Scope Check Canvas

Die meisten Projekte beginnen mit Optimismus und Annahmen und stoßen dann um Woche drei auf die Realität. Zu diesem Zeitpunkt hast du bereits Ressourcen zugeteilt, Stakeholder informiert und Versprechen gemacht. Der Scope Check hilft dir, diese Probleme vor dem Start aufzudecken, nicht danach.

Was ist der Scope Check?

Scope Check ist ein zweistündiger Validierungsworkshop, der Projektideen einem Stresstest unterzieht, bevor Ressourcen gebunden werden. Er ist darauf ausgelegt, ungetestete Annahmen aufzudecken, versteckte Risiken zu erkennen und eine ehrliche Abstimmung zwischen den Stakeholdern zu schaffen – das alles in weniger als zwei Stunden.

Das Template führt durch 10 gezielte Abschnitte, die die kritischen Fragen beantworten, die die meisten Kick-off-Meetings überspringen:

• Problemüberprüfung - Verstehen wir vollständig, was gelöst werden muss?

• Schlüsselpersonen - Wer muss diese Arbeit unterstützen?

• Technische Machbarkeit - Ist die Lösung technisch möglich?

• Veränderungskapazität - Können wir diese Veränderung bewältigen?

• Wertüberprüfung - Ist es wert, dies zu verfolgen?

• Ressourcenrealität - Haben wir, was wir brauchen?

• Frühwarnzeichen - Was könnte schon früh schiefgehen?

• Freigabeprüfung - Sind wir bereit, fortzufahren?

• Erfolgssignale - Wie sieht Erfolg aus?

• Neue Normalität - Wie wird sich die Arbeit verändern?

Wer kann diese Scope Check-Vorlage nutzen?

Diese Vorlage eignet sich für:

• Projektmanager, die neue Initiativen starten und eine Abstimmung mit Stakeholdern benötigen

• Produktmanager, die prüfen, ob eine Funktion machbar ist, bevor sie in die Roadmap aufgenommen wird

• Business-Analysten, die Anforderungen validieren, bevor sie in die detaillierte Spezifikation eintauchen

• Moderatoren, die Teams durch Abstimmungsprozesse führen

• Funktionsübergreifende Teams, die mit unklarem Umfang, konkurrierenden Prioritäten oder nicht übereinstimmenden Erwartungen konfrontiert sind

• Führungsteams, die Entscheidungen über strategische Initiativen treffen müssen

Die besten Ergebnisse erzielen Sitzungen mit 3-5 Personen, die das Thema verstehen, einschließlich Entscheidungsträgern, technischen Experten und denjenigen, die die Arbeit tatsächlich erledigen werden.

Wann sollte dieses Scope Check Template verwendet werden?

Verwende Scope Check, wenn:

• Du beginnst eine neue Initiative, aber die Stakeholder sind sich uneinig darüber, welches Problem gelöst werden soll

• Du startest ein Projekt, bemerkst jedoch unausgesprochene Bedenken

• Stakeholder sind begeistert von einer Idee, haben jedoch die Annahmen nicht getestet

• Du musst Risiken und Blockaden aufdecken, bevor sie das Projekt zum Scheitern bringen

• Das Team diskutiert immer wieder über den Umfang, ohne Klarheit zu erreichen

• Du benötigst eine strukturierte Methode, um zu entscheiden: grünes Licht, überarbeiten oder stoppen

• Die Führung fragt: "Sind wir bereit?" und du bist dir nicht sicher, wie du antworten sollst

Wie man dieses Scope-Check-Template nutzt

Zwei-Sitzungs-Fluss

Das Template ist so konzipiert, dass es in zwei fokussierten Sitzungen durchgeführt wird, mit Zeit dazwischen, damit sich die Einblicke setzen können.

Sitzung 1: Brainstorm (60-75 Minuten)

Bearbeite die Abschnitte 1-7 jeweils in 10-15 Minuten Blöcken. Nutze die Starterfragen, füge Notizen hinzu, und suche nach Lücken – nicht nach Konsens. Notiere deine drei wichtigsten Einblicke pro Abschnitt.

• Problem Check – Welches genaue Problem lösen wir und warum gerade jetzt?

• Key Players – Wer hat am meisten zu gewinnen? Wo liegt der Widerstand?

• Technical Viability – Welche technischen Grundlagen müssen vorhanden sein?

• Change Capacity – Welche anderen Veränderungen sind in Bearbeitung? Können wir das bewältigen?

• Value Check – Welche konkreten Vorteile würde dies bringen?

• Resource Reality – Welche Fähigkeiten benötigen wir tatsächlich? Wo liegen die Lücken?

• Red Flags – Welche Annahmen müssen getestet werden? Was könnte das Vorhaben entgleisen lassen?

Zwischen den Sitzungen: Lassen Sie es sich setzen (1-2 Tage)

Gib dem Team Zeit, das Aufgetretene zu verarbeiten. Ehrliche Gespräche müssen sich setzen können.

