Beschaffungsanforderungen festlegen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen und gleichzeitig Umwelt-, Sozial- und Kreislaufaspekte sowie Lieferantenrisiken berücksichtigen.
Zweck des Templates
Beschaffungsentscheidungen beeinflussen die Kosten, Leistung, Resilienz, Umweltwirkung und den sozialen Nutzen einer Organisation. Dieses Template hilft funktionsübergreifenden Teams dabei, einen Beschaffungsbedarf in klare, evidenzbasierte und verantwortungsvolle Beschaffungsanforderungen zu überführen.
Es unterstützt Teams dabei, zu definieren, was sie kaufen müssen, wie gute Lieferantenleistung aussieht, welche Nachweise erforderlich sind, wo Lücken bestehen und wie sie mit Zuversicht vorgehen können.
Was enthalten ist
Die Vorlage folgt sechs miteinander verknüpften Phasen:
Beschaffungsbedarf & Kontext
Umfang & Prioritäten
Zu erfüllende Anforderungen
Lieferantendaten & Nachweise
Eigentümer & Stakeholder
Lücken & Beschaffungsplan
Jede Phase enthält Leitfragen zu Geschäftsanforderungen, funktionalen Anforderungen, Kosten, Qualität, Lieferresilienz, Umwelt- und Sozialauswirkungen, Kreislauffähigkeit, Lieferantennachweisen, Zuständigkeit und Umsetzung.
Anleitung
Beginne damit, den Kopf der Vorlage auszufüllen, einschließlich des Namens der Beschaffung, der Frist, des Umfangs und des Dokumenteneigentümers.
Arbeite von Phase 1 bis Phase 6. Füge Belege, Annahmen, Fragen, Risiken, Entscheidungen und relevante Informationen zu Lieferanten hinzu, während du vorgehst. Wenn Informationen fehlen oder unsicher sind, halte das klar fest, statt zu raten.
Nutze die Phase „Anforderungen“, um zwischen Must-have-, Should-have-, Could-have- und Won’t-have-for-now-Anforderungen zu unterscheiden. Beziehe bei Bedarf funktionale, technische, Qualitäts-, Sicherheits-, Umwelt-, soziale, ethische und Kreislauffähigkeitsanforderungen mit ein.
Schließe ab, indem du die vorrangigen Lücken, noch benötigten Belege, Lieferantenoptionen, Maßnahmen, verantwortliche Eigentümer, zentrale Entscheidungen und Fristen vereinbarst.
Vorgeschlagener Workshop
Führe diesen als 90–120-minütigen funktionsübergreifenden Workshop durch, bevor ein Beschaffungsprozess startet oder wenn ein bestehender Beschaffungsansatz verbessert werden muss.
Vor der Sitzung sammle den Business Case, die aktuellen Spezifikationen, Ausgaben- oder Mengendaten, Informationen zu Lieferanten, relevante Richtlinien, Verträge und alle verfügbaren Nachhaltigkeitsdaten.
Beginne damit, Bedarf, Umfang und Prioritäten abzustimmen. Arbeite dann die Stufen „Anforderungen“ und „Lieferanten‑Nachweise“ durch und halte fest, was unbedingt erforderlich ist, was verbessert werden kann und welche Nachweise nötig sind, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Nutze den letzten Teil der Sitzung, um Lücken zu identifizieren, Verantwortliche zu benennen und den Beschaffungsplan abzustimmen.
Für wen
Verwende dieses Template mit Teams aus Beschaffung, Nachhaltigkeit, Finanzen, Recht, Betrieb, Gebäudemanagement, IT, Produkt, Technik, Qualität und Leitung. Es ist auch nützlich beim Einbinden von Lieferanten, Beratern, Auditoren und Endnutzern.
Ein Ausgangspunkt, keine vollständige Liste
Das Template ist mit vorgeschlagenen Fragen und Überlegungen vorgefüllt, um Teams den Einstieg zu erleichtern. Das sind Anregungen — keine festen Antworten oder eine vollständige Checkliste. Ändere, entferne oder füge sie hinzu, um Kategorie, Markt, Region, Lieferantenbasis, interne Richtlinien und Einkaufsprioritäten widerzuspiegeln.
Was du am Ende mitnimmst
Einen gemeinsamen Beschaffungsumfang, priorisierte Anforderungen, klare Nachweisanforderungen, benannte Eigentümer, identifizierte Lücken bei Lieferanten und Daten und einen praktischen Beschaffungsplan mit Maßnahmen und Fristen.
