Mapowanie procesu

Mapowanie procesu wnosi jasność i porządek zarówno do nowych, jak i istniejących procesów. Zapoznaj się z kilkoma głównymi powodami, dla których ważne jest mapowanie procesu:

Użyj mapy procesu, aby usprawnić procesy. Usuń niepotrzebne obszary i uprość cały proces od początku do końca.

Udostępnij mapę procesu członkom zespołu wewnętrznego i zewnętrznym interesariuszom w celu zapewnienia zgodności w całej firmie.

Zachęć osoby w zespole do poprawy komunikacji poprzez jasne określenie procesów projektu. Wyznacz obowiązki osobom zaangażowanym w proces, wskaż, do kogo należy się zwrócić w razie pytań. Jest to szczególnie pomocne w przypadku zespołów międzydziałowych, których członkowie nie znają pracowników innych działów.

Dokumentuj swoje procesy, aby ujednolicać przepływy pracy w całej firmie. Wróć do mapy procesu w przyszłości, aby przeanalizować przebieg procesu i wprowadzić niezbędne zmiany.

Lepiej planuj i organizuj nadchodzące projekty za pomocą mapy procesu. Wizualizuj wszystkie etapy procesów, aby zapewnić informacje i zasoby potrzebne do pomyślnej realizacji projektu.

Standardowe symbole map procesów pochodzą z języka UML (Unified Modelling Language), który jest ujednoliconym formatem tworzenia map procesów. Aby efektywnie zaprojektować mapę procesu, musisz poznać symbole i ich znaczenie. Oto niektóre z najczęściej spotykanych symboli, które warto znać:

Działanie, zadanie lub operacja, którą należy ukończyć, aby umożliwić kontynuowanie procesu

Okres oczekiwania lub opóźnienie na dowolnym etapie procesu

Działania związane z zadaniem, które jest częścią większego procesu

Pierwszy etap, który określa kolejny etap w procesie

Wskazuje kierunek mapy procesu

Punkty wejścia i wyjścia procesu

Wskazuje, że należy podjąć decyzję. Strzałki wypływające z tego miejsca zwykle mają następujące etykiety: prawda, fałsz, tak lub nie

Informacje lub obiekty, które wchodzą do procesu lub go opuszczają

Etap powstawania dokumentu

Etap procesu, w którym przechowywane są dane

Wybór danych przechowywanych w standardowej strukturze

Oto kilka przykładów różnych typów map procesu i sposobów ich wykorzystania przez firmy.

Analitycy biznesu i programiści techniczni używają diagramów zapisu modelowania procesów biznesowych (BPMN, Business Process Modeling Notation) do określenia dokładnego przeglądu procesów biznesowych. Celem jest stworzenie wspólnego zrozumienia procedur stosowanych w firmie. Dzięki temu diagram ten usprawnia komunikację i zwiększa wydajność w całej organizacji.

Torowy schemat blokowy jest diagramem procesu, który pokazuje, kto jest odpowiedzialny za niektóre części procesu. Diagram jest podzielony na oddzielne wiersze (lub tory), z których każdy reprezentuje inny zespół lub dział. Kształty na każdym torze oznaczają działania, a strzałki pokazują, jak przebiega proces po zakończeniu każdego działania.

Diagram łańcucha wartości (znany również jako analiza łańcucha wartości lub mapowanie strumienia wartości) umożliwia zespołom analizowanie działań biznesowych. Celem jest określenie sposobu uzyskania przewagi konkurencyjnej poprzez ulepszenie obecnych procesów. Połączone pola reprezentują uproszczoną wersję procesu, co pozwala na szybkie zrozumienie. Dzięki temu podstawowemu omówieniu można wizualizować' etapy niezbędne do poprawy wartości dla klienta.

Mapy procesów często obrazują skomplikowane procesy, jednak ich tworzenie nie musi być trudne. Wykonaj poniższe czynności, aby w prosty sposób utworzyć mapę procesu dla Ciebie i Twojego zespołu.

Korzystając z szablonu mapy procesu, można od razu zacząć kreślić procesy dzięki zaledwie kilku kliknięciom. Dostosuj istniejący układ, aby utworzyć mapę procesu, która odzwierciedla Twój proces. Dodaj nowe kolumny, notatki lub kształty — wszystko, czego potrzebujesz, aby utworzyć dokładną mapę procesu

Teraz nadszedł czas, aby określić ten proces. Czy mapujesz proces sprzedaży? Proces wewnętrzny? Podróż klienta? Będzie sercem mapy procesu, dlatego ważne jest, aby cały zespół wiedział, co należy osiągnąć. Zorganizowanie spotkania to świetny sposób na uzgodnienie podejścia zespołu w tym obszarze. Niezależnie od tego czy członkowie spotykają się osobiście czy online, zbierz swój zespół, aby omówić proces, powody jego tworzenia lub ulepszenia. Nie musi to być długie i szczegółowe spotkanie. Jeśli każdy rozumie proces i powód jego mapowania, jesteś na właściwej drodze.

