Was ist der Invoice Process Map-Workshop?
Eine 60–90-minütige Arbeitssitzung, in der Teams abbilden, wie Rechnungen vom Auslöser für die Rechnungsstellung über Vorbereitung, Prüfung, Freigabe und Versand bis zur Zahlungsnachverfolgung und zum Abschluss gelangen. Die Vorlage hilft Teams, einen klaren, wiederholbaren Rechnungsprozess zu erstellen, den sie im Alltag nutzen können.
Welches Problem wird damit gelöst?
Rechnungen werden ohne gemeinsamen Prozess erstellt und verschickt
Prüf- und Freigabeschritte sind unklar
Die Nachverfolgung von Zahlungen ist uneinheitlich
Teams haben keinen Überblick über Rechnungsstatus, Zuständigkeiten und Blocker
So geht's
Definiere den Auslöser, der die Rechnungserstellung startet (10 Min)
Lege fest, welche Angaben für die Rechnungsvorbereitung nötig sind (15 Min)
Füge Prüf- und Freigabeschritte vor dem Versenden hinzu (15 Min)
Lege das Versenden der Rechnung, die Zahlungsverfolgung und Folgeaktionen fest (20 Min)
Füge Entscheidungspunkte für Freigaben, überfällige Zahlungen oder Streitfälle hinzu (15 Min)
Erstelle einen wiederverwendbaren Rechnungs-Tracker mit Angaben zu Phase, Status, Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum und nächster Aktion (10 Min)
Häufige Fehler
Rechnungen werden mit fehlenden Angaben verschickt, Prüfungen werden übersprungen, Zuständigkeiten für Zahlungsnachverfolgung sind unklar und es gibt keinen standardisierten Umgang mit überfälligen Rechnungen oder Streitfällen.
So vermeidest du Fehler
Verwende einen klaren Auslöser für die Abrechnung, definiere die erforderlichen Rechnungsfelder, weise Prüf- und Freigabeverantwortliche zu und nutze gemeinsame Status-Labels, damit jede Rechnung leicht nachverfolgt werden kann.
Miro-Funktionen, die du nutzen kannst
Formen für Phasen und Entscheidungspunkte, Verbindungslinien zur Darstellung von Genehmigungs- und Zahlungswegen, Notizen für Rechnungsdetails und Blocker, Tags für Status-Labels, Farben zur Anzeige des Fortschritts, Kommentare für Finanznotizen, Timer zur Strukturierung des Workshops.
FAQs
F: Wer profitiert von dieser Vorlage?
A: Finanzteams, Operationsteams, Gründer, Account Manager, Projektmanager und alle Teams, die für das Erstellen, Prüfen, Versenden oder Nachverfolgen von Rechnungen verantwortlich sind.
F: Funktioniert sie für virtuelle und Präsenzsitzungen?
A: Ja. Teams können den Prozess direkt in Miro verwalten oder das Board in einem Raum projizieren und es gemeinsam live aktualisieren.
F: Was nehme ich mit?
A: Eine vollständige Process Map für Rechnungen, ein klarer Prüf- und Genehmigungsablauf, eine gemeinsame Logik zur Zahlungsnachverfolgung und eine wiederverwendbare Struktur zur Verwaltung von Rechnungen.
