Template zur Arbeitsbelastung für Teamleiter
Ein klares, visuelles System zur Verwaltung der Arbeitsbelastung im Team, zur Vermeidung von Burnout und zur Wahrung einer nachhaltigen Leistung
Das Template zur Arbeitsbelastung von Mitarbeitenden hilft Teamleitern und Managern, genau zu erkennen, woran jede Person arbeitet und wo Kapazitäten knapp werden. Durch die Kombination von strukturierten Daten mit visuellen Hinweisen wird eine gerechte Aufgabenverteilung sichergestellt, das Burnout-Risiko minimiert und es erleichtert, die Prioritäten flexibel neu zu setzen.
Dieses Template überbrückt die Lücke zwischen Planung und Ausführung und befähigt Führungskräfte, schnelle, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, während Teams fokussiert, gesund und abgestimmt bleiben.
Was dieses Template löst
Manager sehen sich oft unsichtbaren Überlastungen gegenüber — zu viele Aufgaben sind ungleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt. Dieses Template hilft dabei, diese Ungleichheit frühzeitig zu erkennen.
Verwendung:
Visualisierung der Arbeitslastverteilung über Einzelpersonen und Teams
Erkennen von Über- oder Unterkapazitäten in Echtzeit
Neuverteilung von Aufgaben mit Drag-and-Drop-Funktionalität
Transparenz über Projekte, Rollen und Verantwortlichkeiten hinweg aufrechterhalten
Für wen es gedacht ist
Entwickelt für Teamleiter, Projektmanager, Betriebsleiter, Abteilungsleiter und Einzelbeitragende, die ihre Arbeitslast selbst bewerten und klar kommunizieren möchten. Es ist ideal für funktionsübergreifende oder verteilte Teams, die Transparenz und Ausgewogenheit benötigen.
Verwendung
Beginne mit dem Setup-Bereich: definiere Zeitrahmen, Arbeitszeiten, Feiertage und Konzentrationsfaktor.
Füge dein Team hinzu: liste jedes Mitglied mit seiner Rolle, verfügbaren Stunden und PTO auf.
Fülle den Backlog: füge Aufgabenname, Schätzung, Verantwortlichen und Priorität hinzu.
Überprüfe die Zusammenfassung der Zuteilung: sieh dir die Nutzung, Kapazität und Kostenprognosen an.
Überwache Dashboard-KPIs: verfolge die Gesamtkapazität, Zuteilung und das allgemeine Team Wohlbefinden.
Tipp: Kombiniere es mit der Workload Ops Canvas-Tabelle für Echtzeitberechnungen und automatisierte Einblicke.
Aufbau der Vorlage
Das Board ist in sechs klare Abschnitte unterteilt:
Aufbau – Arbeitsparameter und Grundverfügbarkeit festlegen.
Team & Kapazität – realistische Kapazität pro Person berechnen.
Bedarf / Task-Backlog – bevorstehende Aufgaben auflisten und kategorisieren.
Zuteilungsübersicht – Arbeitslast pro Person und Projekt visualisieren.
Dashboard-KPIs – Übersicht über Auslastung, Kosten und Gesundheit.
Anleitung – eingebaute Anleitung für einfaches Onboarding.
FAQ
F: Wer kann von diesem Template profitieren?
Dieses Template ist für Teamleiter, Projektmanager und Abteilungsleiter konzipiert, die das Workload-Gleichgewicht über mehrere Personen oder Projekte hinweg verstehen müssen. Es hilft auch einzelnen Beitragenden, ihre eigene Arbeitslast zu verfolgen und zu kommunizieren.
F: Wie oft sollte ich das Template aktualisieren?
Idealerweise einmal pro Woche, während der Team- oder Sprint Planning. Häufige Updates helfen, die Kapazität, Prioritäten und den Fortschritt genau im Blick zu behalten.
F: Kann dieses Template mit anderen Tools verwendet werden?
Ja. Es funktioniert nahtlos mit Tools wie Excel, Notion oder Asana. Verwenden Sie die begleitende Workload Ops Canvas-Tabelle, um die Auslastung und Kosten in Echtzeit zu berechnen, während Miro als visuelle Ebene für die Zusammenarbeit dient.
F: Was macht dieses Template anders als andere Workload-Planer?
Es kombiniert quantitative Kapazitätsüberwachung mit einem einfachen, visuellen Interface. Im Gegensatz zu generischen Workload-Trackern konzentriert sich dieses Template auf Balance, Fokus und Nachhaltigkeit, damit Manager Überlastungen vermeiden und dennoch die Leistungsfähigkeit erhalten können.
F: Ist dieses Template für hybride oder Remote-Teams geeignet?
Ja. Es wurde speziell entwickelt, um verteilten Teams dabei zu helfen, abgestimmt zu bleiben. Jeder kann die Arbeitslast auf einem gemeinsamen Board visualisieren, Aufgaben gemeinsam aktualisieren und während einer Planungssitzung fundierte Anpassungen vornehmen.
