Das Projektteam und die Stakeholder auf die zu liefernden Ergebnisse abstimmen, bevor die Arbeit beginnt.
Zweck der Vorlage
Projekte verlieren Zeit und Schwung, wenn Teams mit der Umsetzung beginnen, ohne ein gemeinsames Verständnis des Problems, der Prioritäten, der Anforderungen, der Risiken, der Entscheidungen und der Umfangsgrenzen zu haben. Dieses Board-Set hilft Teams dabei, Anforderungen zu erfassen, zu bewerten, zu priorisieren und abzustimmen, bevor ein neues Arbeitspaket gestartet wird.
Es schafft einen zentralen Ort, an dem sich alle abstimmen, die das Projekt sponsern, umsetzen, nutzen, beeinflussen oder von ihm betroffen sind.
Was ist enthalten
Das Board-Set deckt elf zusammenhängende Bereiche ab:
Projektdetails
Ziel & Kontext
Erfolgskriterien
Anforderungen
Annahmen
Einschränkungen & Risiken
Stakeholder
Wichtige Entscheidungen & Meilensteine
Offene Fragen
Außerhalb des Umfangs
Nächste Schritte
Jedes Brainstorm-Board enthält Bereiche für Eingaben, Entscheidungen, Risiken und vereinbarte Maßnahmen, sodass Diskussionen leicht von verbindlichen Vereinbarungen getrennt werden können.
Anleitung
Verwende dieses Board-Set beim Projekt-Kick-off, während der Discovery, vor der Genehmigung eines Business Case oder wenn ein Projekt eine erneute Abstimmung benötigt.
Arbeite die Boards der Reihe nach durch. Füge pro Notiz eine Idee, Anforderung, Annahme, ein Risiko oder eine Frage hinzu. Erfasse unterschiedliche Perspektiven der Stakeholder und überführe die Diskussion in eindeutige Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen.
Schreibe bei Anforderungen Bedürfnisse und gewünschte Ergebnisse – keine vorab festgelegten Lösungen. Verwende die vorgegebenen Formate und priorisiere jedes Element mit MoSCoW: Must-have, Should-have, Could-have oder Won’t-have (vorerst).
Beende die Sitzung, indem du die vereinbarten Anforderungen, offenen Fragen, Risiken, Abgrenzungen des Umfangs, Entscheidungen, Eigentümer und Fristen überprüfst. Teile die Ergebnisse mit allen relevanten Stakeholdern.
Vorgeschlagener Workshop
Führe diesen moderierten Projekt-Kick-off-Workshop als 90–120-minütige Sitzung durch.
Lade den Projektsponsor, den Projekt-Eigentümer, das Umsetzungsteam, Fachexperten, wichtige Nutzer oder Kundenvertreter sowie alle ein, die zustimmen müssen oder von wichtigen Abhängigkeiten betroffen sind. Benenne einen Moderator, der die Diskussion leitet, und eine Person, die Entscheidungen und Maßnahmen protokolliert.
Beginne mit den Projektdetails, dem Ziel und dem gewünschten Ergebnis. Definiere dann Erfolgskriterien und arbeite gemeinsam die Boards für Anforderungen, Annahmen, Einschränkungen und Stakeholder durch. Nutze die späteren Boards, um wichtige Entscheidungen, Meilensteine, offene Fragen und Punkte außerhalb des Umfangs zu vereinbaren.
Reserviere die letzten 15–20 Minuten, um Prioritäten zu bestätigen, sofortige Meinungsverschiedenheiten zu klären, Verantwortliche zuzuweisen und die nächsten Schritte zu vereinbaren. Bei komplexen Projekten nutze den Workshop als erste Sitzung und plane anschließend gezielte Folgetermine für Anforderungen, Risiken, Stakeholder oder technische Entscheidungen.
Für wen
Nutze dieses Template mit Projektmanagern, Sponsoren, Delivery-Teams, Produktteams, Betrieb, Finanzen, Recht, IT, Beschaffung, Nachhaltigkeit, Fachexperten, Kunden und anderen relevanten Stakeholdern.
Es ist nützlich für neue Projekte, Service- oder Produktentwicklung, Prozessverbesserung, Transformationsarbeit, Nachhaltigkeitsinitiativen, digitale Projekte und bereichsübergreifende Programme.
Ein Ausgangspunkt, kein fester Projektplan
Die Boards enthalten vorgeschlagene Prompts, Anleitungen zum Formulieren von Anforderungen und Tools zur Priorisierung, damit der Einstieg leichter fällt. Sie sind Prompts – keine vollständige Checkliste und kein Ersatz für formale Governance, technische Spezifikation oder Projektplanung. Passe sie an, entferne sie oder ergänze sie, damit sie zum Projekt, zur Organisation, zu den Stakeholdern und zum Umsetzungsansatz passen.
Was du mitnimmst
Ein gemeinsames Projekt-Briefing: klare Ziele, priorisierte Anforderungen, Erfolgskriterien, bekannte Annahmen und Risiken, Bedürfnisse der Stakeholder, wichtige Entscheidungen und Meilensteine, vereinbarte Scope-Grenzen und ein praktischer Plan für das weitere Vorgehen.
