ブルズアイ図テンプレート
アイテムを異なる重要度や緊急度のマトリクスに分類し、より適切な決定を下せるようにしましょう。
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ブルズアイ図テンプレートについて
意思決定をする際、チームが優先する事柄を判断するのに苦労することがあります。一か八かの決断を下すような場合には特にそうなります。ToDo リストにあるタスクの全てが、運命の分かれ道となるプロジェクトであるかのように感じるのです。タスクに優先順位をつけられずにいると、チームメンバーが行き詰まりを感じたり、会議の効率が悪くなったり、士気が低下したりすることさえあります。
ブルズアイ図の詳細については引き続き以下をお読みください。
ブルズアイ図とは
ブルズアイ図は、チームが意思決定をする前に優先順位を明確にするためのシンプルなツールです。その名の通り、このダイアグラムはブルズアイ、つまり標的となる中心円のような形状をしています。最も内側にある円には最優先事項のものが置かれ、真ん中の円には優先度が中程度のもの、外側の大きな円には優先度が低いものが置かれます。
ブルズアイ図の長所は、行き詰まる可能性を排除することです。リストにある全てのタスクが最優先事項であるかのように感じると、チームは意思決定を簡単には下せなくなり、勢いがなくなってしまうのです。タスクに圧倒されて、チームは前に進めなくなります。しかし、ブルズアイ図があれば、そのデザインのおかげで問題点が解決されます。優先順位の高い項目を中心にある最小の円に分類すると、他の事柄に対する優先順位が強制的に低くなります。そのおかげでチームは、ずらりと並んだ最優先事項リストに圧倒されることがなくなるのです。
ブルズアイ図の活用方法
優先順位を確立し、重要な意思決定をし、プロセスについて理解し、チームと一緒に障害を取り除く必要がある場合には、ブルズアイ図を使用しましょう。チームで重要な意思決定をする際に、行き詰まることが多々あると思います。しかし、Miro のブルズアイ図を使用すれば、簡単に決定内容の細分化ができ、重要度や緊急度に応じてタスクを図に組み込むことができます。
ブルズアイ図を作成する
ホワイトボードにタスクを並べると、チームはブルズアイ図に追加された新しいタスクに関連する情報を素早く移動させることができます。ブルズアイ図のタスクに優先順位を付けた後は、必要に応じて整理したり並び替えたりすることができます。この図があれば、チームは関係性やカテゴリーを確認することができ、優先順位を考え直すこともできるのです。ブルズアイ図は、プロジェクトの優先順位を明確にするのに役立つわかりやすい図です。
ブルズアイ図を作成するのは簡単です。Miro のホワイトボードツールは、この作成や共有に最適なキャンバスです。まず ブルズアイ図テンプレートを選択しましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
目標を立てます。
ブルズアイ図に記入する前に、チームは共通の目標を立てると良いでしょう。意思決定をしようとしているのですか？試練を乗り越えているのですか？優先順位をチーム内で調整する前に、目標をはっきりさせましょう。
タスクのリストを作成します。
目標を達成するのに必要なタスクをすべて考えてみましょう。順序は気にしなくても構いません。この段階では、タイムラインや優先順位付けは関係ありません。タスクを書き出すことだけに焦点を当てましょう。チームと一緒にブルズアイ図を作成している場合は、数分の時間をとって、それぞれのメンバーに自分のリストを作ってもらうと有益です。それから、タスクをマスターリストにまとめましょう。
最大の円に記入します。
優先順位の高いタスクについて判断することから始めると、行き詰まってしまうことがあります。その代わり、ブルズアイ図の最大の円に記入して、ハードルの低い事柄に焦点を当てましょう。タスクのリストを参照してください。目標を達成するのに不要なものはありますか？タスクの中に、「必要なもの」ではなく「なくても支障のないもの」はありませんか？グループとして話し合う前に、数分間の時間をとって、チームメンバーに優先順位の低い事項についてよく考えてもらいましょう。
真ん中の円に記入します。
次に、優先順位が中程度のタスクを考えてみましょう。これらの項目は、すぐに取り掛かる必要はありませんが、目標を達成するために重要なものです。優先順位が中程度の円は、優先順位の低い円よりも少し小さいため、タスクを絞り込むのがより難しくなります。チームメンバーと話し合って、意見を一致させましょう。
最小の円に記入します。
