関係者分析

関係者分析テンプレートについて

プロジェクトを計画・実行する際には、関係者の管理が重要です。関係者とは、当該プロジェクトに影響を及ぼす可能性のある個人や団体のことです。多くの場合、組織には外部と内部の関係者が存在します。

外部の関係者にはクライアント、業界のインフルエンサー、分野の専門家、コミュニティーのリーダーが含まれ、内部の関係者にはチームやメンバー、経営陣、各部門が含まれます。関係者の管理は、プロジェクトを期日通りに完了し期待に応えるために不可欠です。そこで、関係者分析の活用方法を紹介します。

関係者分析とは？

ステークホルダー分析は、プログラムやプロセスに利害関係を持つ個人、グループ、組織を特定することで、期待に応え、プロジェクトを予定通りに完了するのに役立ちます。一般的なステークホルダー分析では、プロジェクトに対する影響力に基づいてステークホルダーの優先順位を決め、プロジェクト期間を通じてどのように関わるのが最適かを把握します。

ステークホルダー分析テンプレートを使用するタイミング

可能な限りプロジェクトの早い段階でステークホルダー分析を実施してください。多くの場合、ステークホルダーはプロジェクトを通じて重要な情報やリソースを提供します。したがって、早期に理解と支持を得て、プロジェクトに賛同していること、タイムラインに悪影響を及ぼすような利害の対立がないことを確認することが重要です。

着手時に関係者分析を実施できなかった場合でも、始めるのに遅すぎることはありません。関係者と連携し、組織全体でコミュニケーションを図ることは、プロジェクトを成功に導くうえで重要です。

自分の関係者分析を作成する

関係者分析の作成は簡単です。Miro のバーチャル コラボレーション プラットフォームは、作成して共有するのに最適なキャンバスです。まず関係者分析テンプレートを選択し、以下の手順に従って自分のものを作成しましょう。

1. 関係者の特定を始める

このプロジェクトに関わるべきステークホルダーを考えましょう。ほとんどのステークホルダー分析（このテンプレートを含む）は、2×2 のマトリクスを用いた視覚的なマップで表されます。ステークホルダー分析マトリクスは、ステークホルダーを「影響力が高く、関心が高い」「影響力が高く、関心が低い」「影響力が低く、関心が高い」「影響力が低く、関心が低い」に分類します。この形式なら、どのステークホルダーを優先すべきか考え始めやすくなります。まずはリストを箇条書きにしてみましょう。ステークホルダー分析マトリクスへの記入は後で構いません。ステークホルダーには、個人だけでなく組織やチームも含まれることを忘れないでください。

2. ステークホルダーをカテゴリ別に分類する

リストをさらに絞り込むには、まず組織やチーム単位で検討し、それらのグループに含まれる個々の関係者を特定します。これにより、これらのグループとのコミュニケーションをより効果的に行えます。次に、関係者を関心ごとに分類します。例えば、プロジェクトの財務面に関心がある関係者や、最終レビューに関与する必要がある関係者などです。

3. 関係者の優先順位付け

ここで、ステークホルダーの関心と影響力をステークホルダーマトリクス上にプロットし始めましょう。積極的にプロジェクトを支援してくれそうなステークホルダーと、意図的または意図せずに障害となる可能性があるステークホルダーのことを考えてください。その後、各ステークホルダーをマトリクスに配置します。そのステークホルダーが日々の業務に深く関与するのか、定期的な報告で満足させるべきか、進捗を監視するだけの役割か、単に情報提供が必要かを判断します. 多くのチームは、相互依存のあるステークホルダー同士を線で結んで示すと分かりやすいと感じています。プロジェクトの進行に伴い優先順位は変わることがあるため、必要に応じていつでも分析に戻れることを念頭に置いてください。

4. ステークホルダーの一覧を分析する

関係者分析マトリクスが完成したら、チームと話し合ってすぐに活用しましょう。リストにある各関係者について、次の質問を投げかけてください：この関係者からどのようなリソースが必要ですか？どの頻度で、どの方法でコミュニケーションを取るべきですか？何がこの関係者をこのプロジェクトに参加させるのか

関係者分析テンプレート よくある質問

関係者分析の目的は何ですか？

関係者分析を行う目的は、関係者との調整とコミュニケーションを改善することです。これは、プロジェクトのタイムラインを守り、関係者の関与度、影響力、関心度に応じて期待を適切に管理するために重要です。Miro の 関係者分析テンプレートを使えば、プロジェクトに関係する個人やグループを見落とすことがありません。

関係者分析の4つのステップは何ですか？

ステークホルダー分析を実施する際の4つのステップは、次のとおりです。1) ステークホルダーを特定する、2) ステークホルダーをカテゴリ別にグループ化する、3) 影響力と関心に基づいて優先順位を付け、ステークホルダー分析マトリクスに配置する、4) 最後にチームでステークホルダーの一覧を分析して行動計画を決定する。これらの4つのステップを完了すると、チーム全体で全てのステークホルダーを把握できているはずです。また、各ステークホルダーに対する最適なコミュニケーション方法、期待値の管理方法、および依存関係がある場合の遅延を軽減する方法も明確になっているはずです。