قالب مصفوفة تدوين الأفكار
حافظ على تركيز اجتماعات الفريق من خلال إدارة الأفكار وعوامل التشتيت والمناقشات الجانبية.
معلومات عن قالب مصفوفة تدوين الأفكار
يمكن أن تساعد مصفوفة تدوين الأفكار (المعروفة كذلك باسم "حائط الأفكار") الفِرَق في التقاط وتدوين الأفكار والقضايا التي تحتاج إلى المزيد من البحث أو المناقشة خلال الاجتماعات.
قد لا تجد الأفكار الكبيرة أو معيقات التقدم أو المواضيع التي ليست ذات صلة الحلولَ قبل نهاية الاجتماع. حاول معرفة ما إذا كان فريقك قد يوافق على استخدام إطار عمل تدوين الأفكار أثناء ورشة العمل أو الاجتماع. يمكن أن يتيح النهج الديمقراطي للجميع تحمّل مسؤولية المحتوى الذي أسهموا به خلال المناقشة.
يمكن لكل عضو في الفريق الإشارة إلى أية مخاوف قد تراوده. بعد انتهاء المناقشة الرئيسية، يمكن أن يوافقوا على اتخاذ إجراء بشأن ما يمكن تحديده كأولوية والإبلاغ عن التحسينات التي تمت منذ اجتماعك الأخير.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب مصفوفة تدوين الأفكار.
ما المقصود بمصفوفة تدوين الأفكار
مصفوفة تدوين الأفكار هي أداة تسهيل تستخدم أثناء ورشات العمل أو الاجتماعات الطويلة لعزل عوامل التشتيت أو المواضيع التي ليست ذات صلة وتستخدم لتحديد الأفكار التي تستحق التحول إلى شيء قابل للتنفيذ في الخطوات لتالية. يتيح لك وضع أفكارك في مصفوفة تدوين الأفكار التركيز على مناقشة الفريق الفورية مع الاستمرار في فهم أفكار وإسهامات الجميع في الاجتماع.
تعمل مصفوفات تدوين الأفكار بشكل جيد خصوصًا عند احتمال خروج زملاء في المجموعة عن صلب الموضوع أو اقتراحهم أفكاراً قد تكون مُبهمة فاسحين المجال لتسيّب النّطاق. يتم "ركن" أفكارهم وملاحظاتهم إلى أن يحين الوقت المناسب ويتّضح السياق، ما يؤدي إلى بناء مخزن من الأفكار القيمة التي يمكن ترتيبها بحسب الأولوية أو العودة إليها عند الحاجة.
أنشئ مصفوفة تدوين الأفكار الخاصة بك
من السّهل إنشاء مصفوفة تدوين الأفكار الخاصة بك. أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء المصفوفة ومشاركتها. يمكنك البدء بتحديد قالب مصفوفة تدوين الأفكار، ثم اتباع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاص بك.
1. البقاء في صلب الموضوع خلال الاجتماع.
اختر موضوعًا والتزم به. إذا انتقل أي شخص في المجموعة إلى موضوع آخر أو انتقل إلى أفكار ليست ذات صلة، قم بتشجيعه على استخدام الملاحظات اللاصقة لتوثيق أفكاره بشكل مكتوب. ويعمل تدوين الأفكار على الإقرار بأنها ذات قيمة، لكن ربما لا تكون عاجلة مثل الموضوع الحالي الذي تحتاج إلى معالجته.
2. جمّع مجموعات من الأسئلة والمواضيع التي ليست ذات صلة والأفكار غير المثبتة لتقوم بمتابعتها.
يمكن لفريقك استخدام مفتاح الجدولة (أو الاختصار "Command+D") لإجراء المناقشات بسرعة وبإيجاز حول العديد من الملاحظات اللاصقة حسب الحاجة. ستركّز "الأفكار قيد المناقشة" على أهم المفاهيم أو الاهتمامات. يجب أن لا يتردد أحد في إضافة الأفكار في ظل إطار الفرص، والأشياء التي تجب متابعتها، والأشياء التي يجب أخذها بعين الاعتبار لاحقًا والأشياء التي لا يجب أخذها بعين الاعتبار.
3. توضيح عناصر العمل في الفريق للمتابعة.
حوّل الملاحظات اللامصقة ذات الصلة إلى عناصر عمل يملكها أحد أعضاء الفريق مع جدول زمني واقعي للإبلاغ عن التقدم المُحرَز. ويساعد هذا على الحفاظ على الجدول الزمني للاجتماعات من خلال التركيز على المهام المستقبلية بدلاً من حل كل فكرة أو إنهائها في ذات الوقت.
4. ضع خططاً لعقد اجتماع متابعة.
