قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
واصل التّركيز على الاجتماعات التَّفقُّديّة اليوميّة السّريعة باستخدام قالب الاجتماع اليومي المُختصَر. ساعد فريقك على العمل معاً بشكل أكثر فعّالية.
Trusted by 65M+ users and leading companies
معلومات حول قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
يساعد قالب الاجتماع اليومي المُختصَر، الذي يتم استخدامه أيضًا في سكروم، الفِرَق على العمل معاً بشكل أكثر فاعليّة. تَستخدم معظم الفِرَق قالب الاجتماع اليومي المُختصَر لمراجعة نتائج عمل اليوم السّابق، وتخطيط عناصر العمل لهذا اليوم، وتحديد أيّة عقبات يحتاج أفراد الفريق المساعدةَ فيها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب الاجتماع اليومي المُختصَر.
لماذا تُجري الشّركات اجتماعات يوميّة مُختصَرة؟
تساعد الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في إدارة عبء العمل وجمع الفِرَق معًا. قد تُجري بعض الفِرَق هذه الاجتماعات بطريقة مختلفة قليلاً، ولكن فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة ممارسة شائعة:
تعزيز التّعاونالاجتماعات اليوميّة المُختصَرة وسيلة رائعة لتعزيز التّعاون بين أفراد الفريق. يحصل الزّملاء على فرصة لعرض المشكلات والعقبات والمعوّقات بحيث يتمكّن زملاؤهم في الفريق من المشاركة وعرض المساعدة.
الحصول على المعارف ومشاركتهايمكن أن تُساعد وتيرة الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في سدّ الثّغرات المعرفيّة والتّأكُّد من أنّ الجميع يتواصلون. تضمن الاجتماعات المُختصَرة أن يكون لدى الفريق فكرةً أفضل عمّا يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم المساعدة.
الحدّ من العقبات: تتيح الاجتماعات المُختصَرة للموظّفين تحديد المشكلات قبل أن تصبح أكثر خطورة. عندما يذكر شخص ما مشكلةً، يمكن لزملائه في الفريق اقتراح طرقٍ أفضل لإكمال المهمّة. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالرّاحة عند مناقشة العقبات، فقد يشير ذلك إلى مشاكل أكثر عمقاً في العمليّات أو الوظائف أو الرّوح المعنويّة. يمكن للمشرفين بعد ذلك اتّخاذ خطوة إلى الوراء لمعالجة هذه المشكلات الأساسيّة.
مشاركة الأهداف والغاياتتوفّر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة منتدىً للأشخاص لمشاركة الأهداف الفرديّة والجماعيّة. يمكن للمشرفين التّأكُّد من أن الجميع يفهمون الأهداف التي يعملون من أجلها. كما يمكنهم تعديل الأهداف إذا لزم الأمر.
كيفيّة إنشاء جدول الاجتماع اليومي المُختصَر
1- حدِّد الوقت والمكان
قم باستطلاع آراء فريقك لمعرفة ما إذا كانوا يفضّلون إجراء الاجتماعات المُختصَرة في الصّباح أم في نهاية اليوم. يجب أن تصبح الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة جزءًا مفيدًا من العمل المعتاد للجميع حيث تمهّد الطّريق ليومهم أو تصنع له الخاتمة.
2 - قم بإعدادجدول أعمال
يجب ألا تستمر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة لمدّة تجعل الشّخص يتململ أثناء الوقوف. بشكل عام، قم بتخصيص من عشر إلى خمس عشرة دقيقة. لتبقى مركِّزاً على المهمّة، قم بإنشاء جدول أعمال سريع يوضّح ما تأمل في تحقيقه.
3- التزم بالتّنسيق ذاته
بمجرّد تحديد وقتك ومكانك، ابتكر بعض الأسئلة التي تأمل أن تتمّ الإجابة عليها خلال كل اجتماع. تهدف العديد من الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة إلى الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية: ماذا الذي قمتُ بإنجازه منذ الاجتماع المُختصَر الأخير؟ ماذا الذي آمل أن أنجزَه قبل الاجتماع القادم؟ ما العقبات التي قد تمنعني من القيام بذلك؟
نصيحة: يمكنك أيضاً استيراد بطاقات Jira لتتبُّع المشكلات للحفاظ على طقوس الفريق.
ما الذي يحدث خلال الاجتماع اليومي المختصر؟
يجب ألا يستمر الاجتماع اليومي المختصر أكثر من 15 دقيقة. ينبغي أن يجيب كل عضو فريق عن ثلاثة أسئلة خلال الاجتماع المختصر: ماذا فعلت بالأمس؟ ما الذي ستعمل عليه اليوم؟ هل لديك أي عوائق؟
كيف يمكنني تنظيم اجتماعي اليومي المختصر؟
يمكنك جمع المهام ذات الأولوية العالية ومشاركتها مع فريقك. اذكر ما إذا كنت تواجه أية مشاكل أو معوّقات أثناء إنجازها. قم بتدوين ملاحظات حول المشاريع الأخرى التي قد تؤثّر بك، أو قم بالاسترشاد بقالب الاجتماع اليومي المختَصر لاحقًا. بما أن هذا الاجتماع يوميّ، احرص على عدم تمضية الكثير من الوقت في التّحضير له. يُفترض أن يكون الاجتماع المختصر اجتماعًا فعّالاً ولا يتجاوز كونه تحققّاّ منتظمًا من عمل الفِرَق.
