قالب ملاحظات الاجتماع
قم بإنشاء سجلٍّ دائم لما حدث خلال الاجتماع.
معلومات حول قالب ملاحظات الاجتماع
ما المقصود بملاحظات الاجتماع؟
إذا سألك شخص ما عن عدد الاجتماعات التي عليك حضورها في أسبوع معيّن، فربّما تجد صعوبة في الإجابة -- ليس لأنّك لا تهتم، ولكن لأنّه لديك الكثير من الاجتماعات! عندما تتنقل بين اجتماعات مهمَّة طوال اليوم، قد يكون من الصّعب أن تتذكّر ماالذي قاله الأشخاص، أو ما الأهداف التي اتّفق عليها الجميع.
ملاحظات الاجتماع هي مجرّد سجلّ لاجتماعك. تفضِّل معظم الفِرَق تعيين مدوِّن ملاحظات في بداية كلّ اجتماع، حتى يتمكّن شخص واحد من التّركيز على استيعاب محتويات الاجتماع وتدوينها بدلاً من جعل الجميع يتدافعون لاستخلاص ما في وسعهم. تقوم العديد من الفِرَق بجعل الأفراد يتناوبون على دور مدوِّن الملاحظات، بحيث يكون للجميع نصيب متساوٍ في الاجتماع.
من يجب أن يستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ترغب جميع الفِرَق بالاحتفاظ بسجلٍّ مكتوب لما حدث خلال الاجتماع. وهذا مهمٌّ بشكل خاص للاجتماعات التي تتضمّن عناصر عمل، ومواعيد نهائيّة، وقرارات. يمكنك تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً، أو قد ترغب في تناوب المهام بحيث يكون هناك شخصٌ آخر مسؤول عن تحديث ملاحظات الاجتماع في كل مرّة.
كيفيّة إنشاء ملاحظات الاجتماع
الخطوة 1: قم بتعيين مدوّن ملاحظات قبل الاجتماع.
الخطوة 2: حدّد الموضوعات التي ستتناولها في الاجتماع. يمكن لمدوِّن الملاحظات تدوين هذه الموضوعات.
الخطوة 3: خلال الاجتماع، اطلب من مدوِّن الملاحظات تلخيص الملاحظات من الاجتماع السّابق لمنحك نقطةً لتنطلق منها.
الخطوة 4: اطلب من مدوِّن الملاحظات تدوين أسماء المشاركين، وأوقات جدول الأعمال، وعناصر العمل وتواريخ الاستحقاق، والنّقاط الرئيسيّة للاجتماع.
الخطوة 5: مع استمرار الاجتماع، يمكن لمدوِّن الملاحظات الاستمرار في تدوين أي قرارات اتخّذها المشاركون، وأهمّ النّقاط التي تمّ تناولها، وأي قرارات مستقبليّة يجب اتّخاذها.
الخطوة 6: يمكن لمدوِّن الملاحظات مشاركة ملاحظات الاجتماع مع الفريق إذا كان ذلك مناسبًا.
كيف تستخدم قالب ملاحظات الاجتماع؟
ابدأ باستخدام القالب الجاهز الخاص بنا، وقم بإجراء أي تغييرات تريدها بما يناسب احتياجاتك الخاصّة. قم بدعوة أعضاء الفريق للانضمام إلى لوحتك والتّعاون معك. إذا كنت بحاجة إلى مساهمات من الآخرين، فاذكر أسماءهم باستخدام إشارة @ أو استخدم دردشة فيديو. يمكنك تحميل أنواع أخرى من الملفَّات مثل المستندات والصّور ومقاطع الفيديو وملفّات PDF لتخزين جميع المعلومات ذات الصّلة في مكان واحد.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة MoSCoW
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Operations, Prioritization
يعد تتبع أولوياتك تحديًا كبيرًا في المشاريع الكبيرة، خاصة عندما يكون هناك الكثير من المخرجات. تم تصميم طريقة MoSCoW لمساعدتك على القيام بذلك. هذه التقنية الفعالة مبنية على نموذج مصفوفة مقسم إلى أربعة أقسام: هي الأشياء التي يجب أن تكون متوفّرة، والأشياء والتي من المتوقّع أن تكون متوفرة، والأشياء التي يمكن أن تكون متوفّرة، والأشياء التي لن تكون متوفرة (والتي تعطي معًا اسم MoSCoW). فضلاً عن مساعدتك في تقييم وتتبع أولوياتك، يفيد هذا النهج أيضًا في عرض احتياجات العمل على الجمهور وفي التعاون على تحقيق المُخرَجات مع مجموعة من أصحاب المصلحة.
