قالب مصفوفة الأولويات

نبذة عن قالب مصفوفة الأولويات

يساعدك قالب مصفوفة الأولويات على تنظيم المهام، فهو مساحة يمكنك فيها تقييم الأولويات ومشاركتها مع فريقك. يحب مدراء المشاريع والأفراد التنفيذيون هذا القالب لأنه يوضح بشكل مرئي كيفية البدء في مشروع أو حتى من أين تبدأ. يساعدك كذلك قالب مصفوفة الأولويات على تحديد المشكلات والمسائل العاجلة.  

ما مصفوفة الأولويات؟

مصفوفة الأولويات أداةٌ تستخدم لترتيب أولويات العمل بالشكل المطلق، وتوفّر المعلومات لاتخاذ القرارات وإدارة الوقت. هي أداة مفيدة لأنه يمكن تطبيق إطار العمل البسيط على جميع أنواع الأعمال، سواء كانت عمليات تجارية أو قائمة على المشاريع، أو تشغيلية. تبدأ مصفوفات الأولويات بتنسيق بسيط ولكن يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. تقوم معظم المنظمات بترتيب الأولويات حسب التأثير (منخفض، متوسط، مرتفع) ومستوى الجهد والعجلة.

متى يجب استخدام مصفوفة الأولويات

مصفوفة الأولويات أداةُ إدارةٍ يستخدمها الأشخاص الذين يحتاجون إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، ويمكن أن تكون ذات قيمة في إدارة المشاريع وتحديد أولويات المشروع. تم تصميم مصفوفة 2x2 لمساعدتك في تحديد المهام ذات الأهمية القصوى حتى تتمكن من التركيز أولاً على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً.

قد تؤثّر مجموعة متنوعة من العوامل على مدى إلحاح أو أهمّية مهمّة ما في قائمتك. على سبيل المثال، إذا كان يجب عليك إكمال مهمّة تؤثّر بشكل مباشر في رضا العميل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمّة ذات أولويّة عالية وإلحاح كبير. ومع ذلك، إذا كان عليك إكمال مهمة يمكن أن تجعل عملاءك أكثر سعادة في المستقبل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمة ذات إلحاح منخفض ولكنها بأولوية عالية.

كيفية إنشاء مصفوفة الأولويات

راجع قائمة مهامك وصنف كل واحدة منها في ربع. إليك كيفية التفكير في كل ربع:

• الرّبع الأول مخصّص للمواعيد النهائية الأكثر إلحاحاً وأهمّية.

• الربع الثاني مخصّص لوضع الإستراتيجيات والتطوير على المدى الطويل، وهي مهام ليست مُلِحّة ولكنها لا تزال مهمّة.

• الربع الثالث مخصّص لمهامٍ مُلحّة ولكنها ليست مهمة، وللارتباك بسبب ضغط الوقت ولا يزال يتعيّن القيام به على الفور.

• الربع الرابع مخصص لنوع المهام ذات القيمة المنخفضة، إن وجدت.

قم بتحليل أنشطتك اليومية أو الأسبوعية وخصّص المشكلات في الربع المناسب لها في مصفوفة المعايير قبل تقييم المكان الذي تحتاج إلى إجراء التغييرات فيه.

أنشئ مصفوفة الأولويات الخاصة بك

أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء مصفوفة الأولويات ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب مصفوفة الأولويات هذا.

1. استخدم قالب منصّة Miro

افتح قالب منصّة Miro هذا للبدء! في اللوحة، قم بإدراج المهام التي تريد من فريقك إنجازها.

2. فكّر في كل مهمة

اسأل نفسك السؤال التالي لكل مهمة: ما عواقب عدم إنجاز هذه المهمة؟

3. رتّب المهام بحسب أولوياتها

استنادًا إلى هذه المعلومات، صنّف كل عنصر في القائمة بأنه ذو "أولوية عالية" أو "أولوية منخفضة".

4. حدّد مدى إلحاح كل مهمّة

الآن واصل تقسيم المهام في كل فئة إلى فئتين فرعيتين هما: "إلحاح مرتفع" و"إلحاح منخفض". يجب أن يكون لديك الآن أربع قوائم.

5. حدّد القيم

حدّد القيم بين 1 و4 لكل خيار، حيث تعني الأرقام الأقل أن المهمة ذات أولوية أعلى.

6. ضع على المصفوفة

صنف الخيارات في مصفوفتك. بمجرد الانتهاء، شارك أولوياتك مع أصحاب المصلحة الضروريين.