Kapazitäts- und Ressourcenplanung
Vorlagenbeschreibung
Erfasse monatlich die Kapazität des Teams und die Verteilung der Arbeitslast. Diese Vorlage hilft, die Verfügbarkeit und Auslastung der Mitarbeiter über die Woche hinweg mit automatischen Berechnungen zu überwachen. Enthält Mitarbeiternamen, tägliche Stunden (Mo–So), verfügbare Stunden sowie zwei automatisch berechnete Spalten: Gebuchte Stunden (summiert die Wochenstunden) und Auslastung % (berechnet die Kapazitätsnutzung). Ideal, um Arbeitslasten auszugleichen, über- oder unterausgelastete Ressourcen zu identifizieren und datenbasierte Personalentscheidungen zu treffen.
Ausfüllhinweise
Standardspalten
Mitarbeiter: Gib den Namen jedes Teammitglieds ein
Mo–So: Trage die täglichen Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter ein (für freie Tage wie Wochenenden 0 eingeben)
Verfügbare Stunden: Trage die monatlich verfügbaren Stunden pro Mitarbeiter ein (z. B. 184 Stunden für einen Standardmonat)
Monat: Aktualisiere das Feld, um den aktuellen Erfassungszeitraum anzugeben (z. B. Jan-2026)
Formelspalten
Gebuchte Stunden
Diese Spalte addiert automatisch alle täglichen Arbeitsstunden der Woche
Formel: Mo + Di + Mi + Do + Fr + Sa + So.....
Keine manuelle Berechnung erforderlich
Auslastung %
Diese Spalte berechnet automatisch, welcher Prozentsatz der verfügbaren Stunden genutzt wird
Formel: =(Gebuchte Stunden / Verfügbare Stunden) × 100
Zeigt, wie viel der Kapazität jedes Mitarbeiters zugeteilt ist
Keine manuelle Eingabe erforderlich
Weitere mögliche Use Cases
Ressourcenzuteilung für Projekte und Bedarfsprognosen
Verfolgung abrechenbarer Stunden für Beratungs- oder Agenturteams
Kapazitätsplanung der Belegschaft für mehrere Projekte
Erkennung von Personalengpässen und Überbesetzung
Ausgewogene Arbeitsverteilung zur Vermeidung von Burnout
Budgetplanung anhand von Auslastungskennzahlen
Vergleich geplanter Kapazität mit tatsächlicher Nutzung
Teamübergreifende Koordination und Optimierung der Kapazitäten
Verwaltung der Stunden von Freelancern und Auftragnehmern
Abteilungsweite Ressourcenplanung und -umverteilung
Sprint-Planung für Entwicklungsteams
Analyse von Überstunden und Unterauslastung
Prost!
Khawaja Rizwan
