議事録テンプレート
Miro の議事録テンプレートを使って、会議中に議論された内容をわかりやすく記載し、自分自身やチームメンバーが正しい情報にアクセスしやすいように記録として残しましょう。
議事録テンプレートとは？
多くのビジネスパーソンが、毎日複数の会議を行っていることでしょう。
一日中重要な会議に出入りしていると、誰が何を言ったか、全員がどんな目標に合意したかを記憶しておくことは難しくなります。
そのため、重要となるのが議事録です。単純に会話録を残すだけではなく、会議のアジェンダ、議論中のこと、合意が取れたこと、次のアクションプランなど、ポイントを抑えて記録しやすく作られたものが、この議事録テンプレートです。
こんな人におすすめ
議事録テンプレートはどのようなチームにも必要不可欠なテンプレートだと言えます。
特に関係者が多いチームなどは、参加者の共通認識をとっていくためにも会議で議論した内容を記録することは重要です。
また、議事録テンプレートを活用することで、アクションアイテム、期限、担当者なども明確に記録することができ、誰が見ても共通項目を確認しやすい仕様になっています。
また誰が議事録を担当しても同様の項目を記録することができるので、チームでの活用にも最適です。
議事録テンプレートの使い方
議事録テンプレートの効果的な活用方法を説明します。
1. 会議開始前に議事録を記入する人(記録係)を決める
記事録は誰が記入しても問題がないですが、誰が責任を持って書き留めるかということは明確にすることをおすすめします。
記録係は一言一句を書き留める必要はなく、まずは議事録テンプレートの項目で用意されている項目に沿って記録することをやってみましょう。
わかりやすい議事録に近づくことができるはずです。
2. Miro の議事録テンプレートをリアルタイムでシェアしながら記録する
Miroの議事録テンプレートはボードをチームと共有することが可能です。
オンラインホワイトボードであることを活かして、オンラインの会議であれば画面シェアをしながら実際のホワイトボードのように活用することも良いでしょう。
会議参加者が議事録を目にしながら会議に参加できることで、現時点で何が決まっていて、何を議論する必要があるのか、会議進行の交通整理もできます。
3. 会議の最後に、議事録に記録したポイントを見直す
記録係は、会議の終盤に、取り上げた最も重要なポイント、会議中に行った意思決定、未確定で今後意思決定が必要な項目、アクションプランとその担当者と期限が明記されているか見直しましょう。
会議のふりかえり用テンプレート
活躍するシチュエーション:
チームミーティング, ブレインストーミング
多忙なスケジュールになると、「実践による学習」が、デフォルトの学習方法になります。そのため、チームは、ふりかえりや聞き取りといった他の重要な方法によって学習する時間を作ります。「学習者」（チームの残りの他のメンバーと共有するチームメンバー）が主導する会議のふりかえりを使用すれば、チームメンバーはクライアントのビジネスや内部事業計画に関する新しい情報を共有し合うことができます。さらに、問題の解決手段を模索して、その解決手段の発見の参考になるであろう本やポッドキャストを他のメンバーと共有することもできるようになります。会議でのふりかえりは、異なる知識レベルにいるチームメンバーが、お互いの長所や専門知識を共有し高め合う機会として非常に役立ちます。
是正措置計画テンプレート
活躍するシチュエーション:
オペレーション, 戦略プランニング, プロジェクト管理
マネージャーや人事リーダーにとって、従業員の業績課題を記録することや、それを直接その従業員に話すことは、最も気が進まない仕事です。是正措置計画を使用すれば、専門の記述式フレームワークに記載することで、その困難なタスクをも少しは作業しやすくなります。そうすることで、プロセス、次のステップ、会話の詳細をすべて明確に記録することができます。このテンプレートでは、気の進まないコミュニケーションを排除し、期待値を調整し、従業員に段階的に指示を行うことができます。
SMART 目標テンプレート
活躍するシチュエーション:
優先順位付け, 戦略プランニング, プロジェクト管理
目標を設定することは、励みにもなりますが、圧倒されてしまうこともあります。目標達成に必要なすべてのステップを想定することは困難なため、大きすぎる目標を設定したり、達成が不可能な目標を設定してしまうことがあります。SMART は、成功に必要な目標を設定するためのフレームワークです。SMART は、Specific（具体性）、Measurable（測定可能性）、Attainable（達成可能性）、Relevant（妥当性）、Timely（時間制約性）の略です。これらの要素を念頭に置くことで、達成可能で明確な目標を確実に設定することができます。SMART モデルは、目標を設定するときにいつでも利用できます。また、目標の見直しや改善にも SMART を利用することできます。
プロジェクトステータスレポート用テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト計画, 戦略プランニング, プロジェクト管理
プロジェクトステータスレポートは、簡潔でタイムリーなドキュメントで、プロジェクトの関係者は何が、なぜ起きているかを把握し、情報を共有することができます。このドキュメントを作成し、チームメンバーを加え、タイムリーで適切なレポートを作成することもできます。プロジェクトステータスレポートでは、プロジェクト計画とプロジェクトの現状を比較することが理想的です。このレポートでは、問題が発生しても、目標を達成する方法を高レベルで追跡します。また、予算やガバナンスを管理する重役レベルのオーディエンスも読む可能性が高く、重要な問題に集中してレポートを作成するのに役立ちます。
『Love Bomb』アイスブレイクテンプレート
活躍するシチュエーション:
Icebreakers
Miro の『Love Bomb（ラブ・ボム）』アイスブレイクテンプレートを使用して、参加メンバーの距離を一気に縮めましょう！チームメンバーやプロジェクトメンバーどうしで素直な気持ちや感謝の言葉の交換を促すことができます。
BPMN テンプレート
活躍するシチュエーション:
マッピング, 図表作成, 経営管理
BPMN テンプレートを活用すると、ビジネスプロセスを把握し、全体像を捉えることができます。このテンプレートは、ボトルネックを特定し、業務運用を効率化するのに最適です。BPMN 手法は、ビジネスプロセスを管理する際の共通言語となり、複数の産業が管理ツールとして使用しています。プロジェクトマネージャーやビジネスアナリスト、 IT 管理者は、BPMN プロセスフロー図を使用してプロジェクトを管理し、プロセスフローを視覚的に表現し、プロセス制約を把握します。組織のアジリティ改善に、ぜひお試しください。