Sobre o Template de Lean Coffee
Lean Coffee é um formato inovador que permite aos participantes realizar reuniões sem um facilitador ou uma agenda. A estrutura evolui naturalmente a partir das necessidades das pessoas presentes, levando a uma reunião recompensadora onde todos podem participar.
O que é Lean Coffee?
O método Lean Coffee é uma nova maneira de estruturar reuniões. O foco é aproveitar ao máximo o tempo de todos e usar uma agenda acordada mutuamente para garantir que todos estejam totalmente envolvidos.
E você nem precisa de café! (Embora isso possa ajudar).
Embora possa parecer impossível realizar uma reunião sem um líder e planejamento prévio, o formato Lean Coffee torna isso simples. Todos podem sugerir quantos tópicos quiserem, e os participantes votam nos tópicos que desejam discutir.
Cada tópico recebe uma duração inicial de cinco minutos. Ao final dos cinco minutos, uma votação por maioria determina se a discussão continua ou se passam para o próximo tópico.
Porque todos votam nos tópicos, ninguém corre o risco de dominar a conversa, estimulando os participantes a compartilharem suas diferentes perspectivas.
Quando usar o Lean Coffee
No cerne, o Lean Coffee é apenas um conjunto de regras que imita e gamifica o fluxo natural da conversa. Como tal, ele pode ser usado em praticamente qualquer grupo social formal. Ele também funciona em qualquer ambiente, desde salas de reuniões corporativas até cafeterias e bares. É até mesmo possível realizá-los virtualmente, convidando todos para um board da Miro com o Template de Lean Coffee.
Uma reunião de Lean Coffee pode ter qualquer assunto, mas é especialmente útil para brainstorming ou retrospectivas de equipe. Em um brainstorming de Lean Coffee, todos os tópicos sugeridos devem ser ideias que se relacionem com o tema geral. Em uma retrospectiva, cada tópico é uma lição que o participante acredita que a equipe deve levar adiante.
Estas sessões funcionam melhor em grupos pequenos (idealmente 10 pessoas ou menos), seja como um experimento isolado ou em uma cadência regular (como duas vezes por semana).
Você também pode usar Lean Coffee como uma ferramenta educacional. Se, por exemplo, seus colegas de equipe são novos em metodologias como Agile ou Scrum, você pode realizar um Lean Coffee como uma espécie de ‘rodada relâmpago' para acelerar o entendimento dos conceitos essenciais.
Como organizar um Lean Coffee
Criar sua própria reunião de Lean Coffee é fácil. A Miro é a ferramenta perfeita para criá-los e compartilhá-los. Comece selecionando o template de Lean Coffee, e depois siga os seguintes passos.
Decida um tema. Este é um passo opcional, mas pode ajudar se os participantes tiverem dificuldade em sugerir tópicos. Se você estiver organizando um brainstorm ou retrospectiva de Lean Coffee, o tema já estará definido quando você começar.
Colete seus tópicos de discussão na primeira coluna. Peça a todos que adicionem notas adesivas com seus tópicos preferidos. Mantenha os tópicos breves e diretos para facilitar a leitura. Alguns participantes podem ter apenas "temas" amplos, enquanto outros podem ter ideias específicas que desejam explorar. Ambos são bem-vindos.
Priorize os tópicos por votação. Use emojis para fazer uma "votação por pontos" (dois a três votos por pessoa) para seus tópicos favoritos a serem discutidos. As pessoas podem dividir seus votos entre os tópicos ou usar todos os seus votos em um único tópico. Use o Cronômetro da Miro para manter a votação em menos de três minutos. Quando você tiver construído sua agenda, mova o primeiro tópico para a próxima coluna.
Inicie seu cronômetro e comece a discussão. O grupo pode começar a discutir os tópicos de acordo com a ordem de popularidade. A pessoa que sugeriu o tópico terá a oportunidade de discuti-lo em profundidade.
Use votação por maioria para continuar, parar ou indicar incerteza sobre a discussão do tópico. Após 5 minutos, o grupo pode votar se deseja continuar discutindo ou passar para o próximo tópico. Repita conforme necessário para expandir a discussão ou seguir em frente. É importante manter a limitação de tempo para que todos possam contribuir e participar.
À medida que você avança de tópico para tópico, atualize as colunas conforme necessário. Para ajudar todos a acompanharem os diferentes tópicos, mova as notas adesivas para "Sendo Discutido" ou "Discutido."
Encerre a reunião e incentive todos a compartilhar um insight. Reserve os últimos cinco minutos do Lean Coffee para pedir que cada pessoa compartilhe seu aprendizado ou um ponto principal. Se a maioria do grupo expressar interesse em realizar outro Lean Coffee, reagende-o para uma data próxima.
Perguntas frequentes sobre o modelo Lean Coffee
Por que se chama Lean Coffee?
O termo “Lean Coffee” dá a impressão de eficiência em um ambiente relaxado. “Lean” significa que a reunião não vai desperdiçar o tempo de ninguém, e “Coffee” sugere que será descontraída e agradável. Claro, cabe aos participantes garantir que o nome seja preciso!
Qual é o propósito de um Lean Coffee?
O Lean Coffee cria um espaço para discussão estruturada sem prender os participantes a uma agenda criada por outra pessoa. Não importa qual seja o assunto, o Lean Coffee é projetado para garantir que todos possam discutir suas preocupações e interesses.
Como fazer uma sessão virtual Lean Coffee?
Use o espaço de trabalho colaborativo da Miro para permitir que todos os participantes vejam a mesma lousa. Antes da reunião, certifique-se de que todos sabem como criar notas adesivas e votar usando emojis. Isso economizará tempo durante a reunião Lean Coffee.
Como conduzir uma retrospectiva Lean Coffee?
Uma retrospectiva Lean Coffee é exatamente igual a qualquer outra, exceto que o tema geral é um projeto ou outro esforço que acabou de terminar. Os temas devem se relacionar a alguma lição aprendida do esforço concluído.
