Stimme das Projektteam und die Stakeholder darauf ab, was geliefert werden muss, bevor die Arbeit beginnt.
Zweck des Templates
Projekte verlieren Zeit und Schwung, wenn Teams mit der Umsetzung beginnen, ohne ein gemeinsames Verständnis des Problems, der Prioritäten, der Anforderungen, der Risiken, der Entscheidungen und der Umfangsgrenzen zu haben. Dieses Board-Set hilft Teams dabei, Anforderungen zu erfassen, zu bewerten, zu priorisieren und zu vereinbaren, bevor ein neues Vorhaben gestartet wird.
Es schafft einen zentralen Ort, an dem sich die Personen abstimmen, die das Projekt fördern, umsetzen, nutzen, beeinflussen oder von ihm betroffen sind.
Was enthalten ist
Das Board-Set umfasst elf miteinander verbundene Bereiche:
Projektdetails
Ziel & Kontext
Erfolgskriterien
Anforderungen
Annahmen
Einschränkungen & Risiken
Stakeholder
Wichtige Entscheidungen & Meilensteine
Offene Fragen
Außerhalb des Umfangs
Nächste Schritte
Jedes Brainstorming-Board enthält Bereiche für Eingaben, Entscheidungen, Risiken und vereinbarte Maßnahmen, sodass sich Diskussionen leicht von Verpflichtungen trennen lassen.
Anleitung
Verwende dieses Board-Set beim Projektstart, während der Discovery, bevor du einen Business Case genehmigst oder wenn ein Projekt eine erneute Abstimmung braucht.
Arbeite die Boards nacheinander durch. Füge pro Notiz je eine Idee, Anforderung, Annahme, ein Risiko oder eine Frage hinzu. Erfasse die Perspektiven verschiedener Stakeholder und verwandle die Diskussion anschließend in explizite Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen.
Formuliere Anforderungen als Bedürfnisse und gewünschte Ergebnisse – nicht als vorab festgelegte Lösungen. Verwende die vorgegebenen Formate und priorisiere jeden Punkt nach MoSCoW: Must-have, Should-have, Could-have oder Won’t-have.
Schließe ab, indem du die vereinbarten Anforderungen, offenen Fragen, Risiken, Scope-Grenzen, Entscheidungen, Eigentümer und Fristen überprüfst. Teile die Ergebnisse mit allen relevanten Stakeholdern.
Vorgeschlagener Workshop
Führe diesen Workshop als moderierten 90–120-minütigen Projekt-Kick-off durch.
Lade den Projektsponsor, den Projekt-Eigentümer, das Delivery-Team, Fachexperten, wichtige Nutzer oder Kundenvertreter sowie alle ein, die Genehmigungsbefugnis haben oder von einer wichtigen Abhängigkeit betroffen sind. Benenne einen Moderator, der die Diskussion leitet, und jemanden, der Entscheidungen und Maßnahmen dokumentiert.
Beginne mit den Projektdetails, dem Ziel und dem gewünschten Ergebnis. Definiere dann Erfolgskriterien und arbeite gemeinsam die Boards zu Anforderungen, Annahmen, Einschränkungen und Stakeholdern durch. Nutze die späteren Boards, um wichtige Entscheidungen, Meilensteine, offene Fragen und Punkte außerhalb des Umfangs zu vereinbaren.
Plane die letzten 15–20 Minuten ein, um Prioritäten zu bestätigen, sofortige Meinungsverschiedenheiten zu klären, Verantwortliche zuzuweisen und die nächsten Schritte zu vereinbaren. Bei komplexen Projekten nutze den Workshop als erste Sitzung und plane anschließend gezielte Folgetermine für Anforderungen, Risiken, Stakeholder oder technische Entscheidungen.
Für wen
Verwende dieses Template mit Projektmanagern, Projekt-Sponsoren, Delivery-Teams, Produktteams, Operations, Finanzen, der Rechtsabteilung, IT, Beschaffung, Nachhaltigkeit, Fachexperten, Kunden und anderen relevanten Stakeholdern.
Es eignet sich für neue Projekte, Service- oder Produktentwicklung, Prozessverbesserung, Transformationsarbeit, Nachhaltigkeitsinitiativen, digitale Projekte und funktionsübergreifende Programme.
Ein Ausgangspunkt, kein fester Projektplan
Die Boards enthalten vorgeschlagene Prompts, Hinweise zum Formulieren von Anforderungen und Priorisierungstools, um den Einstieg zu erleichtern. Sie sind Prompts – keine vollständige Checkliste und kein Ersatz für formelle Governance, technische Spezifikationen oder Projektplanung. Passe sie an, entferne oder ergänze sie, damit sie zum Projekt, zur Organisation, zu den Stakeholdern und zum Umsetzungsansatz passen.
Was du am Ende mitnimmst
Ein gemeinsames Projekt-Briefing: klare Ziele, priorisierte Anforderungen, Erfolgskriterien, bekannte Annahmen und Risiken, Bedürfnisse der Stakeholder, wichtige Entscheidungen und Meilensteine, vereinbarte Abgrenzungen des Umfangs und ein konkreter Plan für die nächsten Schritte.
