Definiere Beschaffungsanforderungen, die den geschäftlichen Bedarf decken und dabei Umwelt-, Sozial- und Kreislaufaspekte sowie Lieferantenrisiken berücksichtigen.
Zweck des Template
Beschaffungsentscheidungen beeinflussen die Kosten, Leistung, Resilienz, Umweltauswirkungen und den sozialen Wert einer Organisation. Dieses Template hilft funktionsübergreifenden Teams, einen Beschaffungsbedarf in klare, evidenzbasierte und verantwortungsvolle Beschaffungsanforderungen zu überführen.
Es unterstützt Teams dabei, zu definieren, was sie kaufen müssen, wie gute Lieferantenleistung aussieht, welche Nachweise erforderlich sind, wo Lücken bestehen und wie man mit Vertrauen vorankommt.
Was enthalten ist
Das Template folgt sechs miteinander verbundenen Phasen:
Beschaffungsbedarf & Kontext
Umfang & Prioritäten
Zu erfüllende Anforderungen
Lieferantendaten & Nachweise
Verantwortliche & Stakeholder
Lücken & Beschaffungsplan
Jede Phase enthält Leitfragen zu Geschäftsanforderungen, funktionalen Anforderungen, Kosten, Qualität, Lieferresilienz, Umwelt- und sozialen Auswirkungen, Kreislauffähigkeit, Nachweisen von Lieferanten, Zuständigkeiten und Umsetzung.
Anleitung
Beginne damit, die Kopfzeile des Templates auszufüllen, einschließlich des Namens der Beschaffung, der Frist, des Umfangs und des Dokumenteneigentümers.
Arbeite von Phase 1 bis Phase 6. Füge währenddessen Nachweise, Annahmen, Fragen, Risiken, Entscheidungen und relevante Informationen zu Lieferanten hinzu. Wenn Informationen fehlen oder unsicher sind, halte sie klar fest, statt zu raten.
Nutze die Anforderungsphase, um zwischen Must-have-, Should-have-, Could-have- und Won’t-have-for-now-Anforderungen zu unterscheiden. Nimm gegebenenfalls funktionale, technische, Qualitäts-, Sicherheits-, Umwelt-, soziale, ethische und Anforderungen zur Kreislauffähigkeit auf.
Beende das Verfahren, indem du die prioritären Lücken, noch benötigten Nachweise, Lieferantenoptionen, Maßnahmen, verantwortliche Eigentümer, zentrale Entscheidungen und Fristen vereinbarst.
Vorgeschlagener Workshop
Führe dies als 90–120-minütigen, funktionsübergreifenden Workshop durch, bevor ein Sourcing-Prozess startet oder wenn ein bestehender Beschaffungsansatz verbessert werden muss.
Sammle vor der Sitzung die Business-Case-Unterlagen, die aktuellen Spezifikationen, Angaben zu Ausgaben oder Mengen, Lieferanteninformationen, relevante Richtlinien, Verträge und alle verfügbaren Nachhaltigkeitsdaten.
Stimme zuerst Bedarf, Scope und Prioritäten ab. Arbeite dann die Phasen „Anforderungen“ und „Lieferantendaten & Nachweise“ durch und halte fest, was wesentlich ist, was verbessert werden kann und welche Nachweise für eine fundierte Entscheidung nötig sind. Nutze den letzten Teil der Sitzung, um Lücken zu identifizieren, Verantwortliche zuzuweisen und den Sourcing-Plan zu vereinbaren.
Für wen
Verwende dieses Template mit den Beschaffungs-, Nachhaltigkeits-, Finanz-, Rechts-, Betriebs-, Facility-Management-, IT-, Produkt-, Technik-, Qualitäts- und Führungsteams. Es ist auch hilfreich, wenn du Lieferanten, Berater, Auditoren und Endnutzer einbindest.
Ein Ausgangspunkt, keine vollständige Liste
Das Template ist mit vorgeschlagenen Fragen und Überlegungen vorausgefüllt, um Teams den Einstieg zu erleichtern. Das sind Vorschläge — keine festen Antworten oder eine vollständige Checkliste. Passe sie an — ändere, entferne oder ergänze sie, damit sie Kategorie, Markt, Geografie, Lieferantenbasis, interne Richtlinien und Einkaufsprioritäten berücksichtigen.
Was du mitnimmst
Einen gemeinsamen Beschaffungsumfang, priorisierte Anforderungen, klare Nachweisanforderungen, benannte Eigentümer, identifizierte Lieferanten- und Datenlücken sowie einen praktischen Beschaffungsplan mit Maßnahmen und Fristen.
