Modèle de matrice d’Eisenhower

À propos du modèle de matrice d’Eisenhower

Nous connaissons tous cette situation : vous vous asseyez pour commencer votre journée, submergé par les tâches à accomplir sans savoir par où commencer. Les e-mails s'accumulent, vous avez des courses à faire... Comment s'y retrouver dans ce chaos ? Voici la matrice d’Eisenhower, un cadre de prise de décision conçu par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower.

Le modèle de la matrice d’Eisenhower vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et importance. Au lieu de vous demander dans quel ordre accomplir vos tâches, décidez lesquelles sont urgentes, lesquelles peuvent être déléguées, et lesquelles sont facultatives.

Comment utiliser le modèle de la matrice d’Eisenhower

Créer votre propre matrice d’Eisenhower est facile grâce au modèle de Miro. Vous pouvez facilement visualiser les tâches dans chaque quadrant de la matrice, ajouter des images, des vidéos ou des documents pour suivre tout au même endroit. Pour une vue d'ensemble dynamique, vous pouvez même intégrer des cartes Jira en tant qu'éléments d'action pour suivre l'état actuel de toute tâche.

Voici un guide étape par étape pour utiliser efficacement le modèle de la matrice d’Eisenhower :

Étape 1 : Complétez le quadrant « Do First »

Les tâches dans le quadrant supérieur gauche sont les plus importantes. Elles doivent être effectuées aujourd’hui. Par exemple, répondre à un e-mail urgent de votre supérieur ou prendre rendez-vous chez le médecin.

Étape 2 : Remplir le quadrant « Programmer »

Les tâches dans le quadrant supérieur droit sont importantes, mais non urgentes. Ce sont des tâches que vous pouvez programmer pour plus tard et que vous devez inscrire dans votre calendrier. Revoir un ami ou rencontrer votre collègue pour discuter d’un sujet non urgent peut entrer dans cette catégorie. Une grande partie de vos tâches devrait se trouver dans ce quadrant.

Étape 3 : Remplir le quadrant « Déléguer »

Le quadrant inférieur gauche est destiné aux tâches qui ne sont pas aussi importantes que les tâches urgentes, mais qui doivent tout de même être réalisées rapidement. Assurez-vous de faire un suivi des tâches déléguées pour garantir qu’elles ont été exécutées correctement. Si quelqu’un vous convoque à une réunion, par exemple, vous pourriez déléguer la tâche en demandant à un coéquipier d’assister à la réunion à votre place.

Étape 4 : Compléter le quadrant « Ne pas faire »

Le quadrant inférieur droit concerne les tâches que vous n'avez pas besoin de faire du tout. Pensez aux tâches qui vous permettent de tergiverser et vous empêchent de faire autre chose. Des actions comme faire défiler les réseaux sociaux pourraient appartenir à cette catégorie.

Étape 5 : Réévaluez votre matrice et tenez-la à jour

Revisitez votre matrice si nécessaire. Vos priorités peuvent changer au cours de la journée ou d'autres tâches peuvent surgir, utilisez donc le modèle pour ajouter, déplacer ou modifier rapidement les tâches au fur et à mesure que votre emploi du temps évolue.

3 astuces d'experts pour une priorisation précise

Avant de commencer à cocher des cases, appliquez ces trois filtres à votre tableau Miro :

1. L'audit "Inverse 80/20" : Examinez votre quadrant "À faire en premier" (Q1). S'il contient plus de 5 tâches, vous ne priorisez pas ; vous êtes en mode gestion de crise. Déplacez les 20 % les moins urgentes de ces tâches vers "Planifier" (Q2) pour alléger votre charge cognitive.

2. L'audit de "Délégation" (La règle des 70%) : Vous ne savez pas quoi mettre dans le quadrant "Déléguer" ? Utilisez la règle des 70 % : si quelqu'un peut accomplir une tâche au moins 70 % aussi bien que vous, elle doit être déplacée vers le quadrant "Déléguer". Cela vous libère pour des tâches que vous seul pouvez réaliser.

3. Le "Fantôme de l'Élimination" : Nous plaçons souvent les "réseaux sociaux" dans le quadrant "Ne pas faire", mais nous le faisons quand même. Utilisez plutôt ce quadrant pour identifier les tâches de "Procrastination productive" comme "Sur-organiser des fichiers" ou "Vérifier des statistiques mineures" qui semblent être du travail mais n'apportent pas de résultats significatifs.

Pourquoi utiliser le modèle de matrice d’Eisenhower ?

Un modèle de matrice d’Eisenhower peut être particulièrement utile pour plusieurs raisons :

1. Priorisation : Il aide à concentrer votre attention sur les tâches les plus importantes, augmentant ainsi la productivité en gardant les tâches vitales au premier plan.

2. Délégation : Le modèle identifie clairement les tâches pouvant être déléguées, favorisant ainsi un travail d’équipe efficace et une gestion du temps optimale.

3. Réduction du stress : En catégorisant les tâches, la matrice réduit la surcharge des longues listes de tâches, ce qui diminue l’anxiété et offre une voie claire pour agir.

4. Gestion du temps : Elle vous permet d’identifier les tâches qui ne devraient pas consommer un temps précieux, facilitant ainsi l’utilisation plus efficace de vos heures de travail.

5. Planification stratégique : La matrice soutient la planification à long terme en distinguant les tâches nécessitant une attention immédiate de celles qui contribuent aux objectifs à long terme.

FAQ sur le Modèle de matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower peut-elle être utilisée pour des projets d’équipe ?

Absolument. La matrice ne se limite pas à la gestion des tâches individuelles. C’est un outil puissant pour permettre aux équipes de s’aligner sur les priorités et de s'assurer que tout le monde se concentre sur les bonnes tâches.

La matrice est-elle adaptée à un usage personnel et professionnel ?

Oui, la matrice d’Eisenhower est polyvalente et peut être utilisée dans des contextes personnels et professionnels pour gérer efficacement n’importe quel type de tâche.

À quelle fréquence la matrice doit-elle être mise à jour ?

Il est conseillé de revoir et de mettre à jour la matrice régulièrement, idéalement au début de chaque jour ou semaine, pour refléter l’évolution des priorités et des tâches.

Comment gérer les tâches qui restent dans "Planifier" pendant des semaines ?

C'est un signe de "Négligence du Quadrant 2". Si une tâche reste dans "À planifier" pendant plus de deux semaines, elle doit soit être déplacée vers "À faire en priorité" (car elle est devenue urgente), soit être déplacée vers "À ne pas faire" (car elle n'était manifestement pas si importante).

Y a-t-il un format préféré pour présenter les informations dans le modèle ?

Il est essentiel de garder votre Matrice d’Eisenhower organisée, claire et facile à lire. Miro vous permet d'ajouter des éléments visuels et de colorier les pense-bêtes pour une meilleure visibilité.