Die KI-Kontextdatei des Teams

Übersicht

Die meisten Menschen nutzen KI wie ein Organigramm für eine einzelne Person: nur sie und ihre Tools. Jeder hat eigene Prompts, eigene Anweisungen und ein eigenes Gefühl dafür, was freigegeben werden darf. Das Team ist nicht im Raum.

Dieses Template holt das Team wieder dazu. In einer Sitzung erstellt dein Team gemeinsam TEAM.md: eine gemeinsame Kontextdatei, die euren KI-Tools (Claude, ChatGPT, Copilot, Cursor) mitteilt, wer ihr seid, wie ihr arbeitet und welche Vorgaben gelten.

Die Datei ist wichtig, aber das Gespräch ist wichtiger. Wenn du festhältst, wer tatsächlich was entscheidet und welche Aufgaben immer menschlich bleiben sollen, werden Meinungsverschiedenheiten sichtbar, die die meisten Teams nie offen ausgesprochen haben. TEAM.md ist das, was die KI deines Teams aus diesem Gespräch übernimmt.

Was du mitnimmst

• Eine TEAM.md-Datei, die sieben Bereiche abdeckt: wer ihr als Team seid, Teammitglieder, wie ihr entscheidet, wie ihr kommuniziert, wie ihr KI nutzt, KI-Vorgaben und wichtige Workflows

• Eine Trigger-Zeile, die deiner KI sagt, wann TEAM.md zu verwenden ist, damit sie nur dann geladen wird, wenn die Arbeit es verlangt und nicht in jedem Chat

• Ein Eigentümer und ein Überprüfungsrhythmus, damit die Datei trotz Teamveränderungen aktuell bleibt

Für wen es gedacht ist

Jedes Team, das KI bereits im Arbeitsalltag einsetzt. Es funktioniert sowohl für technische als auch für nicht-technische Teams.

Zeit

45 bis 60 Minuten als Gruppe oder asynchron über 1 bis 2 Tage. Plane danach weitere 30 Minuten ein, um die Datei zu überprüfen und einzubinden.

Ablauf

Vor der Sitzung

• Gib den Board-Link für alle im Team frei.

• Fordere alle auf, die Prompt in jeder Spaltenüberschrift zu lesen, bevor sie Notizen hinzufügen.

• Bestimme einen Eigentümer, der TEAM.md nach der Sitzung aktuell hält.

Während der Sitzung

Beginne mit dem Zweck: "Wir erstellen ein gemeinsames TEAM.md, das unseren KI-Tools den Kontext liefert, den sie brauchen, um für dieses Team bessere Arbeit zu leisten." In jedem Abschnitt brainstormt das Team mit Notizen. Sprich alles an, was mehrdeutig oder widersprüchlich ist, und füge Notizen hinzu, ändere oder entferne sie, bis das Board widerspiegelt, wie ihr wirklich arbeitet.

Schritt 1: Wer wir sind (5 min). Eine Person formuliert 2–3 Sätze dazu, was das Team besitzt und für welche Ergebnisse es verantwortlich ist. Alle anderen reagieren und bearbeiten mit Notizen.

Schritt 2: Teammitglieder (10 min). Jede Person fügt ihre eigene Notiz hinzu: Name, Rolle, was ich verantworte, wie ich am besten arbeite. Sei ehrlich. Das ist für die AI, nicht für eine Leistungsbeurteilung.

Schritt 3: Wie wir entscheiden (10 min). Tragt eure tatsächlichen Entscheidungsrechte zusammen, nicht die angestrebten. Wer trifft bei was die endgültige Entscheidung? Was muss eskaliert werden, und was können Personen eigenständig entscheiden?

Schritt 4: Wie wir kommunizieren (5 min). Kanäle, Tonfall und Review-Gates, intern und extern. Konzentriert euch auf das, was eine neue Person im Team (oder eine AI) ohne Hinweise falsch machen würde.

Schritt 5: Wie wir AI nutzen (10 min). Zwei Teile: wofür ihr AI aktiv nutzt und was ihr bewusst menschlich lasst. Beides ist wichtig.

Schritt 6: AI-Vorgaben (10 min). Das ist der wichtigste Abschnitt. Schreibe jede Vorgabe als klare Regel, die mit "Niemals" oder "Immer" beginnt. Welche Daten dürfen niemals in einen Prompt? Was braucht immer eine menschliche Freigabe, bevor es nach außen geht?

Schritt 7: Wichtige Workflows (10 min). Benennt eure 3 bis 5 wichtigsten wiederkehrenden Workflows mit den Namen, die euer Team tatsächlich benutzt. Markiert für jeden, wo AI hilft und wo ein Mensch im Prozess bleibt. Diese Namen werden zum Trigger, der eurer AI sagt, wann TEAM.md verwendet werden soll.

Nach der Sitzung

1. Generieren (5 min). Führe den AI-Flow "Run Prompt" aus, um das Board in einen Entwurf von TEAM.md zu verwandeln.

2. Gemeinsam prüfen (15 Min.) Lest es laut vor. Korrigiert alles, das eher als Anspruch denn als Realität formuliert ist, und überprüft, dass jede Richtlinie als klares „Never“ oder „Always“ formuliert ist.

3. Schreibt den Trigger (5 Min.) Einigt euch auf ein oder zwei Sätze dazu, wann eure KI TEAM.md verwenden soll. Zum Beispiel: „Verwende dies, wenn eine Anfrage klärt, wer wofür verantwortlich ist, wer freigibt, wie wir extern kommunizieren oder [eure wichtigsten Workflows].“ Die meisten Anfragen brauchen keinen Team-Kontext. Der Trigger sorgt dafür, dass er erst dann genutzt wird, wenn er relevant ist.

4. Einbinden. Exportiert das Dokument als .md-Datei und legt es dort ab, wo die KI eures Teams es finden kann:

• Claude Code oder andere repo-basierte Tools: speichere es als Skill in deinem Repo (zum Beispiel .claude/skills/team-context/), und verwende deinen Trigger als Beschreibung des Skills.

• Claude- oder ChatGPT-Projekte: füge TEAM.md als Projektwissen hinzu und gib deinen Trigger in die Projektanweisungen.

• Jedes andere KI-Tool: füge den Trigger in dessen geteilte oder benutzerdefinierte Anweisungen ein und füge TEAM.md als Referenzdatei bei.

5. Aktuell halten. Der Eigentümer hält TEAM.md aktuell. Überprüfe es vierteljährlich oder immer dann, wenn sich das Team, seine Tools oder seine Vorgaben ändern.

Eine TEAM.md-Datei, die aus echten Problemen entsteht, ist nützlicher als eine, die spekulativ geschrieben wurde. Beginne mit dem, was heute wirklich zutrifft, und schärfe sie jedes Mal, wenn das Team auf etwas Neues stößt.