À propos du modèle d’ordre du jour
Il n’y a rien de pire qu’une réunion sans objectif. Mais vous n’avez pas besoin d’être un expert en planification pour préparer un ordre du jour efficace avant le début de la réunion. Faites bonne impression auprès de vos collègues et alignez-vous plus rapidement grâce à ce modèle d’ordre du jour simple d’utilisation.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour est comme une feuille de route pour une réunion. Il énumère les activités qui auront lieu pendant la réunion, quand elles auront lieu et dans quel ordre. La fonction principale d’un ordre du jour est d’offrir aux participants une vue d’ensemble claire de la structure de la réunion. Sans ordre du jour, les réunions semblent souvent désorganisées, et vous risquez de repartir sans avoir atteint vos objectifs.
Mais un ordre du jour n’a pas à être ennuyeux. C’est pourquoi nous avons créé ce modèle pour le rendre visuel, ludique et interactif. Nous vous facilitons l’ajout de graphiques, couleurs, polices et images pour donner du caractère et du style créatif à votre ordre du jour.
Comment créer un ordre du jour
Créer votre propre ordre du jour est simple. Le canevas infini de Miro est l’endroit idéal pour créer et partager votre ordre du jour avec votre équipe. Commencez par sélectionner le modèle d’ordre du jour, puis suivez les étapes suivantes pour le personnaliser.
1. Ajouter les informations de base
En haut de votre ordre du jour, ajoutez les informations de base de la réunion, comme la date et les objectifs.
2. Définir les priorités et les tâches
Assurez-vous d’avoir une idée claire des sujets les plus importants de la réunion. Une fois que vous avez identifié les priorités, notez‑les.
3. Collaborer en temps réel
Lors de la réunion, vous pouvez inviter des participants sur le tableau et leur demander d’ajouter des priorités, des tâches ou des notes auxquelles vous n’aviez pas pensé. Discutez des nouveaux points pendant la réunion.
4. Personnalisez votre ordre du jour
Avec ce modèle, vous pouvez mettre en valeur votre ordre du jour avec des graphismes, des couleurs, des polices et des images. N’hésitez pas à faire preuve de créativité ! Remplir un ordre du jour ne doit pas être une corvée. En créant quelque chose de ludique et personnel, vous faciliterez grandement la planification.
Avantages de créer un ordre du jour
Voici quelques avantages à créer un ordre du jour efficace :
Organise les réunions
Un ordre du jour apporte de la structure et aide à prioriser les activités les plus critiques d’une réunion. Cela permet à l’équipe de rester concentrée sur l’essentiel, ce qui améliore la productivité. La simple présence d’un ordre du jour formel instaure une atmosphère officielle et dissuade les participants de perdre du temps.
Un ordre du jour formel définit également les objectifs de la réunion et leur donne une finalité claire. Il organise la direction que prendra la réunion et les actions à mener ensuite.
Permet une prise de décision efficace
Un ordre du jour donne un aperçu des sujets à discuter lors de la réunion. Cet aperçu empêche l’animateur de la réunion d’oublier d’aborder des sujets importants.
Lorsque tous les sujets sont examinés en profondeur, des décisions pertinentes peuvent être prises collectivement lors d’une seule séance. C’est bien plus productif et transparent que de prendre des décisions à la hâte en dehors de la réunion. Les contributions et suggestions issues de points de vue différents améliorent la qualité du travail et renforcent l’esprit d’équipe.
Facilite la communication des informations importantes
Les ordres du jour offrent l’occasion de faire des annonces concernant les événements importants de l’entreprise et les objectifs de la réunion. Sans ordre du jour formel, certaines annonces risquent de ne pas être communiquées à tous les participants présents. De plus, l’ordre du jour offre un espace pour récapituler les réunions précédentes. Cela aide à la réflexion sur la réunion et à l’évaluation des progrès accomplis.
Offre à chacun la même possibilité de contribuer
Les ordres du jour mentionnent généralement les points d’action qui seront abordés pendant une réunion. Cela donne à tous les membres de l’équipe la possibilité de réfléchir aux sujets de discussion à l’avance.
