個別ミーティング用テンプレート
生産性が高い個別ミーティングを行いましょう。
個別ミーティング用テンプレートについて
通常、個別ミーティングはマネージャーと部下にあたる社員との間で行いますが、常に生産性の高いミーティングを行うことは簡単なことではありません。Miro のテンプレートを使用して構成を考え、簡単な社員の意識調査を行い、翌週のアクションアイテムをまとめましょう。
個別ミーティングの構成方法
個別ミーティングは、１ 日の中で最も生産性が高いものまたは障害になることがあります。それはすべて、会議をどれだけ上手く構成し、事前に準備するかにかかっています。個別ミーティング用テンプレートを使用することで、より有意義な会議を開催し、目標を達成して、チームメンバーの可能性を最大限に引き出すことができます。
個別ミーティングを効果的に開催する手順を以下に示します。
1. アジェンダを作成する
効果的な個別ミーティングを開催するには、テンプレートを使用してアジェンダを作成します。計画にこだわる必要はありませんが、一連の目標、議題、質問、アクションアイテムをレイアウトすることができます。完全な文章で書く必要はなく、箇条書きでも問題ありません。このテンプレートを使用すれば、会話を記録し、タスクの進捗状況を把握することができます。
2. ムードチェックを行う
個別ミーティングのトピックに取り掛かる前に、簡単なムードチェックを行います。この演習では、期待値の認識を合わせ、相手に共感し、現状のニーズを深く理解できます。
3. 現状について話し合う
一般的に、現状について話し合うこともできますが、設定された期間を選び、分析することもできます。順調に進んでいること（順調に進んでいたこと）は何か、また現在何に焦点を当てているのかについて話し合うことができます。上手くいったことについて話し合った後、次は、不満や失敗したことについて話し合います。
4. 次のステップを定義する
簡単なふりかえりを行ったら、次のステップに進み、今後の作業を改善する戦略について話し合います。この瞬間を、新しいアイデアを試して、新しいプロジェクトを開始する機会と考えましょう。
5. 他に何かありますか？個別ミーティングにトピックを追加しましょう。
最も緊急性の高いものについて話し合った後、今度は、共有したいことや質問したいこと、その機会がなかったことを提示します。新しく習得した知識から新しいビジネストレンドまで、なんでも構いません。このスペースを使って、自由に、そして創造的に議論を進めましょう。
個別ミーティングを開催する理由
個別ミーティングは、マネージャーと従業員間の関係を構築するのに不可欠です。マネージャーが、確認、連絡、フィードバックの提供、フィードバックの受け取りを定期的に行うことが重要です。
個別ミーティングは、短期的には、マネージャーとその従業員がチームとして上手く機能するのに役立ちます。マネージャーは、従業員のプロジェクトについてフィードバックを提供することができ、従業員は改善したいことを話し合うことができます。個別ミーティングは、対人関係の問題やプロセスの問題がより深刻なものに発展する前に発見する重要なツールです。ほとんどのマネージャーは個別ミーティングを使って、プロジェクトの進捗状況を確認し、従業員のパフォーマンスについて話し合います。
長期的には、個別ミーティングを使用すれば、マネージャーは従業員が成功するようポートすることができます。多くのマネージャーは、こうしたミーティングを利用して、従業員にキャリアパスについてを尋ねます。マネージャーは、従業員の希望するキャリアパスに応じてアドバイスし、従業員の興味に合わせたプロジェクトを割り当てることができます。
個別面談ではどんな質問をすればいいですか？
テンプレートで使用できる話し合いのトピックとして次のようなものが挙げられます。ここ一週間でどのような成果がありましたか？どのタスクが楽しかったですか？どちらを望みますか？プロジェクトのやりがいを高めるためにサポートできることはありますか？チームとして作業を効率化するのに役立つと思われる提案事項はありますか？現在のプロジェクトでどんな障害が生じましたか？職場で学び、成長していると感じますか？会社での成長をサポートするために何か要望はありますか？
このテンプレートで作業を開始する