قالب مقياس ليكرت
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, Decision Making, Product Management
ليس من السّهل دائمًا قياس البيانات المعقّدة وذات الطّابع الشّخصي- مثل شعور الأشخاص حيال منتَجك أو خدمتك أو تجربتك. تمّ تصميم مقياس ليكرت لمساعدتك على القيام بذلك. يتيح هذا المقياس للعملاء الحاليّين أو المُحتملين الردّ على بيان أو سؤال باستخدام مجموعة من العبارات أو الأرقام (على سبيل المثال، من "موافق بشدة" أو "محايد" إلى "غير موافق تمامًا" أو من 1 إلى 5). الهدف هو طرح أسئلة محدّدة على عميلك لتحويلها إلى رؤى مستخدم سهلة التّفسير وقابلة للتّنفيذ.
قالب الخريطة الذهنية
: يعمل بشكل أفضل مع
Planning, Mind Mapping, Education
نهتم بشأن الذين يرغبون بتمثيل البيانات بشكل مرئي. أنتم تدركون المفاهيم وتتعلمون البيانات بسهولةٍ عندما يتم عرضها في صورة رسومات فائقة التنظيم . يُعد التخطيط الذهني مثاليًا لكم. تعرض أداة العصف الذهني القوية هذه المفاهيم أو الأفكار على شكل شجرة، فالجذع يمثل الموضوع الرئيسي أما الفروع فلأفكارك العديدة والمواضيع الفرعية. ويُعد هذا القالب طريقةً سريعةً وفعالةً لتبدأ في التخطيط الذهني، الذي قد يساعدك، وفريقَك، على تعزيز الإبداع والتذكر وحل المشكلات لديكم بمزيدٍ من الفعالية.
قالب طريقة تحديد الأولويّات 3x3
: يعمل بشكل أفضل مع
Operations, Prioritization, Strategic Planning
يتعلّق الأمر بتقييم مهمّة أو فكرة، وتحديد الجهد الذي ستتطلّبه والتّأثير المُحتمل لها بشكلٍ سريع — بتصنيف منخفض أو متوسّط أو مرتفع. هذا ما تقوم به طريقة تحديد الأولويّات 3x3: تساعد الفِرَق في ترتيب الأولويّات وتحديد المكاسب السّريعة أو المشاريع الكبرى أو مهام التّعبئة أو مُسبّبات هدر الوقت. باستخدام تسع مناطق للتّخزين، فإنها توفّر تفاصيل أكبر قليلاً من مصفوفة تحديد الأولويّات 2x2 (أو طريقة تحديد الأولويّات الرّشيقة). من السّهل إنشاء مصفوفة تحديد أولويّات 3x3 خاصّة بك — استخدمها لتحديد الأنشطة أو الأفكار التي يجب التّركيز عليها باستخدام مواردك القيِّمة.
قالب مصفوفة مجموعة بوسطن الاستشاريّة (BCG)
: يعمل بشكل أفضل مع
Strategic Planning
استخدم قالب مصفوفة BCG لاتّخاذ قرارات مستنيرة واستراتيجيّة حول فرص النّمو لعملك. قم بتعيين مجموعة المنتجات الخاصّة بك في مناطق مختلفة داخل المصفوفة (الأبقار النقديّة، والكلاب، وعلامات الاستفهام، والنّجوم) لإعطاء الأولويّة للمكان الذي يجب أن تستثمر فيه وقتك ومالك للحصول على أفضل النّتائج.
قالب إطار عمل كينيفين
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Prioritization
تواجه الشّركات مجموعة من المشكلات المعقّدة. في بعض الأحيان، تجعل هذه المشكلات صانعي القرار غير متأكّدين من أين يبدؤون أو ما هي الأسئلة التي يجب طرحها. يمكن أن يساعدك إطار عمل كينيفين الذي أعدّه ديف سنودن في شركة IBM عام 1999 على تجاوز المشكلات والعثور على الاستجابة المناسبة. تستخدم العديد من المؤسّسات إطار العمل الفعّال والمرن هذا لمساعدتها أثناء تطوير المنتج وخطط التّسويق والاستراتيجيّة التنظيميّة أو عند مواجهة الأزمات. هذا القالب مثاليٌّ أيضاً لتدريب الموظّفين الجُدد على كيفيّة التّفاعل مع حدَث كهذا.