Hvad er proceskortlægning?

Forklaring af proceskortlægning

Et proceskort er et alsidigt værktøj, der hjælper dig med at visualisere din arbejdsgang for at forbedre effektiviteten. Det giver klarhed, hjælper teams med at brainstorme ideer til procesforbedringer, forbedrer intern kommunikation og leverer procesdokumentation. Oprettelsen af et proceskort giver projektledere mulighed for at visualisere alle hændelser i et projekt og at forstå afhængigheder, når de arbejder med tværfunktionelle teams. Når det er gjort godt, identificerer proceskortlægning også forbedringsområder. Du kan lokalisere flaskehalse, gentagelser og forsinkelser i dine processer. Som et resultat kan du løse disse problemer og forbedre dine processer. Et proceskort definerer også grænser. Teams kan se, hvad der er involveret i processen, hvordan den fungerer, og hvor den ender. Desuden afklarer et proceskort nøgleinformation, såsom hvem der har ansvaret for processen og det specifikke ansvar, der kræves for at holde processen i gang. Et proceskort måler også effektiviteten af processer med bestemte mål og metrikker, hvilket giver teams mulighed for at spore deres fremskridt og reflektere over deres præstationer i realtid.

Hvorfor er proceskortlægning vigtig?

Proceskortlægning bringer klarhed og organisering til både nye og eksisterende processer. Tag et kig på nogle af hovedårsagerne til, at proceskortlægning er vigtig:

Det forenkler processerne

Brug et proceskort til at strømline dine processer. Fjern unødvendige områder og gør hele processen enkel fra start til slut.

Det forbedrer forståelsen af en proces

Del proceskortet med interne teammedlemmer og eksterne aktionærer for at skabe overensstemmelse på tværs af virksomheden.

Det forbedrer kommunikationen

Tilskynd enkeltpersoner til at forbedre deres kommunikation ved klart at skitsere dine projektprocesser. Vis alle, der er involveret i processen, hvad deres ansvar er, og hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål. Dette er især nyttigt for tværfunktionelle teams, som måske ikke er bekendt med teammedlemmer fra andre afdelinger.

Det giver procesdokumentation

Dokumentér dine processer, så du kan standardisere workflows på tværs af virksomheden. Vend tilbage til proceskortet i fremtiden for at analysere, hvordan processen fungerer, og foretage eventuelle nødvendige ændringer.

Det hjælper med at planlægge projekter

Planlæg og organiser dine kommende projekter bedre med et proceskort. Visualiser alle stadier af dine processer for at sikre, at du har den information og de ressourcer, du behøver for at udføre projektet med succes.

Proceskortsymboler

Standardiserede proceskortsymboler kommer fra Unified Modeling Language (UML), som er et standardiseret format til at lave proceskort. For at kunne designe et proceskort effektivt skal du forstå symbolerne og hvad de repræsenterer. Her er nogle af de mest almindelige symboler, du skal kende:

Proces

En handling, opgave eller operation, der skal fuldføres, for at processen kan komme videre.

Forsinkelse

En ventetid eller forsinkelse et eller andet sted i processen.

Underrutine

Handlinger relateret til en opgave, der er en del af en større proces.

Forberedelse

Et indledende trin, der opsætter endnu et trin i processen.

Pile/forbindelseslinjer

Angiver proceskortets retning.

Terminator

Indgangs- og udgangspunkterne for din proces.

Beslutning

Angiver, at der skal træffes en beslutning. Pile, der flyder herfra, har normalt følgende etiketter: sand, falsk, ja eller nej.

Input-/outputdata

Oplysninger eller genstande, der kommer ind i eller forlader processen.

Dokument

Et trin, der producerer et dokument.

Lagrede data

Et trin i processen, hvor data gemmes.

Database

Et udvalg af data, der er gemt i en standardstruktur.

Eksempler på proceskortlægning

Her er nogle eksempler på de forskellige typer af proceskort, og hvordan virksomheder bruger dem.

Kortlægning af forretningsprocesser

Forretningsanalytikere og tekniske udviklere bruger BPMN-diagrammer til at skabe et grundigt overblik over forretningsprocesser. Målet er at skabe en fælles forståelse af din virksomheds procedurer. Som følge heraf strømliner dette diagram kommunikationen og forbedrer produktiviteten på tværs af organisationen.

Swimlane-diagram

Et swimlane-diagram er et procesdiagram, der viser, hvem der er ansvarlig for visse dele af en proces. Diagrammet er opdelt i separate rækker (eller baner), hvor hver række repræsenterer et andet team eller afdeling. Figurerne i hver bane repræsenterer handlingerne, og pile viser, hvordan processen skrider frem, når hver handling er fuldført.

Skabelon til værdikæden

Et værdikædediagram (også kendt som værdikædeanalyse eller værdistrømskortlægning) giver teams mulighed for at analysere forretningsaktiviteter. Målet er at se, hvordan du kan opnå en konkurrencefordel ved at forbedre dine nuværende processer. De forbundne kasser repræsenterer en forenklet version af en proces til hurtig forståelse. Med dette grundlæggende overblik kan du visualisere din virksomheds skridt til at forbedre kundeværdien.