تعد مصفوفة تدوين الأفكار خطة عمل للبحوث أو المناقشات أو الاجتماعات المستقبلية. ومن الناحية المثالية، يجب أن يحدّد إطار العمل الطّرق التي يمكن لفريقك من خلالها تحويل المساهمة الافتراضية إلى قيمة ملموسة. حاول الدمج جنبًا إلى جنب مع المصفوفة الخاصّة بك لإبقاء الجميع منظّمين وعلى المسار الصّحيح لإعادة تجميع فريقك التالي.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب المجموعات المُصغَّرة
: يعمل بشكل أفضل مع
Education, Team Meetings, Workshops
توفِّر المجموعات المُصغَّرة فرصة ممتازة لأعضاء الفريق لإجراء محادثات صريحة والتّواصل على مستوى أكثر ألفةً مما هو ممكن خلال اجتماع أوسع. عندما تكون في مجموعة كبيرة، قد يكون من الصّعب على الأشخاص الشّعور بالأمان أو الرّاحة في التّعبير عن رأيهم. في مجموعة أصغر، يمكن أن يشعر المشاركون بالأمان عند مشاركة أفكارهم. نظراً لأنّ المجموعة أكثر ألفةً، يتمّ تمكين الفِرَق من المشاركة بدلاً من المراقبة.
قالب فرز البطاقات
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, UX Design, Brainstorming
فرز البطاقات هو تقنيّة للعصف الذّهني تُستخدم عادةً من قِبل فِرق التّصميم، لكنها قابلة للتّطبيق على أي عملية عصف ذهنيّ أو فريق. تمّ تصميم هذه الطّريقة لتسهيل عمليات عصف الذّهني أكثر كفاءة وإبداعًا. قم بتمارين فرز البطاقات، لتُنشِئ أنت وفريقك مجموعاتٍ من المحتوى أو الأهداف أو الأفكار. ابدأ بتسمية مجموعة من البطاقات تحتوي معلوماتٍ تتعلّق بموضوع العصف الذّهني. قم بفرز البطاقات بطريقة منطقيّة بالنسبة لك، سواءً كنت تعمل ضمن مجموعة أو بشكل فرديّ، ثم قم بتسمية كلّ مجموعة عبر وصف موجَز. يتيح لك فرز البطاقات إنشاء روابط غير متوقَّعة بين الأفكار ولكنّها ذات مغزى.
قالب الاجتماع الفردي
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings
تأكّد من أن اجتماعاتك مثمرة باستخدام قالب الاجتماع الفردي. أنشئ جدول الأعمال الخاص بك والتزم بعناصره، وافهم ما الذي يسير بشكل جيّد، وما الذي لا ينفع، وكيفيّة تحسينه. ناقش ما الذي تمّ إنجازه وما الذي لا يزال قيد التّنفيذ.
قالب الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Team Meetings, Workshops
كلٌّ منا تعرّض لحضور اجتماع لم يسِر كما هو مخطّطٌ له. ربما يكون قد انحرف عن الاتّجاه المخطّط له، أو نفَذ الوقت لإنجاز كلّ ما كنت تخطّط للقيام به -- أو ربما بدا وكأنّه مضيعة للوقت. لتجنّب ذلك، من المهمّ الاستعداد لإجراء اجتماع الفريق مُسبقاً. باستخدام هذا القالب البسيط والفعّال في الوقت ذاته يمكنك الاستعداد لإجراء اجتماع للفريق يفي بكلّ المتطلّبات اللّازمة. من خلال إعداد طريقة مبسّطة للتّحضير لسير عملك، ستضمن أن تكون اجتماعاتك فعّالة وممتعة وتعاونيّة.
قالب موجز الأحداث
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
بالنسبة إلى معظم المؤسّسات، فإنّ تنظيم حدثٌ كبير هو ...أمرٌ مهم. من الممكن أن يقوم الحدث بجذب الدّعاية والعملاء الجُدد والإيرادات. ويمكن أن يتطلّب التّخطيط له جزءًا كبيرًا من مواردك الإجماليّة. ولهذا السبب، عليك التّعامل معه على أنه مشروع عالي المخاطر، له أهداف وأصحاب مصلحة وجداول زمنيّة وميزانيّة محدّدة بوضوح. يجمع موجز الأحداث كل تلك المعلومات في مصدر واحد للحقيقة يوجّه فريق الأحداث أو المنسّق أو الوكالة—ويضمن تخطيط الحدث وتنفيذه بشكل جيّد.
قالب مصفوفة الأولويات
: يعمل بشكل أفضل مع
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
إذا احتجت إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، فمن المحتمل أن تستفيد من مصفوفة الأولويات. تم تصميم قالب مصفوفة الأولويات لمساعدتك على تحديد المهام الحرجة حتى تتمكن من التركيز على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً. في مصفوفة 2x2، أدخل أولوياتك بناءً على ما إذا كان يجب إنجازها بسرعة مرتفعة أم منخفضة، وإن كانت ذات أهمية مرتفعة أم منخفضة. فهي قابلة للتطبيق على إدارة المشاريع والإدارة الشخصية على حد سواء، استخدم قالب مصفوفة الأولويات لتحسين عمليات الأعمال وتحقيق الكفاءة وإزالة العقبات والحد من النفايات التشغيلية.