関係者分析テンプレートについて
プロジェクトを計画・実行する際、関係者の管理は重要です。これは、当該プロジェクトに影響を与える可能性のある人や団体を指します。組織には外部関係者と内部関係者の両方が存在し、キャリアのどこかでそれらに関わることになるでしょう。
外部関係者にはクライアント、業界のインフルエンサー、分野の専門家、コミュニティーのリーダーが含まれ、内部関係者にはチームやチームメンバー、経営幹部、部門が含まれます。関係者の管理は、プロジェクトを期限内に完了し期待に応えるために不可欠です。そこで、関係者分析を活用する方法をご紹介します。
関係者分析とは？
関係者分析を行うことで、プログラムやプロセスに利害関係のある個人、グループ、組織を特定し、期待に応えプロジェクトを期限内に完了できます。一般的な関係者分析では、関係者をプロジェクトに対する影響力に基づいて優先順位付けし、プロジェクトを通じてどのように関わるのが最も効果的かを見極めます。
関係者分析テンプレートを使うタイミング
プロジェクトのできるだけ早い段階で関係者分析を実施してください。多くの場合、関係者はプロジェクトを通じて重要な情報やリソースを提供します。そのため、早期に協力を得て関係者がプロジェクトに賛同しており、タイムラインに悪影響を与えるような利害の対立がないことを確認することが重要です。
開始時に関係者分析を実施できなかった場合でも、始めるのに遅すぎることはありません。関係者との調整や組織全体でのコミュニケーションは、プロジェクトの成功を確実にする上で不可欠です。
関係者分析を作成する
関係者分析の作成は簡単です。Miro のバーチャル コラボレーション プラットフォームは、それを作成して共有するのに最適なキャンバスです。まず関係者分析テンプレートを選択し、次の手順に従って作成してください。
1. 関係者を特定する
このプロジェクトに関与すべきステークホルダーを検討してください。ほとんどのステークホルダー分析（このテンプレートを含む）は、2×2 マトリクスで表したビジュアルマップです。ステークホルダー分析マトリクスは、ステークホルダーを「影響力が高く関心が高い」「影響力が高く関心が低い」「影響力が低く関心が高い」「影響力が低く関心が低い」に分類します。この形式は、どのステークホルダーを優先すべきかを検討し始めるのに役立ちます。まずはリストを書き出し、マトリクスの記入はまだ気にしなくて構いません。ステークホルダーには個人だけでなく、組織やチームも含まれることを忘れないでください。
2. ステークホルダーをカテゴリ別にグループ化する
リストをさらに絞り込むには、まず組織やチームから始め、それらのグループに属する個々のステークホルダーを特定します。こうすることで、各グループとのコミュニケーションがより効果的になります。次に、プロジェクトの財務面への影響を懸念する人や、最終レビューに必要な人など、関心別にステークホルダーを分類します。
3. ステークホルダーの優先順位を決める
ここからは、利害関係者の関心度と影響力を利害関係者マトリクス上にマップしていきます。積極的にプロジェクトを支援してくれそうな利害関係者と、意図的または意図せずにプロジェクトの妨げになる可能性のある利害関係者を考えてください。その後、各利害関係者をマトリクス上にプロットします。日々の業務に積極的に関与する場合は定期的な報告で満足させるべきか、進捗を見守るだけの役割か、あるいは単に情報提供だけでよいのかを判断してください. 多くのチームは、相互依存のある利害関係者同士を線で結ぶと分かりやすいと感じています。全体として、プロジェクトが進むにつれて優先順位は変わる可能性があることを念頭に置き、必要に応じていつでも分析に戻れるようにしてください。
4. 利害関係者リストを分析する
関係者分析マトリクスが完成したら、チームと話し合ってすぐに活用してください。リストの各関係者について次の質問を行ってください: この関係者からどのリソースが必要ですか? どのくらいの頻度で、どの方法でやり取りすべきですか? この関係者がこのプロジェクトに参加する動機は何ですか
関係者分析テンプレートのよくある質問
関係者分析の目的は何ですか？
関係者分析を行う目的は、関係者との連携とコミュニケーションを改善することです。これにより、プロジェクトのタイムラインが守られ、関係者の関与度、影響力、関心に応じて期待を管理できるようになります。Miro 上の関係者分析テンプレートを使用して、プロジェクトに関係する人やグループを見落とさないようにしてください。
関係者分析のプロセスにおける4つのステップは何ですか？
関係者分析を行うときの4つのステップは次のとおりです：1) 関係者を特定する、2) 関係者をカテゴリ別にグループ化する、3) 影響力と関心に基づいて関係者を優先し、関係者分析マトリクスに配置する、4) 最後にチームで関係者リストを分析し、行動計画を決定する。
これら4つのステップを完了すると、あなたとチームはすべての関係者を十分に把握できているはずです。また、各関係者とどのようにコミュニケーションを取るのが最適か、期待をどのように管理するか、依存関係がある場合の遅延をどのように軽減するかも明確になります。