ギャップ分析テンプレート
活躍するシチュエーション:
マーケティング, 経営管理, 戦略プランニング
チームや組織の理想的な姿をイメージしてください。それを現状と比較しましょう。現状と理想的な未来とのギャップや、チームや組織の障害を特定したいとは思いませんか？もし特定したいのであれば、ギャップ分析を始めましょう。容易にカスタマイズ可能なこのテンプレートを使用すれば、目標の早期達成の障害物に対してチームを団結させ、目標を達成する計画を協力して策定し、組織の成長と発展を後押しすることができます。スキル、人材選定、ソフトウェア、プロセス、ベンダー、データなど特定の「ギャップ」に焦点を当てた分析が可能になります
S.C.A.M.P.E.R.テンプレート
活躍するシチュエーション:
Ideation, Operations, Brainstorming
あなたのチームは行き詰っていませんか？解決できない問題を長い間抱えていませんか？1972 年に登場した S.C.A.M.P.E.R. は、創造性に関する若者向けの書籍の著者であるボブ・エバールが考案したブレインストーミング手法です。このスマートで使いやすい手法は、チームの創造を阻む障害を克服するのに役立ちます。S.C.A.M.P.E.R. によって、チームは、7 つの質問が与えるユニークなフィルターを通して課題に取り組むことができます。このフレームワークを課題の解決に取り入れれば、チームは新しく革新的な解決策を思い付くことができるでしょう。
見取り図テンプレート
活躍するシチュエーション:
オペレーション, ワークショップ
大規模な行事やイベントを企画していますか？あるいは、より恒常的な座席の配置や動線を調整していますか？いずれにせよ、間取りを俯瞰的に捉えた見取り図の作成は、実用的で楽しいものです。このテンプレートを使えば、時間、お金、リソースを使う前に、人々の空間の利用方法や動線を視覚化し、間取りが目的の実現に十分かすばやく把握することができます。正確な寸法 / 形状や、追加 / 削除された家電や家具を把握するなど、詳細な情報を自由に得ることができます。
チーム会議アジェンダテンプレート
活躍するシチュエーション:
チームミーティング, ドキュメンテーション, ワークショップ
意思決定、優先順位の調整、方向性を共有するためには、チームの時間を作ることが重要です。チーム会議のアジェンダは、チームとの情報共有やコラボレーションが必要なときに、割り当てられた時間枠にスケジュールと構成を追加することができます。アジェンダは、目標、議題、アクションアイテム、次のステップの進行役を決定するようチームに促します。アジェンダに従って会議を円滑に進めることで、OKR による進捗状況の確認、最新情報の共有、障害に対する話し合い、アイデアのブレインストーミングが容易になります。
個別グループテンプレート
活躍するシチュエーション:
Education, Team Meetings, Workshops
個別グループで会議を行えば、大人数が集まる会議と比べてチームメンバーが率直な会話を交わし、より親密に連携する素晴らしい機会となります。大規模なグループ設定では、発言しづらいと感じる人もいるかもしれません。個別グループの場合、参加者は安心してアイデアを共有することができます。個別グループはより親密なので、参加者はただその場にいるだけではなく、積極的に会議に臨めるようになります。
優先順位マトリクステンプレート
活躍するシチュエーション:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
基本的な To Do リストよりもう少し機能が必要な場合、優先順位マトリクスを活用すると良いでしょう。優先順位マトリクステンプレートは、重要なタスクを判断するよう設計されているので、最も緊急性の高いニーズに集中して取り組むことができます。2x2 マトリクスでは、緊急性が高いあるいは低いタスクを完了させる必要があるかどうか、また重要度が高いまたは低いかどうかに基づいて、優先順位を入力します。これはプロジェクト管理と個人管理に同様に適用可能なので、優先順位マトリクステンプレートを活用して、ビジネスプロセスの改善、効率性の向上、障害の排除、運用上の無駄の削減を実施しましょう。