What does a good standup meeting look like in practice?
A good standup meeting is short (15 minutes or less), starts on time, sticks to the three key questions, promotes active listening and interaction, ensures transparency, and is facilitated to keep the focus.
What are common problems with daily standups?
Common problems with daily standups include exceeding the allocated time, lack of preparation from team members, irregular attendance, passive participation, and the meeting unintentionally evolving into a full-fledged discussion or problem-solving session. To avoid that, make sure everyone is on the same page, facilitate the meeting to keep the focus, and promote transparency so everyone sees the value in the meeting.
How are standups different from other meetings?
Standups differ from other meetings in their frequency (daily), duration (short), purpose (syncing up the team and identifying blockers), format (three-question format), and attendance (mostly the executing team).
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب بلس دلتا
: يعمل بشكل أفضل مع
Software Development, Meetings, Retrospectives
قالب بلس دلتا أداةٌ بسيطة وقويّة لجمع النّقد البنّاء من المجموعة. يشّجعكم التّنسيق أنت وفريقك على التّركيز على ما سار بشكل جيد، وما يجب تكراره في المستقبل، وما يجب أن تهدف إلى تغييره. لإكمال قالب بلس دلتا، دوّن ملاحظات بالأشياء النّاجحة والأشياء التي ترغب في تحسينها. ويمكنك بعد ذلك إيداع هذه العناصر في عمودين منفصلين. استخدم بلس دلتا لعرض المكاسب والدّروس المُستفادة لفريقك وأصحاب المصلحة والموظّفين والرّؤساء.
مخطّط التدفُّق متعدّد الوظائف
: يعمل بشكل أفضل مع
Flowcharts, Org Charts, Business Management
قم بإلقاء نظرة سريعة على جميع أفراد المشروع واعرف بالضّبط ما الذي سيساهمون به. هذان هما الوضوح والشّفافية اللّذان سيقدّمهما لك مخطّط التدفُّق متعّدد الوظائف. كما تُسمَّى هذه أيضاً مخطّطات "حارات السّباحة" التدفُّقيّة لأن كلّ شخص (كل زبون أو عميل أو ممثّل من وظيفة معيّنة) يتم تخصيصه بِحارة—وهي خطٌّ واضح—سيساعدك في تصوّر أدوارهم في كلّ مرحلة من مراحل المشروع. سيُمكّنك هذا القالب من تبسيط العمليّات والحدّ من انعدام الكفاءة وإقامة علاقات مهمّة بين الأقسام.
قالب شجرة العائلة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Mapping
تساعد شجرة العائلة في فهم العلاقات الأسريّة المعقّدة وحتى منذ أجيال سابقة. باستخدام قالب شجرة العائلة هذا، يمكنك إضافة أشقّائك ووالديك وأفراد عائلتك الموسّعة بسرعة وسهولة. بالإضافة إلى ذلك، أضف معلومات وملاحظات وحتّى صورًا إضافيّة لإنشاء شجرة عائلة تنبض بالحياة.
قالب جدول الأعمال
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Meetings, Workshops
حتّى لو قمت لسنوات بعقد اجتماعات، فإنّ عقد الاجتماع عبر الإنترنت أمرٌ مختلفٌ. إبقاء الاجتماعات منظّمة وهادفة وملتزمة بالتّركيز على المهام أمرٌ أساسي. يبدأ هذا كلُّه بوضع جدول أعمال تفصيليّ، ويسهّل هذا القالب إنشاءه.
قالب شبكة الافتراضات
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
قال شخصٌ حكيمٌ ذات مرّة أنه لا يوجد شيء مؤكَّد في الحياة. ولكن ماذا عن خفايا عالم الأعمال؟ قد تبدو غير مؤكّدة وغير واضحة بشكلٍ خاص. يمكن أن تساعدك شبكة الافتراضات في معرفة هذه الخفايا واتّخاذ قراراتك بثقة. تنظُّم أفكارَ عملك وفقًا لدرجة اليقين والمخاطر لكلٍّ منها — ما يمكّن فريقك من مناقشتها وإصدار أحكام واضحة وتحديد الأولويّات والحدّ من المخاطر والتغلُّب على حالات عدم اليقين. ولهذا السّبب تُعَد شبكة الافتراضات أداةً قويّة للتّغلُّب على العجز في اتّخاذ القرار الذي يواجه كلَّ فريق من حينٍ لآخر.
قالب ميثاق المشروع
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Documentation, Strategic Planning
يعتمد مدراء المشاريع على مواثيق المشروع كمصدر للحقيقة فيما يتعلّق بتفاصيل المشروع. توضّح مواثيق المشروع الأهداف الأساسيّة ونطاق العمل وأعضاء الفريق والمزيد من المشاركين في المشروع. بالنسبة لإدارة المشاريع المنظَّمة، يمكن أن تكون المواثيق مفيدة لمواءمة الجميع حول فهم مشترك للأهداف والاستراتيجيّات والمُخرجات لمشروعٍ ما أيّاً كان مجاله. يضمن هذا القالب توثيق جميع جوانب المشروع ليتمّ إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتحقيق التّوافق بينهم. اعرف دائمًا إلى أين يتّجه مشروعك، وغايته، ومجاله.