Beschaffungsanforderungen festlegen, die den geschäftlichen Bedürfnissen entsprechen und dabei Umwelt-, Sozial- und Kreislaufaspekte sowie Lieferantenrisiken berücksichtigen.
Zweck der Vorlage
Beschaffungsentscheidungen beeinflussen die Kosten, Leistung, Resilienz, Umweltwirkung und den sozialen Nutzen einer Organisation. Diese Vorlage hilft funktionsübergreifenden Teams dabei, einen Beschaffungsbedarf in klare, evidenzbasierte und verantwortungsvolle Beschaffungsanforderungen zu überführen.
Es unterstützt Teams dabei, zu definieren, was sie kaufen müssen, wie gute Lieferantenleistung aussieht, welche Nachweise erforderlich sind, wo Lücken bestehen und wie sie zuversichtlich vorgehen können.
Was enthalten ist
Das Template folgt sechs miteinander verbundenen Phasen:
Beschaffungsbedarf & Kontext
Umfang & Prioritäten
Zu erfüllende Anforderungen
Lieferantendaten & Nachweise
Eigentümer & Stakeholder
Lücken & Beschaffungsplan
Jede Phase enthält Leitfragen zu Geschäftsanforderungen, funktionalen Anforderungen, Kosten, Qualität, Lieferresilienz, Umwelt- und sozialen Auswirkungen, Zirkularität, Lieferantennachweisen, Verantwortlichkeiten und Umsetzung.
Anleitung
Beginne damit, den Template-Header auszufüllen, einschließlich des Namens der Beschaffung, der Frist, des Umfangs und des Dokumenteneigentümers.
Arbeite von Phase 1 bis Phase 6. Füge dabei Belege, Annahmen, Fragen, Risiken, Entscheidungen und relevante Lieferanteninformationen hinzu. Wenn Informationen fehlen oder unsicher sind, halte sie klar fest, statt zu raten.
Nutze die Anforderungsphase, um zwischen den Anforderungen Must-have, Should-have, Could-have und Won’t-have-for-now zu unterscheiden. Beziehe je nach Relevanz funktionale, technische, Qualitäts-, Sicherheits-, Umwelt-, soziale, ethische und Kreislaufanforderungen ein.
Schließe ab, indem du die prioritären Lücken, noch benötigten Nachweise, Lieferantenoptionen, Maßnahmen, verantwortliche Eigentümer, wichtige Entscheidungen und Fristen vereinbarst.
Vorgeschlagener Workshop
Führe dies als 90–120-minütigen funktionsübergreifenden Workshop durch, bevor ein Sourcing-Prozess startet oder wenn ein bestehender Beschaffungsansatz verbessert werden muss.
Sammle vor der Sitzung den Business Case, aktuelle Spezifikationen, Angaben zu Ausgaben oder Mengen, Lieferanteninformationen, relevante Richtlinien, Verträge und alle verfügbaren Nachhaltigkeitsdaten.
Beginne damit, Bedarf, Umfang und Prioritäten abzustimmen. Arbeite dann die Phasen Anforderungen und Lieferantennachweise durch und halte fest, was wesentlich ist, was verbessert werden kann und welche Nachweise für eine fundierte Entscheidung erforderlich sind. Nutze den letzten Teil der Sitzung, um Lücken zu identifizieren, Verantwortliche zuzuweisen und den Sourcing-Plan zu vereinbaren.
Für wen
Verwende dieses Template mit den Teams für Beschaffung, Nachhaltigkeit, Finanzen, Recht, Betrieb, Gebäudemanagement, IT, Produkt, Technik, Qualität und Führung. Es ist auch nützlich, wenn du Lieferanten, Berater, Prüfer und Endnutzer einbeziehst.
Ein Ausgangspunkt, keine vollständige Liste
Das Template enthält vorformulierte Fragen und Hinweise, die Teams beim Einstieg helfen. Das sind Anregungen – keine festen Antworten oder eine vollständige Checkliste. Passe sie an die Kategorie, den Markt, die Region, die Lieferantenbasis, interne Richtlinien und Einkaufsprioritäten an.
Was du mitnimmst
Ein gemeinsamer Beschaffungsumfang, priorisierte Anforderungen, klare Anforderungen an Nachweise, benannte Eigentümer, identifizierte Lücken bei Lieferanten und Daten sowie ein praktischer Beschaffungsplan mit Maßnahmen und Fristen.
