Modèle Matrice Eisenhower
Priorisez les tâches en fonction de l'urgence ou déléguez comme un pro
À propos du modèle de Matrice Eisenhower
Nous sommes tous passés par là : vous vous asseyez pour commencer votre journée et vous êtes tellement submergé par les tâches que vous devez accomplir que vous ne savez pas par où commencer. Les emails s'accumulent, vous avez des courses à faire. … Comment faites-vous le tri dans le chaos ? Découvrez la matrice d'Eisenhower : un cadre de prise de décision conçu par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower.
Continuez à lire pour en savoir plus sur la matrice d'Eisenhower
Qu'est-ce qu'une matrice d'Eisenhower ?
La matrice d'Eisenhower vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Au lieu de lutter pour déterminer dans quel ordre vous devez effectuer vos tâches ; décidez lesquelles sont urgentes, lesquelles peuvent être déléguées et lesquelles sont facultatives.
Comme son nom l'indique, la matrice d'Eisenhower est basée sur des principes créés par le président Dwight D. Eisenhower. Eisenhower était connu pour avoir établi des priorités en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette règle empirique simple mais puissante a ensuite été systématisée dans une matrice.
Quand utiliser une matrice d'Eisenhower ?
Pour commencer votre journée, vous trouverez peut-être utile de tracer deux matrices d'Eisenhower, une pour vos tâches personnelles et une pour vos tâches professionnelles. Limitez-vous à un maximum de huit tâches par quadrant, et avant d'en ajouter une autre, demandez-vous si vous devez d'abord terminer les premières.
Mettez à jour vos matrices tout au long de la journée. Mais attention à ne pas leur consacrer trop de temps. Tout le monde a tendance à tergiverser en faisant des listes de choses à faire ! Allouez un certain temps à votre matrice, peut-être cinq ou dix minutes le matin et cinq ou dix autres minutes au déjeuner, pour éviter de trop y penser.
Créez votre propre matrice d'Eisenhower
Créer votre propre matrice d'Eisenhower est facile. L'outil du tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour le créer et le partager. Commencez par sélectionner le modèle de matrice d'Eisenhower, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Remplissez le quadrant « À faire » en premier : les tâches dans le quadrant supérieur gauche sont les plus importantes. Elles doivent être faites aujourd'hui. Par exemple, répondre à un email urgent de votre patron ou prendre rendez-vous chez le médecin.
Remplissez le quadrant « Planifier » : les tâches dans le quadrant supérieur droit sont importantes, mais pas urgentes. Ce sont des choses que vous pouvez planifier pour l'avenir et que vous devez mettre dans votre calendrier. Reprendre contact avec un ami ou retrouver votre collègue pour parler d'un sujet non urgent peut entrer dans cette catégorie. La majeure partie de vos tâches doit se trouver dans ce quadrant.
Remplissez le quadrant « Déléguer » : le quadrant inférieur gauche est réservé aux tâches qui ne sont pas aussi importantes que les tâches urgentes, mais qui doivent quand même être effectuées rapidement. Assurez-vous de faire le suivi des tâches déléguées, pour vous assurer qu'elles ont été exécutées correctement. Si quelqu'un vous appelle pour participer à une réunion, par exemple, vous pouvez déléguer la tâche en demandant à un coéquipier de participer à la réunion à votre place.
Remplissez le quadrant « Ne pas faire » : le quadrant inférieur droit est réservé aux tâches que vous n'avez pas du tout besoin de faire. Pensez aux tâches que vous pouvez reporter et qui vous empêchent de finir les tâches les plus importantes. Des choses comme passer du temps sur les réseaux sociaux peuvent entrer dans cette catégorie.
Réévaluez votre matrice tout au long de la journée : itérez sur votre matrice au besoin. Vos priorités peuvent changer au cours de la journée ; alors n'hésitez pas à utiliser le modèle pour ajouter, déplacer ou modifier rapidement des tâches à mesure que votre emploi du temps évolue.
Matrice Eisenhower vs Matrice de priorisation : laquelle choisir ?
Même si ces deux matrices ont toutes deux pour objectif d'analyser des priorités, elles comportent également des différences dans leur méthode d'utilisation.
La matrice Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d'urgence/importance, classe les tâches en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important. Contrairement à une matrice de priorisation qui prend en compte les deux aspects (importance et urgence) pour chaque tâche, la matrice Eisenhower met l'accent sur la distinction entre l'urgence et l'importance. Son objectif est d'aider à déterminer quelles tâches doivent être réalisées immédiatement, planifiées pour plus tard, déléguées ou éliminées en fonction de leur importance et de leur urgence.
L'utilisation de la matrice d'Eisenhower est particulièrement appropriée dans ces deux cas :
Gestion du Temps Personnel : pour la gestion efficace du temps personnel, la matrice Eisenhower peut aider à distinguer entre les tâches urgentes et importantes et celles qui ne le sont pas. Par exemple, un étudiant peut utiliser cette matrice pour planifier ses études en identifiant les devoirs à rendre à court terme et les projets de recherche à entreprendre à plus long terme.
Gestion des Tâches Quotidiennes : dans un environnement professionnel ou personnel, la matrice Eisenhower peut être utilisée pour prioriser les tâches quotidiennes en fonction de leur impact et de leur urgence. Par exemple, un chef d'entreprise peut utiliser cette matrice pour déterminer quelles réunions sont essentielles à son rôle et quelles tâches administratives peuvent être déléguées à son équipe.