Kolejnym krokiem jest skupienie się na tym, jakie działania są realizowane w całym procesie. Współpracuj z zespołem, aby prowadzić burze mózgów przez różne fazy i wizualizować sposób działania procesu. Do wyboru są różne techniki burzy mózgów, więc znajdź taką, która najlepiej będzie odpowiadać Tobie i Twojemu zespołowi. Następnie należy przeprowadzić sesję i omówić wszystkie kluczowe etapy procesu. Uporządkowania kroków procesu na tym etapie nie jest konieczne, ale może być pomocne w przypadku niektórych zespołów. Liniowe odwzorowanie etapów pozwoli upewnić się, że żadne kluczowe kroki nie zostały pominięte. Można również dodać strukturę, określając miejsce i czas rozpoczęcia i zatrzymania procesu.

Po zapisaniu procesu nadszedł czas, aby przypisać do niego odpowiednie symbole. W ten sposób każdy, kto patrzy na mapę procesu, zrozumie, co oznaczają poszczególne elementy i jak się ze sobą one wiążą.

Teraz możesz sfinalizować mapę procesu. Sprawdź, w jaki sposób proces przebiega, czy uwzględniono wszystkie istotne kroki i upewnij się, że mapa dokładnie reprezentuje proces. Oto kilka pytań, dzięki którym zyskasz pewność, że mapa procesu ma wszystkie niezbędne elementy: Czy proces przebiega prawidłowo? Jeśli istnieją obszary wymagające usprawnienia, wróć do tablicy. Czy jakiś element jest zbędny? Usuń wszelkie zbędne działania, aby zapewnić jak największą wydajność procesów. Oznacza to wyeliminowanie części procesu, które nie są istotne dla jego sukcesu. Czy członkowie zespołu będą postępować zgodnie z procesem? Jeśli proces nie jest łatwy do wykonania, lub jeśli członkowie zespołu z jakiegoś powodu nie mogą go wykonać, być może trzeba będzie przemyśleć jego strukturę. Czy brakuje jakiś etapów? Warto przejść ponownie każdy etap mapy procesu, aby upewnić się, że wszystko jest na właściwym miejscu. Jeśli czegoś brakuje, warto to dodać w tym momencie. Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania mapa procesu będzie dokładna i aktualna.

Zanim udostępnisz zespołowi ostateczną mapę procesu, musisz zdefiniować sukces. Ustal, co Twój proces powinien osiągnąć, jak planujesz to osiągnąć i jak zmierzyć sukces. Aby stworzyć jasną i mierzalną definicję sukcesu, przyjrzyj się celom SMART. Struktura celów SMART pomaga zespołom w tworzeniu konkretnych, mierzalnych i realistycznych celów. Korzystając z tego modelu, możesz dokładnie nakreślić, do czego zmierza Twój proces. Użyj go do śledzenia postępów podczas trwania procesu i sprawdzenia, kiedy proces osiągnie zamierzony cel. Jeśli proces nie osiągnie zamierzonego celu, przeanalizuj, co poszło nie tak i napraw to na przyszłość.

Po osiągnięciu wyznaczonych celów możesz teraz udostępnić ostateczną mapę procesu odpowiednim interesariuszom. Mogą to być członkowie zespołu, klienci, przełożeni, dostawcy lub każdy, kto ma wpływ na sposób działania procesu. Wszystkie zainteresowane strony powinny przejrzeć i dodać komentarze, zadać pytania i pozostawić opinie bezpośrednio na mapie procesu. Mapa procesu ułatwia użytkownikowi przeglądanie sugestii. Nie musisz szybko przechodzić między różnymi platformami ani rozmawiać z każdą osobą z osobna. Wystarczy uzyskać dostęp do mapy procesu online i zobaczyć wszystkie opinie w jednym miejscu. Po zapoznaniu się z uwagami można wprowadzić wszelkie niezbędne zmiany przed uruchomieniem procesu.

Mapy procesów nie są ostateczne. Zmiany są nieuniknione bez względu na to, czy jest to nowa struktura firmy, czy też Twoi klienci całkowicie zmieniają oczekiwania wobec Twojej firmy. Procesy będą musiały zostać dostosowane do zmieniających się warunków. Oznacza to analizowanie mapy procesu w celu ciągłego jej ulepszania i wprowadzanie istotnych zmian do zapewnienia aktualizacji mapy.