Sådan oprettes et proceskort

Proceskort nedbryder ofte komplekse processer, men at skabe et behøver ikke at være komplekst. Følg disse enkle trin for nemt at skabe et vellykket proceskort for dig og dit team.

Begynd med en skabelon

Ved at bruge en skabelon til processkortlægningdu kan hoppe direkte ind og begynde at plotte dine processer med blot nogle få klik. Tilpas det eksisterende layout for at skabe et proceskort, der afspejler din proces. Tilføj nye kolonner, noter eller figurer - hvad end du har brug for for at oprette et nøjagtigt proceskort

Identificer processen

Nu er det tid til at identificere processen. Kortlægger du en salgsproces? En intern proces? Kundens rejse? Dette vil være hjertet i dit proceskort, så det er vigtigt, at du og resten af dit team ved, hvad du forsøger at opnå. At holde et møde er en fantastisk måde at få dit team på linje med dette område. Uanset om det er personligt eller online, så saml dit team for at diskutere processen, og hvorfor du ønsker at skabe eller forbedre den. Det behøver ikke at være et langt og detaljeret møde. Så længe alle forstår processen og hvorfor du kortlægger den, er du på rette vej.

Brainstorm procesaktiviteter

Næste skridt er at fokusere på, hvilke aktiviteter der er involveret i hele processen. Samarbejd med dit team om at brainstorme de forskellige faser og visualisere, hvordan processen fungerer. Der er forskellige brainstormingteknikker at vælge imellem, så find en, der fungerer bedst for dig og dit team. Afhold derefter sessionen og diskuter alle de vigtigste procestrin. Det er ikke afgørende at bringe procestrinene i orden på dette trin, men det kan være nyttigt for nogle teams. Lineær kortlægning af stadierne sikrer, at du ikke er gået glip af nogle vigtige trin. Du vil måske også tilføje struktur ved at identificere, hvor og hvornår processen starter og stopper.

Tilføj proceskortsymboler

Når din proces er på plads, er det tid til at tildele de relevante symboler. På den måde vil enhver, der kigger på proceskortet, forstå, hvad de forskellige elementer betyder, og hvordan de hænger sammen.

Afslut oprettelsen af proceskortet

Nu kan du færdiggøre proceskortet. Gennemgå, hvordan det flyder, om alle de relevante trin er inkluderet, og sørg for, at det nøjagtigt repræsenterer processen. Her er nogle spørgsmål, du kan stille dig selv for at sikre, at dit proceskort har alt, hvad det behøver:

Kører processen som den skal?

Hvis der er områder, hvor tingene ikke kører glat, skal du vende tilbage til tegnebrættet for at rette op på det.

Er noget overflødigt?

Du skal fjerne eventuelle overflødige handlinger for at sikre, at dine processer er så effektive som muligt. Det betyder at skære dele af processen, som ikke er afgørende for dens succes.

Vil teammedlemmer følge processen?

Hvis processen ikke er nem at følge, eller hvis teammedlemmer af en eller anden grund ikke kan følge den, skal du muligvis genoverveje strukturen.

Mangler der nogle trin?

Når du ser på proceskortet, skal du gå gennem hvert trin for at sikre, at alt er på plads. Hvis der mangler noget, er det nu, du skal tilføje det. Efter at have besvaret disse spørgsmål, vil dit proceskort være så nøjagtigt og opdateret som muligt.

Definer succes

Før du deler det endelige proceskort med dit team, skal du definere succes. Det betyder, at du skal identificere, hvad din proces skal opnå, hvordan du planlægger at opnå det, og hvordan du vil måle dens succes For at skabe en klar og målbar definition af succes, skal du tage et kig på SMART-mål. SMART-målrammen hjælper teams med at skabe specifikke, målbare og realistiske mål. Ved hjælp af denne model kan du præcist plotte, hvad din proces sigter mod at gøre. Du kan bruge den til at spore dine fremskridt undervejs og se, hvornår din proces har nået sit mål. Hvis processen ikke når sit mål, kan du gennemgå, hvad der gik galt og rette op på det ift. fremtiden.

Del proceskortet med dit team.

Når dine mål er på plads, kan du nu dele det endelige proceskort med de relevante interessenter. Disse kan være teammedlemmer, kunder, supervisorer, leverandører, kunder eller enhver, der er påvirket af, hvordan processen fungerer. Få alle relevante interessenter til at gennemgå og tilføje kommentarer, stille spørgsmål og give feedback direkte på proceskortet. Når det kommer til at gennemgå deres forslag, gør et proceskort det nemmere for dig. Du behøver ikke at bladre mellem forskellige platforme eller tale med alle individuelt. I stedet kan du blot få adgang til proceskortet online og se al feedback på ét sted. ​ Når du har gennemgået deres noter, kan du foretage de nødvendige ændringer, før du starter processen.

Opdater, iterér og innover

Proceskort er ikke endelige. Ændringer vil uundgåeligt komme din vej, uanset om det er en ny forretningsstruktur eller dine kunder, der fuldstændig ændrer, hvad de ønsker fra din virksomhed. Dine processer skal tilpasses for at følge med i et skiftende miljø. Det pmfatter at gennemgå dit proceskort for løbende forbedringer og foretage relevante ændringer for at holde det opdateret.