La matrice de priorisation, elle, sera idéale pour hiérarchiser les tâches dans les projets et pour prendre des décisions complexes.
La matrice d'Eisenhower peut-elle être utilisée pour des projets d'équipe ?
Absolument. La matrice ne se limite pas à la gestion des tâches individuelles. C'est un outil puissant qui permet aux équipes de s'aligner sur les priorités et de s'assurer que tout le monde se concentre sur les bonnes tâches.
La matrice est-elle adaptée à un usage personnel et professionnel ?
Oui, la matrice d'Eisenhower est polyvalente et peut être utilisée dans des contextes personnels et professionnels pour gérer efficacement tout type de tâche.
À quelle fréquence la matrice doit-elle être mise à jour ?
Il est recommandé de revoir et de mettre à jour la matrice régulièrement, idéalement au début de chaque journée ou de chaque semaine, afin de refléter l'évolution des priorités et des tâches.
Existe-t-il un format privilégié pour la présentation des informations dans le modèle ?
Il est essentiel que votre matrice Eisenhower soit organisée, claire et facile à lire. Miro vous permet d'ajouter des éléments visuels et de donner un code de couleur aux post-its virtuels pour une meilleure visibilité.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle de Personas
Idéal pour:
Marketing, Desk Research, Expérience client
Une persona est un outil pour représenter et synthétiser un public cible pour votre produit ou service que vous avez recherché ou observé. Que vous soyez dans le marketing de contenu, le marketing de produits, la conception ou la vente, vous travaillez avec une cible en tête. Peut-être que c'est votre client ou votre prospect. Peut-être que c'est une personne qui bénéficiera de votre produit ou service. Habituellement, c'est toute une collection de personnalités et de besoins qui se croisent de manière intéressante. En distillant vos connaissances sur un utilisateur, vous créez un modèle de la personne que vous espérez cibler : c'est une persona.
Modèle Plan d'Action Correctif
Idéal pour:
Gestion de projet, Opérations, Planification Stratégique
Pour un manager ou un responsable RH, c'est la partie la moins amusante du travail : documenter les problèmes de performance d'un employé et en parler directement à celui-ci. Un plan d'action correctif rend cette tâche difficile un peu plus facile en plaçant ces problèmes dans un cadre professionnel et documenté. De cette façon, le processus, les prochaines étapes et les détails des conversations sont tous clairement documentés. Ce modèle vous permettra d'éliminer les problèmes de communication, d'aligner vos attentes et de fournir des instructions étape par étape à votre employé.
Modèle Diagramme en Oeil de Bœuf
Idéal pour:
Diagrammes, Prioritisation, Gestion de projet
Lorsque vous êtes une organisation en pleine croissance, chaque décision peut donner l'impression qu'elle a des conséquences décisives, ce qui peut entraîner une paralysie décisionnelle, une incapacité à établir des priorités, des réunions inefficaces et même un moral bas. Si cela vous ressemble, utilisez un diagramme en œil de bœuf. Fidèle à son nom, un diagramme en œil de bœuf utilise un modèle de cercles concentriques pour aider les entreprises à établir des priorités, à prendre des décisions critiques ou à discuter de la façon de supprimer ou de surmonter des obstacles.
Modèle Conversion Funnel Backlog
Idéal pour:
Decision Making, Product Management, Prioritization
Si vous travaillez sur un produit qui a des taux de conversion clairs, cela peut aider à structurer votre backlog autour du funnel de conversion pour vous garantir d'atteindre votre public. La création d'un conversion funnel backlog permet de rassembler des informations sur les éventuelles difficultés rencontrées dans votre backlog et sur des opportunités de croissance. Une fois que vous avez identifié ces informations, il devient plus facile de les hiérarchiser. Vous et votre équipe pouvez utiliser le conversion funnel backlog pour vous concentrer sur la conversion, la rétention et l'orientation de vos utilisateurs, ou pour ajuster votre flux de travail dans des produits plus développés.
Modèle Méthode MoSCoW
Idéal pour:
Ideation, Operations, Prioritization
Garder une trace de vos priorités est un véritable défi pour les projets de grande envergure, surtout lorsque beaucoup d'objectifs à atteindre sont fixés. La méthode MoSCoW est conçue pour vous aider à le faire. Cette technique puissante est construite sur un modèle matriciel divisé en quatre segments : Must Have, Should Have, Could Have, and Won’t Have (qui forme l'acronyme MoSCoW). En plus de vous aider à évaluer et à suivre vos priorités, cette approche est également utile pour présenter les besoins de l'entreprise à un public et collaborer sur les objectifs à atteindre avec un groupe de parties prenantes.
Modèle Matrice des Risques
Idéal pour:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Une matrice des risques, également appelée matrice de probabilité, matrice d'évaluation des risques ou matrice d'impact, est un outil qui vous permet d'évaluer un risque global en visualisant des risques potentiels dans un diagramme. L'outil vous permet d'évaluer la gravité d'un risque potentiel en fonction de la probabilité que le risque puisse se produire. Les matrices des risques sont utiles pour la gestion des risques car elles montrent visuellement les risques impliqués dans une décision. Cela vous permet d'éviter les pires scénarios en préparant des plans d'urgence ou d'atténuation.