Kapazitäts- und Ressourcenplanung
Vorlagenbeschreibung
Verfolge die Teamkapazität und Arbeitslastverteilung monatlich. Diese Vorlage hilft dabei, die Verfügbarkeit und Auslastung der Mitarbeiter über die Woche hinweg mit automatisierten Berechnungen zu überwachen. Sie enthält Mitarbeiternamen, tägliche Stunden (Mo-So), verfügbare Stunden und zwei automatisch berechnete Spalten: Gebuchte Stunden (addiert die Wochenstunden) und Auslastung % (berechnet die Kapazitätsnutzung). Perfekt, um Arbeitslasten auszugleichen, über- oder unterbeanspruchte Ressourcen zu identifizieren und datenbasierte Personalentscheidungen zu treffen.
Ausfüllanleitung
Standardspalten
Mitarbeiter: Trage den Namen jedes Teammitglieds ein
Mo-So: Trage die täglichen Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter ein (trage 0 für arbeitsfreie Tage wie Wochenenden ein)
Verfügbare Stunden: Trage die monatlich verfügbaren Stunden pro Mitarbeiter ein (z. B. 184 Stunden für einen Standardmonat)
Monat: Aktualisiere, um den aktuellen Beobachtungszeitraum widerzuspiegeln (z. B. Jan-2026)
Formelspalten
Gebuchte Stunden
Diese Spalte summiert automatisch alle täglich geleisteten Stunden über die Woche
Formel: Mon + Die + Mit + Don + Fre + .....
Keine manuelle Berechnung erforderlich
Auslastung %
Diese Spalte berechnet automatisch den prozentualen Anteil der genutzten verfügbaren Stunden
Formel: =(Gebuchte Stunden / Verfügbare Stunden) × 100
Zeigt, wie viel der Kapazität jedes Mitarbeiters zugewiesen ist
Keine manuelle Eingabe erforderlich
Andere mögliche Use Cases
Projektressourcenzuteilung und Bedarfsprognose
Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden für Beratungs- oder Agenturteams
Kapazitätsplanung der Arbeitskraft für mehrere Projekte
Erkennung von Personallücken und Überbesetzungen
Ausbalancierung der Mitarbeiterbelastung zur Vermeidung von Burnout
Budgetplanung basierend auf Auslastungskennzahlen
Vergleich geplanter Kapazität vs. tatsächlicher Nutzung
Kapazitätskoordination und -optimierung teamübergreifend
Stundenmanagement für Freiberufler und Auftragnehmer
Ressourcenplanung und -umverteilung auf Abteilungsebene
Sprintplanung für Entwicklungsteams
Analyse von Überstunden und Unterauslastung
Herzlichen Dank,
Khawaja Rizwan