Sitzung 2: Destillieren (30-45 Minuten)

Arbeite die Abschnitte 8-10 in 10-15-minütigen Blöcken ab. Fokus einengen, Bereitschaft bewerten, über nächste Schritte einigen. Ziel ist Klarheit.

• Freigabe-Check – Was fehlt noch? Welche Risiken sind noch nicht angesprochen?

• Erfolgssignale – Welche Kennzahlen würden den Erfolg belegen?

• Neues Normal – Welche Rollen müssen sich ändern? Welche neuen Fähigkeiten müssen die Teams entwickeln?

Ende mit einer Entscheidung: Freigabe, Ansatz überarbeiten oder Aufhören.

Was dieser Scope-Check Ihnen ermöglicht

Nach zwei fokussierten Sitzungen verlässt Ihr Team die Sitzung mit:

• Aufgedeckte Annahmen, die später Probleme verursachen würden

• Ehrliche Bewertung der technischen Machbarkeit und Ressourcenlücken

• Abgestimmte Stakeholder, die Bedenken offen geäußert haben

• Klares Verständnis davon, wie Erfolg aussieht

• Dokumentierte Risiken und wie Sie diese angehen werden

• Eine fundierte Entscheidung über die Projektfreigabe oder -ablehnung, gestützt auf Beweise

Was in diesem Template enthalten ist

Hier beginnen

Schneller Überblick und Anweisungen, um Ihr Team zu orientieren

Workshop Spickzettel

Vorbereitungstipps, Grundregeln, Session-Zeitplanung und Aktionen nach dem Workshop

Scope Check Canvas

10 strukturierte Abschnitte mit Einstiegsfragen zur Diskussionserleichterung

Angewandtes Beispiel

Demonstration mit echten Notizen anhand eines Lead-Scoring-Szenarios, damit Sie sehen, wie ein gutes Beispiel aussieht

Navigationsrahmen

Schnellzugriffe zum Navigieren zwischen den Abschnitten

Tipps zur Moderation mit diesem Template

Bereitet euch vor dem Workshop vor – Lade 3-5 Personen ein, die mit dem Thema vertraut sind. Bitte sie, wichtige Dokumente, Hindernisse und Erkenntnisse mitzubringen. Liste bekannte Einschränkungen oder Fristen im Voraus auf.

Ehrlichkeit vor Höflichkeit – Probleme, die in Kick-off-Meetings verborgen bleiben, führen zu Desastern bei der Umsetzung. Schaffe Raum, damit Bedenken geäußert werden können.

Grundregeln, die zählen:

• Keine falschen Antworten – Jede Perspektive zählt, besonders die unbequemen.

• Beweis > Meinung – "Ich denke, das wird funktionieren" unterscheidet sich von "Ich habe gesehen, dass das funktioniert, weil..."

• Sei spezifisch, vermeide Allgemeinheiten – Statt "Nutzer wollen bessere Berichte" sage "Manager verbringen wöchentlich 3 Stunden damit, Tabellenkalkulationen zu korrigieren".

• Annahmen aufspüren – Wenn du "wahrscheinlich" oder "sollte" hörst, markiere es als zu testende Annahme.

• Unstimmigkeiten festhalten – Wenn Stakeholder anderer Meinung sind, ist das ein Risikosignal. Dokumentiere es anstatt es zu beschönigen.

Diskussionen zeitlich begrenzen – Jeder Abschnitt bekommt insgesamt 10-15 Minuten (10 Minuten Diskussion, 5 Minuten um die Top 3 Einblicke zu synthetisieren). Stelle einen sichtbaren Timer.

Schaue nach Lücken, nicht Konsens – In Sitzung 1 geht es darum, offene Fragen, Risiken und unterschiedliche Perspektiven hervorzuheben. Es wird auf Breite, nicht auf Einigkeit abgezielt.

Lass Einblicke zwischen den Sitzungen sacken - Die Zeit zwischen den Sitzungen ist wichtig. Die Menschen brauchen Raum, um unangenehme Wahrheiten zu verarbeiten.

Nutzt das durchgearbeitete Beispiel - Wenn dein Team mit diesem Ansatz noch nicht vertraut ist, geht zuerst das Beispiel durch, damit sie das geforderte Detailniveau verstehen.

Warum dieser Ansatz funktioniert

Traditionelle Projekt-Kick-offs konzentrieren sich auf Zeitpläne, Lieferungen und Optimismus. Der Scope Check fokussiert auf die unangenehmen Fragen, die meist zu spät gestellt werden.

Indem zwei kurze Sitzungen mit Zeit dazwischen durchgeführt werden, gibt man den Teams den Raum, ehrlich über Bedenken zu sprechen, die sie in einem einzigen unter Druck geführten Meeting möglicherweise nicht äußern würden. Das Ergebnis ist eine klare, selbstbewusste Entscheidung, die auf Beweisen und nicht auf Enthusiasmus beruht.

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Der Scope Check ist Teil einer umfassenderen Validierungsmethodik, funktioniert aber auch perfekt als eigenständiges Werkzeug für Teams, die eine ehrliche Abstimmung benötigen, bevor sie sich auf ein Projekt festlegen.