Modèle de diagramme de Gantt

À propos du modèle de diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation graphique puissante et largement utilisée pour montrer la progression d'un plan de projet au fil du temps. La plupart des modèles de diagrammes de Gantt montrent l'état de chaque étape du projet ainsi que les parties prenantes. Ils décomposent les projets par tâche, permettant à l'équipe de voir l'état des tâches, à qui elles sont attribuées et combien de temps elles prendront pour être complétées.

Les modèles de diagrammes de Gantt sont également un excellent moyen d'identifier les dépendances et les goulets d'étranglement d'un projet, ce qui en fait un outil essentiel pour la collaboration et l'efficacité. Bien que les diagrammes de Gantt varient selon l'organisation et l'équipe, ils incluent généralement quelques composantes clés :

• La liste des tâches s'étend verticalement le long du côté gauche du diagramme. Il décrit le travail du projet et est souvent organisé en groupes et sous-groupes.

• Le planning s'étend horizontalement sur le haut du diagramme et montre la progression du projet.

• Les barres horizontales sur le côté droit du diagramme représentent la progression vers un objectif donné. Les diagrammes de Gantt montrent également les jalons, les dépendances et les parties prenantes.

Les diagrammes de Gantt vous permettent de saisir les détails essentiels d'un projet dans un délai donné. D'un coup d'œil, vous pouvez voir quelles tâches doivent être effectuées, qui en est responsable, l'état des tâches, ainsi que les dates de début et de fin prévues du projet et de ses sous-tâches.

Comment utiliser le modèle de diagramme de Gantt

Miro est l’outil idéal pour créer et gérer un diagramme de Gantt avec votre équipe. Commencez par sélectionner le modèle de diagramme de Gantt et suivez les étapes ci-dessous :

Étape 1 : Établissez un calendrier

Un diagramme de Gantt bien conçu doit avoir un début et une fin bien définis. D'une certaine manière, un diagramme de Gantt est comme une combinaison d'un planning et d'un tableau Kanban. Il est essentiel d'établir un calendrier pour atteindre vos objectifs.

Selon la façon dont votre entreprise ou société fonctionne, un diagramme de Gantt peut correspondre à un trimestre. Par exemple, disons que nous souhaitons mener une stratégie de communication pour le lancement d'un nouveau produit. Nous définirions alors ce diagramme pour commencer le 1er mai et se terminer le 31 juillet.

Cela peut prendre plus de temps ou nécessiter une prolongation, et c’est parfaitement normal. Cependant, il est important de définir une date de fin de projet à viser. N'oubliez pas de prendre en compte les périodes de vacances pour vous assurer de répartir le temps de manière précise.

Étape 2 : Ajouter des tâches au diagramme de Gantt

Avec un objectif final en tête, vous devez maintenant ajouter et compléter les tâches sur le diagramme de Gantt. Travaillez avec votre équipe pour ajouter des détails aux tâches, coder par couleur les cartes selon le département, l'équipe ou la division, et taguer les membres d'équipe responsables.

Vous devrez également attribuer une date de début et une date de fin et étaler la tâche sur la période concernée. C'est extrêmement important pour s'assurer que tout le monde comprenne le planning impliqué afin que le projet dans son ensemble reste sur la bonne voie. Vous pouvez également ajouter tous les détails nécessaires pour la tâche. Chaque tâche peut également être divisée en sous-tâches.

Dans chaque équipe, un chef de projet ou un manager devrait être responsable d'attribuer les différentes tâches et sous-tâches à chacun. Chaque carte, selon la personne ou l’équipe responsable, peut avoir une couleur différente pour faciliter la compréhension globale du plan de projet.

Étape 3 : Créer des dépendances entre les tâches

De nombreuses tâches ne peuvent être exécutées si d'autres tâches n'ont pas été réalisées au préalable, de sorte que leur niveau de dépendance sera très élevé. En utilisant le modèle de diagramme de Gantt de Miro, vous pouvez créer des lignes de dépendance en reliant les cartes entre elles. Le chef de projet ou le leader de l'équipe devrait déterminer les dépendances les plus importantes à prioriser et en discuter avec les personnes concernées.

