議事録テンプレート

議事録テンプレートについて

誰かに一週間にどれくらいの会議があるか聞かれた場合、注意を払っていないからではなく、会議が多すぎるために答えづらいかもしれません。一日中重要な会議を出たり入ったりしていると、誰が何を言ったのか、全員が何の目標に同意したのかを覚えておくのが難しいことがあります。

議事録は、会議の記録に過ぎません。ほとんどのチームは各会議の開始時に記録者を指名することを好みます。これにより、誰もが手当たり次第に内容を記録しようとする代わりに、一人が会議の内容をまとめることに集中できます。多くのチームでは、全員が会議に平等に関与できるように、記録者を交代で担当します。

議事録テンプレートは誰が使うべきですか？

会議中の出来事を記録に残したいチーム。これは、特にアクションアイテム、期限、および決定事項がある会議において重要です。一人の人に責任を持たせることもできますし、担当を交代させて毎回異なる人が議事録を更新するようにすることもできます。 

議事録の作成方法

ステップ 1： 会議の前に記録者を指名します。

ステップ 2： 会議で取り上げるトピックを決めます。記録者はこれらのトピックをメモすることができます。

ステップ 3： 会議中、メモ取り係に前回の会議のノートを要約してもらい、スタート地点を提供してもらいましょう。

ステップ 4: メモ取り係には、参加者の名前、アジェンダの時間、アクションアイテムと期日、そして会議での主なポイントを記録してもらいましょう。

ステップ 5： 会議が進行する中で、メモ取り係は参加者が行った決定事項、カバーされた最重要ポイント、および将来の決定が必要な事項を引き続き記録できます。

ステップ 6: 場合によっては、メモ取り係が会議のメモをチームと共有できます。

会議メモテンプレートはどのように使用しますか？

既成のテンプレートから始め、ニーズに合わせて自由に変更してください。ボードにメンバーを招待して、共同作業をしましょう。他の人の意見を求める必要がある場合は、@メンションやビデオチャットを利用しましょう。ドキュメント、写真、動画、PDF などの他のファイルタイプをアップロードして、すべての関連情報を一か所にまとめて保管することができます。