Das Projektteam und die Stakeholder darauf ausrichten, was geliefert werden muss, bevor die Arbeit beginnt.
Zweck des Templates
Projekte verlieren Zeit und Schwung, wenn Teams mit der Umsetzung beginnen, ohne ein gemeinsames Verständnis des Problems, der Prioritäten, der Anforderungen, der Risiken, der Entscheidungen und der Abgrenzung des Umfangs zu haben. Dieses Board-Set hilft Teams dabei, Anforderungen zu erfassen, zu bewerten, zu priorisieren und zu vereinbaren, bevor ein neues Arbeitspaket gestartet wird.
Es schafft einen zentralen Ort, an dem sich alle abstimmen können, die das Projekt sponsern, umsetzen, nutzen, beeinflussen oder von ihm betroffen sind.
Was enthalten ist
Das Board-Set umfasst elf miteinander verbundene Bereiche:
Projektdetails
Ziel & Kontext
Erfolgskriterien
Anforderungen
Annahmen
Einschränkungen & Risiken
Stakeholder
Schlüsselentscheidungen & Meilensteine
Offene Fragen
Außerhalb des Umfangs
Nächste Schritte
Jedes Brainstorm-Board enthält Bereiche für Eingaben, Entscheidungen, Risiken und vereinbarte Maßnahmen, sodass Diskussion und Verpflichtungen klar voneinander getrennt sind.
Anleitung
Verwende dieses Board-Set beim Projekt-Kick-off, während der Discovery-Phase, vor der Genehmigung eines Business Cases oder wenn ein Projekt eine erneute Abstimmung braucht.
Gehe die Boards der Reihe nach durch. Füge pro Notiz jeweils eine Idee, Anforderung, Annahme, ein Risiko oder eine Frage hinzu. Halte verschiedene Perspektiven der Stakeholder fest und verwandle die Diskussion dann in klare Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen.
Bei Anforderungen beschreibe Bedürfnisse und Ergebnisse – nicht vorab festgelegte Lösungen. Verwende die bereitgestellten Formate und priorisiere jedes Element mit MoSCoW: Must-have, Should-have, Could-have oder vorerst Won’t-have.
Beende die Sitzung, indem du die vereinbarten Anforderungen, offenen Fragen, Risiken, Abgrenzungen des Umfangs, Entscheidungen, Eigentümer und Fristen überprüfst. Teile die Ergebnisse mit allen relevanten Stakeholdern.
Vorgeschlagener Workshop
Führe diesen moderierten Projekt-Kick-off-Workshop über 90–120 Minuten durch.
Lade den Projektsponsor, den Projekteigentümer, das Delivery-Team, Fachexperten, Schlüsselanwender oder Kundenvertreter sowie alle Personen mit Entscheidungsbefugnis oder wichtigen Abhängigkeiten ein. Bestimme einen Moderator, der die Diskussion leitet, und jemanden, der Entscheidungen und Maßnahmen festhält.
Beginne mit den Projektdetails, dem Ziel und dem gewünschten Ergebnis. Definiere anschließend die Erfolgskriterien und arbeite gemeinsam die Boards zu Anforderungen, Annahmen, Einschränkungen und Stakeholdern durch. Nutze die späteren Boards, um wichtige Entscheidungen, Meilensteine, offene Fragen und Punkte, die nicht zum Umfang gehören, zu vereinbaren.
Plane die letzten 15–20 Minuten ein, um Prioritäten zu bestätigen, sofortige Meinungsverschiedenheiten zu klären, Eigentümer zuzuweisen und die nächsten Schritte abzustimmen. Bei komplexen Projekten nutze den Workshop als erste Sitzung und plane anschließend fokussierte Folgeworkshops für Anforderungen, Risiken, Stakeholder oder technische Entscheidungen.
Für wen
Verwende dieses Template mit Projektmanagern, Sponsoren, Delivery-Teams, Produktteams, Betriebs-, Finanz-, Rechts- und IT-Abteilungen, Beschaffung, Nachhaltigkeits-Teams, Fachexperten, Kunden und anderen relevanten Stakeholdern.
Eignet sich für neue Projekte, Service- oder Produktentwicklung, Prozessverbesserung, Transformationsarbeiten, Nachhaltigkeitsinitiativen, digitale Projekte und bereichsübergreifende Programme.
Ein Ausgangspunkt, kein fester Projektplan
Die Boards enthalten vorgeschlagene Prompts, Hinweise zum Verfassen von Anforderungen und Priorisierungstools, die den Einstieg erleichtern. Sie sind Prompts – keine vollständige Checkliste und kein Ersatz für formale Governance, technische Spezifikation oder Projektplanung. Passe sie an oder entferne/ergänze Inhalte, damit sie zum Projekt, zur Organisation, zu den Stakeholdern und zur Umsetzungsstrategie passen.
Was du mitnimmst
Ein gemeinsames Projekt-Briefing: klare Ziele, priorisierte Anforderungen, Erfolgskriterien, bekannte Annahmen und Risiken, Bedürfnisse der Stakeholder, wichtige Entscheidungen und Meilensteine, vereinbarte Umfangsgrenzen und ein praktikabler Plan für die nächsten Schritte.