さあ、ミッションクリティカルな優先順位を確立させる時が来ました。これは最小の円なので、たくさんの事項を収めることはできません。タスクのリストを参照してください。優先順位の高いタスクを必要条件として考えてみましょう。つまり、
プロジェクトを完了するために、絶対に達成しなければならないタスクのことです。プロジェクトに不可欠なタスクはどれですか？チームメンバーと話し合って、タスクを完了し、目標を達成しましょう！
このテンプレートで作業を開始する
フィボナッチスケールテンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, 優先順位付け, アジャイルワークフロー
チームを管理する場合、タスクの完了までに要する時間と労力を見積もる必要があります。世界のアジャイルチームで広く使われているフィボナッチスケールを試してみましょう。フィボナッチシーケンスでは、どの項も、その前の2つの項の和となります（0、1、2、3、5、8、13、21 など）。このテンプレートは、プロジェクトにおける全員の作業配分を均一化し、より正確に作業量と時間を見積もることで、有効なプロジェクトタイムラインの作成をサポートします。
Zoom 会議効率化テンプレート
活躍するシチュエーション:
Team Meetings
Zoom の会議効率化テンプレートは、会議をより効果的なものにして、参加者全員の集中力を持続させることができます。あらゆるオンライン会議に優れた構成と創造性をもたらします。
プロジェクト体制図テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, ドキュメンテーション, 組織図
プロジェクト体制図テンプレートを使用することにより、プロジェクトに参加メンバーの担当領域や依存関係をわかりやすく可視化することができます。プロジェクトチーム内の構成や機能がいつでも図で確認できることにより、特定の問題が発生した際に誰に報告すれば良いのかや、誰にどんなリクエスを出せば良いのかなど、プロジェクトチーム内でのコミュニケーションを大幅に改善することができます。Miro のテンプレートは簡単に他のユーザーと共有しリアルタイムで共同作業を行えるオンラインワークスペースです。プロジェクト体制図テンプレートを使用して、プロジェクトをスムーズに進められるようにしましょう。
状況報告書テンプレート
活躍するシチュエーション:
戦略プランニング, ドキュメンテーション, プロジェクト管理
状況報告書レポートは、ある時点の進捗状況のスナップショットを提供します。複数のイベントを含んだプロジェクトのマップ化が必要なプロジェクト、チーム、状況ではステータスレポートが有効です。プロジェクトマネージャーであれば、この報告書を使ってプロジェクトのタイムラインを記録することができます。理想的には、プロジェクト関係者が、状況報告書を見て「自分たちがどこにいて、どうやってここまで来たのか」という問いに答えられるようになることです。このテンプレートは、予測される計画や結果に対するプロジェクトの進捗状況を要約する際の出発点としてご利用ください。
コンバージョンファネルバックログテンプレート
活躍するシチュエーション:
Decision Making, Product Management, Prioritization
コンバージョンを明確にした製品に取り組んでいる場合、コンバージョンファネルに関するバックログを構築し、オーディエンスに到達することを確認するのに役立ちます。コンバージョンファネルバックログを作成する場合は、ファネル内の潜在的なペインポイントや成長機会に関する情報をまとめましょう。その情報を特定したら、優先順位を付けやすくなります。チームは、コンバージョンファネルバックログを使用して、コンバージョン、継続、紹介に集中することができ、より成熟した製品ではワークフローを調整することができます。
ドット投票用テンプレート
活躍するシチュエーション:
意思決定, ミーティング, ワークショップ
ドット投票は、「付箋投票」、「ドットモクラシー（dotmocracy）」または、「ドットによる投票」としても知られおり、チームは一連のソリューションの課題を指摘することや、さまざまなオプションが提示された際に、タスクに優先順位を付けることができます。ドット投票は、デフォルトの「一配分」または「一票」ルールとは異なります。その代わりに、グループの各メンバーは、記入できる限り多くの投票（または「ポイント」）を提示することができます。こうした投票では、すべてを一つのアイデアに投票するか、複数のアイデア間で分けて投票することができます。チームがオプションに優先順位を付ける場合や、リスクの高いプロジェクトの方向性に合意する場合に、ドット投票を使用することができます。