毎日ぎゅうぎゅうの会議と情報共有のストレスから解放！富士通のMiro TalkTrack活用術
公開日 2024年3月18日 最終更新日 2024年4月3日
このストーリーのハイライト
- 課題：富士通がより効率的に仕事を進めるためには、多すぎる会議が課題になっていました。かといって、文書を渡すだけのコミュニケーションでは、メッセージの意味を正しく伝えにくい悩みも抱えていました。
- ソリューション：MiroのTalktrackツールを使用することで、富士通のチームはより効果的に会議を開催し、最新情報を共有し、上長やリーダーからの重要なメッセージを伝えることができるようになりました。
- 結果：非同期でありながら効果的なコミュニケーションツールであるTalktrackにより、富士通は時間の節約と生産性の向上を実現しました。また、より良いチーム文化の創造にも一役買っています。
富士通で可能になった新しいコミュニケーションのかたち
日本を代表するIT企業である富士通は、テクノロジーとビジネスソリューションのグローバルリーダーであり、イノベーションを通じて世界をより持続可能なものにすることを使命としています。コンピューティングからAI、データセキュリティに至るまで、幅広いテクノロジーサービス、ソリューション、製品ポートフォリオを提供し、お客様の事業成長に寄与するために絶え間ない進化を続けています。
グローバルに事業を展開し世界中にオフィスを持つ富士通は、より効率的なコミュニケーション方法を追求する努力を怠りません。かねてよりプロジェクト計画、図や画像を用いたレポーティング、ブレーンストーミングワークショップなどでMiroを活用してきましたが、Talktrackは非同期であってもすぐ近くにいるような、より「生きた」コミュニケーションを可能にし、チームメンバーがいつでもどこからでも効果的につながることができるようになりました。
富士通の変革実践リーダー：木村佳代氏のビデオを見る
課題：会議の多さ、非同期コミュニケーションの非効率性
富士通の変革をリードするひとりである木村氏にとって、「会議が多すぎる」という従前からの問題は、効率的に業務を進めるうえで大きな障壁となっていました。Talktrackを日常業務に導入する以前は、社内メンバーやマネージャーとのうち合わせで新たな会議を入れるのが難しい状況でした。
かといって情報共有のために会うことを減らして文書の伝達だけにしてしまうと、文書で伝わりきらないことや微妙なニュアンスが失われる恐れがあります。そんなときにうまく迅速にメッセージが伝わるコミュニケーション方法が必要でした。
ソリューション：Talktrack Miroの双方向ビデオ・音声ツール
Talktrackとは？
Talktrack は、Miroボードの内容について説明したいときに、メッセージを録画してボードに添付することができる機能です。これまでは、MiroボードのURLをシェアして相手に内容の閲覧や理解を委ねたり、ボード上からメンションしてコメントでテキストベースのやりとりをするのが、主なコミュニケーションの方法でした。ここにTalktrackが加わったことにより、Miroでは音声と動きを伴う、より豊かな表現でのコミュニケーションが可能になりました。
Talktrackの録画を開始すると、記録者のMiroボード上のカーソル移動に合わせて画面が録画され、同時に音声も録音することができます。その際、カメラをオンにすれば、右上の丸いウィンドウ内に話している姿を録画することが可能です。もしくは、カメラをオフにして、Miroボード上のカーソル移動の録画と音声だけのメッセージを残すことも可能です。
記録されたTalktrackは、チームメイトが非同期でボードの内容を確認し、理解するためのダイナミックな方法として機能します。Talktrackの特徴は、共同作業者がTalktrackの記録者と対話し、その場で話を聞いているような、もしくは大人数の会議であれば、まるでその場に参加しているかのような臨場感を味わえることです。
木村氏に起きた仕事の変化
木村氏は、思考の整理やチームでのプロジェクト計画にMiroを用いており、短時間でも構わないのでチームに共有するための会議を必要としていました。そこで、Talktrack機能を使うと微妙なニュアンスも非同期で効率的に伝えることができるようになったため、それらの会議を無くすことに成功しました。
この合理的なアプローチによって、木村氏は、スケジュールが詰まりすぎているという課題を解決することができました。
Talktrackは、他にも様々な場面で有効です。木村氏は、全社的に行うイベントの企画でもTalktrackを活用し、テーマや詳細の決定など、他部門との連携プロジェクトを効率よく実施しました。また、木村氏の上司は、チームの課題について気になる点を指摘する際、テキストではきつく響いてしまう心配を、Talktrackを活用することによって解消しています。Talktrackなら、よりニュアンスに富んだ繊細なメッセージを込めることができるのです。
また、木村氏は、Miro、Asanaなどの社外関係者と社内から２名の登壇者を交えたイベントを企画した際にも、以前であれば多忙な関係者と個別に打ち合わせるスケジュール調整に苦労したはずのところ、Talktrackのリンクを共有するだけで簡潔に済ませることができました。
結果：コミュニケーションがより迅速かつ効果的になり、チームの活力が向上
Talktrackが富士通のチームにもたらしたメリットは、次の２つです。ひとつは、Talktrackが非同期コミュニケーションを加速し、情報交換のスピードを高め、会議の必要性を減らしたことです。
もうひとつは、おそらくより重要な点として、テキストベースのコミュニケーションでは失う恐れのあるニュアンスを伝えられることです。木村氏は、日本人のコミュニケーションには、文字によるメッセージの根本的な意味を穿って考えすぎがちで、返答が遅れてしまう無駄があるのでは、と指摘します。そんなときに、1～2分でもTalktrackでメッセージを伝えてくれれば、ポジティブなのかネガティブなのか即座に意図が明確になり、受け手が無駄な時間を使わなくて済むだろう、と言います。
木村氏のチームでは、積極的にTalktrackを利用することによって、時間を節約するだけでなく、より正確な情報伝達を叶えています。Talktrackは、離れた場所にいたり多忙であったりする多くの関係者とのスケジュール調整の課題を克服し、より正確なコミュニケーションを可能にし、迅速な共同作業を促進します。
Miroは、組織が生産的に業務を進めるための多くの機能とエンタープライズ水準のセキュリティを備え、グローバルではFortune100企業の99%が採用、7,000万人が利用しています。また、日本ではTOPIX100の60%以上の企業に導入いただき、120万人以上が利用中です。
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