorar a comunicação e criar uma documentação melhor. Use ferramentas de mapeamento de processos quando precisar designar stakeholders, definir propriedade e limites, esclarecer responsabilidades e estabelecer métricas.
Como usar os templates de mapa de processo
O objetivo do mapeamento de processos é desmembrar seu projeto para que sua equipe entenda seus objetivos e como você planeja alcançá-los. Dividindo o projeto em etapas, você pode evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam alinhados antes de avançar. Siga esses passos para usar o template de mapa de processo:
Passo 1: Defina seu objetivo
Qual é o problema que você gostaria de resolver? Qual o processo que você gostaria de visualizar?
Este é o momento de pensar grande. À medida que avança pelo seu template de mapa de processo, você passará mais tempo dividindo seu projeto em partes menores. Por agora, no entanto, sinta-se à vontade para definir um objetivo amplo.
Passo 2: Fazer brainstorming
Quais etapas você precisará seguir para resolver esse problema? Como o processo se desenvolverá?
Não se preocupe demais com a ordem em que você deve seguir o processo. Concentre-se em anotar todas as etapas no board. Pense nos stakeholders que você precisará envolver neste projeto. Você também pode fazer brainstorming dos recursos necessários para concluir o trabalho.
Passo 3: Definir o sucesso
Como você saberá quando resolveu o problema? Quando o processo estará encerrado?
Muitos times pulam esta etapa, mas é importante não negligenciá-la. Ao definir métricas claras de sucesso — ou até mesmo apenas um ponto de parada — você estabelece um objetivo a ser alcançado.
Passo 4: Colocar as coisas em ordem
Quais etapas você vai seguir para resolver o problema? Qual é a ordem em que você deve trabalhar para garantir que o processo seja concluído?
Agora é o momento de pensar de forma linear. Pegue todo o material bruto do seu brainstorming e comece a colocar as coisas em ordem. Se for muito assustador trabalhar linearmente, comece definindo o que você precisará fazer primeiro e último, e depois trabalhe em tudo o que estiver no meio.
Passo 5: Desenhe
Como é o problema? Como você pode visualizar o processo?
É hora de colocar seu template de mapa de processo em ação. Comece criando uma chave. A chave deve conter símbolos que você usará em todo o mapa de processo.
Você pode precisar de símbolos que representem atividades, entradas, saídas, decisões e pontos finais. Use um sistema que seja intuitivo e escalável. Por exemplo, muitas pessoas gostam de usar setas para indicar o fluxo de tomadas de decisão.
Passo 6: Revise o mapa
Você está em uma boa posição para resolver o problema? O mapa de processo parece acionável e compreensível?
Convide stakeholders para examinar o mapa. Preste muita atenção a possíveis redundâncias, gargalos e problemas com o fluxo de trabalho. Revise cada passo para garantir que eles fluam logicamente uns dos outros. Pode ser útil retornar aos documentos do seu brainstorming e garantir que nada se perdeu na tradução.
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