Dans de nombreuses réunions, les participants les plus extravertis sont plus enclins à prendre la parole, tandis que les personnes réservées hésitent davantage. Cependant, savoir ce qui sera abordé permet à toute l’équipe de se renseigner sur les sujets concernés. Elles peuvent réfléchir à la manière dont ces sujets les concernent et apporter des contributions réfléchies et pertinentes pendant la réunion.
Bonnes pratiques pour créer un ordre du jour
Gardez ces bonnes pratiques à l’esprit lors de la création de votre ordre du jour :
Sollicitez l’avis de toute l’équipe
Si vous souhaitez que toute votre équipe s’implique dans les réunions, veillez à ce que l’ordre du jour comprenne une liste de sujets reflétant leurs besoins. Demandez à vos collègues de proposer des points à l’ordre du jour en indiquant, pour chacun, la raison pour laquelle il doit être traité en réunion.
Priorisez les sujets qui concernent toute l’équipe
Le temps consacré aux réunions d’équipe est coûteux et difficile à planifier. Il convient donc de l’utiliser principalement pour discuter et prendre des décisions sur les sujets qui concernent l’ensemble de l’équipe et qui nécessitent la participation de tous pour être résolus. Si les participants ne consacrent pas la majeure partie de la réunion à débattre de sujets interdépendants, ils risquent de se désengager.
Présentez les sujets de l’ordre du jour sous forme de questions auxquelles l’équipe doit répondre
La plupart des objectifs de réunion ne sont que quelques mots assemblés en une courte expression : “réaffectation des espaces de bureau.” Cela amène les participants à se demander : “Qu’entend-on par réaffectation des espaces de bureau ?”
En présentant un sujet de réunion sous forme de question (ou de questions) auxquelles il faut répondre, vous stimulez la réflexion stratégique et encouragez les contributions. Par exemple : “Sous quelles conditions, le cas échéant, devrait-on réaffecter les espaces de bureau ?”
Que devez-vous inclure dans un ordre du jour ?
Voici quelques-uns des éléments clés que doit contenir votre ordre du jour :
1. En-tête de l’ordre du jour
L’en-tête de l’ordre du jour sert à identifier les éléments suivants :
L’entité, l’organisation ou le comité qui convoque la réunion.
L’en-tête portera le nom de l’instance réunie, par exemple : conseil, groupe consultatif, comité ou les participants à la réunion.
Le type de réunion.
2. Participants à la réunion
Votre ordre du jour officiel doit indiquer les participants à la réunion. Il doit aussi préciser les points de l’ordre du jour dont chaque membre de l’équipe sera responsable.
3. Objectifs principaux
Votre ordre du jour doit informer tous les participants des objectifs de la réunion, des sujets qui seront abordés et des décisions à prendre.
L’objectif principal de la réunion est souvent une ou deux phrases qui répondent à deux questions principales :
4. Contributions de votre équipe
N’oubliez pas d’impliquer votre équipe ou les autres participants à la réunion dans l’élaboration de l’ordre du jour. L’équipe connaît souvent mieux que l’organisateur les points qui doivent être discutés.
De cette façon, vous vous assurerez que tous les sujets principaux et éventuels problèmes sont abordés. Cela maintiendra aussi l’engagement des participants puisqu’ils participent à la préparation de la réunion.
5. Plan de travail de la réunion
Le plan de travail de la réunion correspond à ce que vous souhaitez accomplir pendant la réunion.
Assurez-vous de définir des objectifs de temps réalistes pour chaque point. Il est toujours conseillé d’allouer quelques minutes de plus que vous ne pensez en avoir besoin pour chaque point de l’ordre du jour. Très souvent, une question ou un point de discussion survient et nécessite une résolution, ce qui prend du temps.
6. Durée et temps alloué à chaque point de l’ordre du jour
L’une des fonctions les plus importantes d’un ordre du jour est de veiller à ce que la réunion respecte l’horaire. Après tout, vous souhaitez respecter le temps des personnes présentes. Définir la durée qui sera consacrée à chaque point de l’ordre du jour aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie.
Assurez-vous de fixer des durées réalistes pour chaque point. C’est toujours une bonne idée d’allouer quelques minutes de plus que prévu pour chaque point de votre ordre du jour. Très souvent, une question ou un point de discussion survient qui doit être résolu, et cela prend du temps.
