À propos du modèle Lean Coffee
Lean Coffee est un format innovant qui permet aux participants d’animer des réunions sans animateur ni ordre du jour. La structure émerge naturellement des besoins des personnes présentes, ce qui donne une réunion enrichissante où chacun peut s’exprimer.
Qu’est-ce que Lean Coffee ?
La méthode Lean Coffee est une nouvelle façon d’organiser les réunions. L’objectif est d’optimiser le temps de chacun et d’utiliser un ordre du jour convenu par tous pour garantir l’engagement de chacun.
Et vous n’avez même pas besoin de café ! (Même si cela peut aider).
Bien qu’il puisse sembler impossible d’organiser une réunion sans animateur ni planification préalable, le format Lean Coffee simplifie la démarche. Chacun peut proposer autant de sujets qu’il souhaite, puis les participants votent pour ceux qu’ils veulent aborder.
Chaque sujet bénéficie au départ d’une timebox de cinq minutes. À la fin de ces cinq minutes, un vote à la majorité détermine s’il faut poursuivre la discussion ou passer au sujet suivant.
Puisque tout le monde vote, personne ne risque de prendre le dessus, ce qui encourage le partage de points de vue différents.
Quand utiliser Lean Coffee
Lean Coffee, au fond, n’est qu’un ensemble de règles qui imitent et gamifient le rythme naturel des échanges. À ce titre, il peut s’appliquer à pratiquement n’importe quel groupe social formel. Il fonctionne aussi dans tous les environnements, des salles de réunion d’entreprise aux cafés et aux bars. On peut même les organiser à distance en invitant tout le monde sur un tableau Miro avec le modèle Lean Coffee.
Une réunion Lean Coffee peut également porter sur n’importe quel sujet, mais elle est particulièrement utile pour des séances de brainstorming en équipe ou pour des rétrospectives. Dans un brainstorming Lean Coffee, chaque sujet proposé doit être une idée en rapport avec le thème général. Lors d’une rétrospective, chaque sujet correspond à un enseignement que le participant estime que l’équipe devrait retenir.
Ces sessions fonctionnent mieux en petits groupes (idéalement 10 personnes ou moins), que ce soit comme un essai ponctuel ou sur une cadence régulière (par exemple deux fois par semaine).
Vous pouvez aussi utiliser Lean Coffee comme outil pédagogique. Si, par exemple, des membres de votre équipe découvrent une méthodologie comme Agile ou Scrum, vous pouvez organiser un Lean Coffee sous forme de « séance éclair » pour mettre tout le monde à niveau sur les concepts essentiels.
Comment animer un Lean Coffee
Créer votre propre réunion Lean Coffee est facile. Miro est l’outil idéal pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle Lean Coffee, puis suivez les étapes suivantes.
Choisissez un thème. Cette étape est facultative, mais elle peut aider les participants qui ont du mal à trouver des sujets. Si vous organisez un Lean Coffee pour un brainstorming ou une rétrospective, le thème est déjà défini au départ.
Rassemblez vos sujets de discussion dans la première colonne. Demandez à chacun d’ajouter des pense-bêtes avec les sujets qu’il souhaite aborder. Formulez les sujets de façon concise et précise pour faciliter la lecture. Certains participants n’auront que des “thèmes” généraux, d’autres proposeront des idées précises à développer. Les deux sont bienvenus.
Priorisez les sujets par vote. Utilisez des émojis pour “voter par points” (deux à trois votes par personne) pour sélectionner vos sujets préférés. Les personnes peuvent répartir leurs votes entre plusieurs sujets ou les concentrer sur un seul. Utilisez le Minuteur de compte à rebours de Miro pour limiter le vote à moins de trois minutes. Une fois l’ordre du jour constitué, déplacez le premier sujet dans la colonne suivante.
Démarrez votre minuteur et commencez la discussion. Le groupe peut commencer à aborder les sujets par ordre de popularité. La personne qui a proposé un sujet peut le présenter en profondeur.
Utilisez le vote à la majorité pour décider de poursuivre, d’arrêter ou de signaler un avis partagé sur la discussion d’un sujet. Après cinq minutes, le groupe peut voter pour savoir s’il convient de continuer la discussion ou de passer au sujet suivant. Répétez si nécessaire pour approfondir la discussion ou pour avancer. Il est important de définir des timeboxes pour les discussions afin que chacun puisse contribuer et participer.
Lorsque vous passez d’un sujet à l’autre, mettez à jour les colonnes en conséquence. Pour aider chacun à suivre les différents sujets, déplacez les pense-bêtes vers “En cours de discussion” ou “Discutés”.
Concluez la réunion et faites en sorte que chacun partage un insight. Consacrez les cinq dernières minutes du Lean Coffee pour demander à chaque personne de partager son insight ou un enseignement clé. Si la majorité du groupe souhaite organiser à nouveau une session Lean Coffee, reprogrammez-la dans un avenir proche.
FAQ du modèle Lean Coffee
Pourquoi cela s’appelle-t-il Lean Coffee ?
Le terme « Lean Coffee » évoque l’efficacité dans une ambiance détendue. « Lean » signifie que la réunion ne fera perdre le temps de personne, et « Coffee » laisse entendre qu’elle sera conviviale et agréable. Bien sûr, ce sont les participants qui doivent veiller à ce que le nom soit fidèle.
Quel est l’objectif d’un Lean Coffee ?
Un Lean Coffee crée un espace de discussion structuré sans enfermer les participants dans un ordre du jour établi par quelqu’un d’autre. Quel que soit le sujet, un Lean Coffee est conçu pour permettre à chacun d’aborder ses préoccupations et centres d’intérêt.
Comment organiser une session Lean Coffee virtuelle ?
Utilisez l’espace de travail collaboratif de Miro pour que chaque participant voie le même tableau blanc. Avant la réunion, assurez-vous que chacun sait créer des pense-bêtes et voter à l’aide d’émojis. Cela fera gagner du temps pendant le Lean Coffee.
Comment organiser un Lean Coffee consacré à une rétrospective ?
Un Lean Coffee consacré à une rétrospective est identique aux autres, sauf que le sujet global porte sur un projet ou une initiative qui vient de se terminer. Les sujets doivent concerner des enseignements à retenir issus de l’effort achevé.
