【プロジェクトに関わる人必見】さくっと時系列の意識合わせをしよう

公開日 2022年5月24日 最終更新日 2022年9月15日

【プロジェクトに関わる人必見】さくっと時系列の意識合わせをしよう

Miroのダイアグラムに、新たにタイムライン ビルダーが追加されました

異動したばかり、新しいメンバーばかり、複数の組織をまたがるプロジェクト、先が見えにくい案件など、つい心理的に後回しにしてしまう案件のキックオフにうってつけの機能がリリースされました。

まずはさっと関係者のスケジュールを抑えてしまい、進め方はMiroのタイムラインビルダーに任せましょう。

みんなの頭のなかに何があるのか分からない局面を抜け出そう

私のおすすめは、プロジェクトチャーターの目的、制約、内容、予算などが多少埋まっていない状態でも、この機能で関係者にロードマップのラフづくりを手伝ってもらうことです。

事前に関係者とラフにタスクを並べると、会話から予算の松竹梅案がうまく出せることがありますし、RACIの調整箇所が見えてくることもあります。

もしあなたがプロジェクトマネージャーなら、みんなの頭のなかに何があるのか分からない、一箇所に集まっていない局面が長く続くことは大きなリスクです。一刻も早く抜け出して、タスクと責任を分担しましょう。

30分のミーティングで、早めに着手するべき事項を認識合わせする

  1. 必要タスクをタイムラインに並べる
  2. 物事の依存関係を明確にする
  3. 早く着手しなければならないタスクを関係者で認識する

ここまではMiroのタイムラインビルダーなら30分のミーティングでたどり着けます。抜け漏れや後から気づくことはあって構いません。後日また拾うつもりでいきましょう。

30分ミーティングでのタイムラインビルダーの使い方

1.必要タスクをタイムラインに並べる

タイムラインビルダーは、冒頭で「みなさんこのプロジェクトをリリースするまでに、どんなタスクを考えていますか?各自5分でプロットしてみてください。」といった感じでファシリテーションする局面で使います。

タイマー機能(有料プランのみ)を活用しよう

5分間は、黙々と各自が付箋出しをする時間です。有料プランをご利用の方は、このシンキング・タイムにはタイマーとお好きな音楽を活用しましょう。ひとりひとりに発言を促すよりも負担なく、驚くくらい短い時間で済みます。

Timeline builderを追加する

Miroボードを開き、左のツールバーの下方にある 矢印「>>」アイコンをクリックします。

ツールバーのモーダルが表示されたら、検索バーに”timeline”(2022年5月23日現在で日本語化に未対応)と入力し、Timeline builderを選択します。Authorize “Timeline builder”が表示されたらAutholizeをクリックします(条件により画面遷移が異なりますので下の画像も参考にしてください)。

install_timeline_builder.gif
左ツールバーからTimeline builderを選択

管理者がユーザに「Apps&Integrations」という機能を許可していない環境ではすぐに利用できない場合がありますので、事前にご確認ください。

ツールバーに常に表示させるには

Timeline Builderをツールバーに常に表示したい場合には、アイコンをツールバーにドラッグします。お好みによりどうぞ。

drag_to_the_toolbar.gif
左のツールバーに表示するアイコンはドラッグ&ドロップで入れ替えることができます。

設定する

Date setting, Swimlanes, Styleなどを設定します。

Date settingは、

  • hours(時間)
  • days of the week(営業日←変えられます)
  • days(日)
  • weeks(週)
  • months(月)
  • quaters(クオーター)
  • years(年)

から選択できます。

Swimlanesは区切りなので部署や役割などを入力、Styleは必要に応じて変更してください。

コツとして、Timeline Builderをボードに挿入したら、全選択してロックしておくとよいです(オブジェクトを全選択して、メニューの錠前アイコンをクリック)。これで以後の作業で背景部分を誤って操作してしまうイライラを防げます。

タイムラインビルダーで作成したオブジェクトをロックする

2.物事の依存関係を明確にする

付箋のタスク出しが終わると、物事の依存関係は矢印を引くことで可視化できます。

「講座案内ページを公開するには、講座カリキュラムが決まっている必要があるよね。」といった依存関係を話しながら付箋同士をつなげたり、Yes/Noの分岐が発生したら付箋オブジェクトをひし形に変更したりすることで、なるべく抜け漏れを防ぐようにします。

講座を開催する場合の時系列のタスク出しと、依存関係を可視化する例

矢印やひし形で依存関係や分岐を明確に

3.早く着手しなければならないタスクを関係者で認識する

可視化が進むと、さらに、抽選はどうするのか?外注するならいくらくらいか?といったもう一階層下の問題や、講座案内スタートが遅すぎないか?といった全体スケジュールの問題など、課題が具体化していきます。

抜け漏れを書き足す

4. 付箋をカードに変更してタスク化する

このケースの場合には、先んじて抽選方法を確定しておかないといけないことが分かりましたので、その場で付箋をカードに変更し、期限、タグ、担当者などをその場で設定することで進捗管理しやすくします。

付箋をカードに変更して進捗管理をしやすく

ポイント:Miroは音声だけの会議より時短が効く

MiroのTimeline builderと付箋を活用すると、音声中心の会議で一人ずつ発言するより、短い時間で負担なく多くの情報を集めることができます。

プロジェクトのアウトラインがあまりに不明確だとキックオフするのに気後れしてしまうこともありますが、早く始める、短い会議時間で済ます、そしてボードに残した情報をその後の進捗管理にも使う、Miroで何重にも時短を効かせてプロジェクト進行を早めていきましょう。

関連:スイムレーンも便利です

スイムレーンという似た機能も便利で、業務フロー図を素早く描くことができます。こちらもぜひご活用ください。

チームワークを促進するコラボレーションプラットフォームMiro

Miroは、一般的なオンラインホワイトボードのイメージよりも柔軟で多様な使い方ができるのが特徴です。ハイブリッドワークにおいてバーチャルオフィスになるような、チームがより生産的に共同作業を進めるための多くの機能とエンタープライズ水準のセキュリティを備えています。グローバルではFortune100企業の99%が採用し、4,000万人が利用しています。また、日本ではTOPIX100の60%以上の企業に導入いただき、70万人以上が利用しています。

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かしお優

Miroのマーケティング部門に所属。事業会社でデジタルマーケティングやプロダクトマネジメントなどを経験してきました。フルリモートで多国籍の開発チームを率いた等身大の苦しみを活かして、Miroのオンラインコラボレーションの魅力を発信していきます。