関係者分析

関係者分析テンプレートについて

プロジェクトを計画・実行する際、関係者を管理することは重要です。関係者とは、当該プロジェクトに影響を与える可能性があるあらゆる人を指します。組織には外部関係者と内部関係者が存在することが多いでしょう。

外部関係者にはクライアント、業界のインフルエンサー、専門家、コミュニティーのリーダーなどが含まれます。一方、内部関係者にはチームやチームメンバー、経営幹部、部門などが含まれます。関係者の管理はプロジェクトを期日どおりに完了し、期待に応えるために不可欠です。ここでは関係者分析の活用方法をご紹介します。

関係者分析とは？

ステークホルダー分析は、プログラムやプロセスに利害関係を持つ個人、グループ、組織を特定することで、期待に応え、プロジェクトを予定どおりに完了するのに役立ちます。通常のステークホルダー分析では、関係者をプロジェクトに対する影響力に基づいて優先順位付けし、プロジェクトの進行中にどのように関わるのが最適かを把握します。

ステークホルダー分析テンプレートを使うタイミング

プロジェクトの可能な限り早い段階でステークホルダー分析を実施してください。ほとんどの場合、ステークホルダーはプロジェクトを通じて重要な情報やリソースを提供します。そのため、早期に賛同を得て、利害対立がタイムラインに悪影響を及ぼさないことを確認することが重要です。

開始時に関係者分析を実施できなかった場合でも、始めるのに遅すぎるということはありません。関係者と足並みをそろえ、組織全体でコミュニケーションを取ることは、プロジェクトの成功を確実にするために重要です。

関係者分析を作成する

関係者分析の作成は簡単です。Miro のバーチャル コラボレーション プラットフォームは、作成して共有するのに最適なキャンバスです。関係者分析テンプレートを選択して始め、以下の手順に従って作成してください。

1. 関係者を洗い出す

このプロジェクトに関与するべきステークホルダーを検討してください。多くのステークホルダー分析（このテンプレートも含む）は、2×2 のマトリクスで視覚的に表現されます。ステークホルダー分析マトリクスは、ステークホルダーを「影響力が高く関心が高い」「影響力が高く関心が低い」「影響力が低く関心が高い」「影響力が低く関心が低い」の4つに分類します。この形式は、どのステークホルダーを優先すべきか考え始めるのに役立ちます。まずはリストをメモし、マトリクスへの配置は後で行って構いません。ステークホルダーには個人だけでなく、組織やチームも含まれることを忘れないでください。

2. ステークホルダーをカテゴリ別にグループ化する

リストをさらに絞り込むには、まず組織とチームから始め、それらのグループ内の個々の関係者を特定します。これにより、これらのグループとのコミュニケーションがより効果的になります。その後、プロジェクトの財務的影響を懸念する関係者や、最終レビューに関与する必要がある関係者など、関心に応じて関係者を分類します。

3. 関係者の優先順位を決める

ここでステークホルダーの関心度と影響力をステークホルダー マトリックス上にプロットしていきましょう。プロジェクトを積極的に支援しそうなステークホルダーと、意図的または意図せずブロッカーになり得るステークホルダーを想定してください。その後、各ステークホルダーをマトリックス上に配置します。日々の業務に深く関わる場合は、積極的な報告で満足してもらうべきか、進捗を監視する役割か、単に情報共有をすればよいのかを判断してください. 多くのチームは、依存関係のあるステークホルダー同士を線で結ぶと分かりやすいと感じます。全体として、プロジェクトの進行に伴って優先順位は変わる可能性があることを念頭に置き、必要に応じてあとから分析に戻せることを覚えておいてください。

4. ステークホルダーの一覧を分析する

関係者分析マトリックスが完成したら、チームで議論してすぐに活用してください。リストの各関係者について、次の質問を投げかけてください：この関係者からどのようなリソースが必要ですか？どのくらいの頻度で、どの方法で連絡すべきですか？この関係者はなぜこのプロジェクトに参加する動機があるのでしょうか？

関係者分析テンプレートのよくある質問

関係者分析の目的は何ですか？

関係者分析を行う目的は、関係者との連携とコミュニケーションを改善することです。これは、プロジェクトのタイムラインを守り、関与度・影響力・関心に応じて関係者の期待を管理するために重要です。Miro の関係者分析テンプレートを利用すると、プロジェクトに関係する人物やグループを見落とすことがないようにできます。

関係者分析のプロセスはどの4つのステップですか？

ステークホルダー分析を行う際の 4 つのステップは次のとおりです：1) ステークホルダーを特定する、2) ステークホルダーをカテゴリごとにグループ化する、3) 影響力と関心に基づいてステークホルダーをステークホルダー分析マトリックス上に優先順位付けして配置する、そして最後に 4) チームでステークホルダー一覧を分析し、行動計画を決定する。これら 4 つのステップを完了すれば、チームでステークホルダーの全体像を把握できます。また、各ステークホルダーとの最適なコミュニケーション方法、期待値の管理方法、依存関係による遅延の軽減方法も明確になります。