Dieses Flussdiagramm stellt den internen Team-Workflow für Aufgaben dar, die durch den Projektmanager (PM) initiiert und verwaltet, einem Teammitglied zugewiesen und bis zur Fertigstellung durchgeführt werden. Es beschreibt den strukturierten Prozess, dem unser Team folgt, um Klarheit, Verantwortlichkeit und Qualität vom Beginn der Initiierungsphase bis zur abschließenden Lieferung sicherzustellen. Der Workflow umfasst die Schritte 1 bis 7 und zeigt, wie Aufgaben effizient zwischen Rollen bewegt werden, während eine starke Kommunikation beibehalten wird.
Der Prozess beginnt in der Initiierungsphase, wenn eine Aufgabe oder Anfrage vom PM identifiziert und überprüft wird. In dieser Phase bewertet der PM die Details, klärt bei Bedarf den Umfang und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen dokumentiert sind. Sobald die Anfrage klar definiert ist, erstellt der PM die Aufgabe und weist sie dem entsprechenden Teammitglied zu, wobei Prioritäten und Fristen festgelegt werden, um sich mit den allgemeinen Projektzeitplänen abzustimmen.
Nach der Zuweisung beginnt das Teammitglied mit der Arbeit und aktualisiert den Aufgabenstatus entsprechend, um Transparenz zu gewährleisten. Fortschrittsaktualisierungen und Vorschauen können intern geteilt werden, um die Ausrichtung zu bestätigen, bevor es weitergeht. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Arbeit den Erwartungen entspricht und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Überarbeitungen später im Prozess.
Vor Abschluss führt der PM eine interne Überprüfung durch, um die Genauigkeit, Qualität und Übereinstimmung mit der ursprünglichen Anfrage zu verifizieren. Falls Anpassungen erforderlich sind, wird die Aufgabe zur Verfeinerung wieder an das Teammitglied zurückgegeben. Nach der Genehmigung geht die Aufgabe in die Finalisierungsphase über.
Die abgeschlossene Phase markiert den formalen Abschluss der Aufgabe. An diesem Punkt werden die Ergebnisse bestätigt, der Status wird aktualisiert und die Dokumentation wird abgeschlossen. Dieser strukturierte Workflow fördert Effizienz, reduziert Missverständnisse und schafft ein wiederholbares System, das eine konsistente Projektausführung von Anfang bis Ende unterstützt.