Étape 4 : Ajouter des marqueurs d'étape pour offrir de la visibilité

Les marqueurs d'étape, comme leur nom l'indique, sont destinés à signifier des événements ou objectifs importants dans un plan de projet. L'étape peut correspondre à des phases d'un projet. Vous pouvez les ajouter pour spécifier ces points cruciaux dans votre planning.

Étape 5 : Apportez des modifications et itérez si nécessaire

Modifier votre diagramme de Gantt n'est pas toujours idéal, car beaucoup de temps et de réflexion sont consacrés à la planification du projet. Parfois, cependant, c'est nécessaire. Heureusement, les outils de diagramme de Gantt en ligne vous permettent de faire des modifications beaucoup plus facilement.

Lorsque vous invitez votre équipe à collaborer sur votre modèle de diagramme de Gantt, ils pourront consulter toutes les modifications telles que les tâches terminées ou les nouveaux processus ajoutés en temps réel. Ajoutez tous les fichiers pertinents (Office, Google Docs, PDF, JPG, PNG) pour tout garder au même endroit et utilisez la fonctionnalité de pense-bêtes et de commentaires pour expliquer et discuter des tâches lorsque les membres de l’équipe ont besoin de clarifications.

Avantages d'utiliser un modèle de diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’un des outils les plus populaires et largement utilisés en gestion de projet, et ce n’est pas sans raison. Il y a plusieurs avantages à utiliser un modèle simple de diagramme de Gantt :

• Simplifie les projets complexes - Les diagrammes de Gantt aident vous et votre équipe à comprendre visuellement un projet qui peut sembler complexe avec de nombreuses parties en mouvement. Il est alors plus facile de s’aligner en équipe pour élaborer une roadmap afin de réaliser les tâches et respecter les échéances.

• Aide à la gestion du temps - Une bonne planification est essentielle pour s'assurer que les étapes clés sont respectées et que chacun peut gérer ses tâches efficacement. L'utilisation d'un modèle de diagramme de Gantt pour projet aide à suivre les dépendances et à s'assurer que chacun a une charge de travail gérable pour atteindre ses objectifs. Si les étapes clés semblent irréalistes à atteindre, les échéances peuvent être ajustées avec la prévoyance et la planification appropriées.

• Le suivi de projet se fait en un seul endroit - L'un des plus grands avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt est que vous pouvez voir toutes vos tâches, détails importants et étapes en un seul endroit. Cela évite la confusion de devoir suivre les informations sur différentes plateformes ou documents.

• Améliore la transparence - Il y a peu de choses plus démotivantes que d'avoir des délais et des attentes irréalistes. L'utilisation d'un diagramme de Gantt peut garantir que tout le monde est au courant de l'avancement du projet et réduire la probabilité de malentendus dus à des attentes non alignées.

• Motiver les membres de l'équipe - Savoir comment les tâches s'intègrent dans le projet global est motivant, car cela permet une meilleure compréhension de leur contribution aux objectifs d'ensemble du projet. En outre, créer des plannings et planifier les jalons facilite la gestion de vos emplois du temps individuels. Ne pas pouvoir respecter les délais de manière efficace peut être incroyablement frustrant et démotivant, donc l'utilisation d'un diagramme de Gantt réduit la probabilité que cela se produise.

• Personnalisation accrue - Utiliser le modèle de diagramme de Gantt de Miro est synonyme de personnalisation. Vous pouvez changer les couleurs et les badges, ajouter des pense-bêtes et des images, et bien plus encore. Tous les participants au projet peuvent tout voir clairement.

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un diagramme de Gantt pour la gestion de projet. Il existe certainement bien d'autres avantages à utiliser les diagrammes de Gantt, ce qui contribue à la popularité de cet outil puissant.