Gegevensstroomdiagram

Een gegevensstroomdiagram brengt de volgorde van informatie, actoren en stappen in een proces of systeem in kaart. Het gebruikt een set gedefinieerde symbolen die de verschillende stappen en personen vertegenwoordigen die nodig zijn om een proces goed uit te voeren. Het diagram kan zo eenvoudig of complex zijn als het systeem dat het representeert, maar de eenvoudigste manier om er een te maken is met een gegevensstroomdiagrammaker. Gegevensstroomdiagrammen worden doorgaans gebruikt om een gegevensstroom in een zakelijk informatiesysteem weer te geven. Zoals zichtbaar is in het onderstaande voorbeeld van een gegevensstroomdiagram, laten deze diagrammen zien hoe gegevens in een systeem worden verwerkt met behulp van een set inputs en outputs.

Een gegevensstroomdiagram is een grafische weergave van de functies en processen in een systeem, wat helpt bij het vastleggen, opslaan en bewerken van de informatie. Deze visuele weergave is een uitstekend communicatiemiddel dat heen en weer kan worden gestuurd tussen de gebruiker en de systeemontwikkelaar. Laten we een aantal voordelen van gegevensstroomdiagrammen in meer detail bekijken:

Er is een set standaardsymbolen die worden gebruiken voor het aanduiden van de componenten van een gegevensstroomdiagram. Het gebruik van deze gestandaardiseerde aanduidingen vereenvoudigt het lezen en begrijpen van je diagram voor alle teamleden.

Externe entiteiten zijn actoren, bronnen, putten of terminators. Dit zijn de componenten buiten het systeem die gegevens van en naar het systeem ontvangen en verzenden. Over het algemeen zijn de externe entiteiten de bronnen en bestemmingen van de inputs en outputs van het systeem.

De procescomponent is wat de inkomende gegevens transformeert in een bruikbare gegevensoutput.

De component gegevensopslag is wat de gegevens opslaat in het systeem. Deze componenten worden doorgaans weergegeven als bestanden.

Gegevensstroomcomponenten zijn de lijnen via welke de gegevens het systeem doorlopen. In een diagram worden deze componenten meestal weergegeven als pijlen en verbindingslijnen.

Voordat we ingaan op de soorten gegevensstroomdiagrammen, leggen we uit hoe deze diagrammen in de wereld van Unified Modeling Language (UML) passen. UML-diagrammen en gegevensstroomdiagrammen lijken op elkaar, maar er zijn een aantal belangrijke verschillen. UML is een modelleertaal die wordt gebruikt bij objectgeoriënteerde softwareontwikkeling. Softwareontwikkelaars gebruiken UML bijvoorbeeld om een gedetailleerder overzicht te geven van een proces en uit te leggen hoe software engineering werkt. Er zijn 14 officiële soorten UML-diagrammen. Gegevensstroomdiagrammen daarentegen, laten zien hoe gegevens door een systeem stromen. Ze kunnen lijken op UML-diagrammen, maar ze zijn niet bedoeld om de details van softwarelogica weer te geven. Bij het werken met UML kan een activiteitendiagram bruikbaarder zijn dan een gegevensstroomdiagram. De reden hiervoor is dat een gegevensstroomdiagram een grafische weergave is van hoe gegevens door een systeem stromen. Zoals je kunt zien in de onderstaande template voor een UML-activiteitsdiagram, wordt de volgorde van activiteiten op een vergelijkbare manier weergegeven als de manier waarop gegevens door een systeem stromen.

Gegevensstroomdiagrammen zijn gelaagd. Elke laag van het diagram gaat dieper en wordt complexer naarmate deze zich richt op een bepaald onderdeel van het systeem of de gegevens. De niveaus in een gegevensstroomdiagram worden doorgaans weergegeven van niveau 0 tot niveau 2, en sommige uitzonderlijk complexe systemen hebben mogelijk een diagram nodig dat tot niveau 3 gaat. Het detailniveau dat u wilt onderzoeken is bepalend voor hoe diep het diagram moet gaan.

Niveau 0 is gewoonlijk het contextniveau van een gegevensstroomdiagram. Het heeft geen focus en zoomt meestal niet in op een bepaald onderdeel van het systeem. In plaats daarvan geeft een eenvoudig gegevensstroomdiagram op niveau 0 een algemeen overzicht van het systeem, inclusief de context, en geeft één proces weer op hoog niveau.

Niveau 1 van het diagram geeft meer details en de map wordt veel gerichter. Niveau 1 toont de belangrijkste functies binnen het proces of het systeem. Niveau 1 van een gegevensstroomdiagram is de plek waar specifieke delen van het overzicht van niveau 0 worden uitgesplitst en uitgelegd.

Niveau 2 gaat simpelweg nog een stap dieper door de specifieke onderdelen van het diagram voor niveau 1 in kaart te brengen en te analyseren. Hoe dieper het niveau gaat, hoe meer tekstgebaseerd het diagram wordt. Dit is de reden waarom veel systeemontwerpers liever niet dieper gaan dan niveau 2. Voor sommige complexe en ingewikkelde systemen kan het echter nodig zijn om nog een of twee niveaus dieper te gaan.

Gegevensstroomdiagrammen kunnen worden verdeeld in twee categorieën, gebaseerd op de stroom die moet worden gevisualiseerd. Een gegevensstroomdiagram kan een logisch gegevensstroomdiagram zijn of een fysiek gegevensstroomdiagram. Elke diagramcomponent heeft een eigen doel en voordelen.

Logische gegevensstroomdiagrammen richten zich meer op de activiteiten en processen van een bedrijf. Ze beschrijven 'wat' en tonen deze waarde in een grafische vorm. Logische gegevensstroomdiagrammen geven aan wat het bedrijf doet, wat het levert en wet het wil bereiken. Ze beschrijven de zakelijke gebeurtenissen en de informatie of gegevens die nodig zijn om deze gebeurtenissen te laten plaatsvinden. Het gebruik van een logisch gegevensstroomdiagram is zinvol omdat het de stroom van zakelijke acties in kaart brengt. Het geeft je inzicht in de soorten functionaliteit die je bedrijf heeft of mogelijk wil toevoegen.

Een fysiek gegevensstroomdiagram is een grafische weergave van de implementatie van bedrijfssystemen. Het representeert niet het 'wat' maar het 'hoe'. Het geeft aan hoe de gegevens het systeem doorlopen en hoe het systeem werkt. Dit type gegevensstroomdiagram omvat zaken zoals de bestanden, software en hardware van een systeem. Fysieke en logische gegevensstroomdiagrammen geven verschillende perspectieven van dezelfde gegevensstroom. Ze kunnen in combinatie met elkaar worden gebruikt om tot een holistisch begrip te komen van een compleet proces.

Gegevensstroomdiagrammen werden oorspronkelijk gebruikt om de gegevensstroom in een computersysteem weer te geven. Tegenwoordig worden ze in diverse sectoren gebruikt in verschillende fasen van het proces van ideeënvorming en ontwerpen. Ze zijn met name nuttig voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van gegevens en informatie. In het volgende deel gaan we in op voorbeelden van hoe gegevensstroomdiagrammen worden gebruikt:

Software engineers gebruiken gegevensstroomdiagrammen om de basis en architectuur voor software te ontwerpen, voordat ze beginnen met de programmeerfase van softwareontwikkeling. Deze diagrammen helpen ook als hulpmiddel voor voortdurende systeemanalyse om de voortgang van een systeem te meten en verbeteringen te implementeren.

Het management moet de processen die hun bedrijf succesvol maken volledig begrijpen. Een gegevensstroomdiagram is een handige tool voor het ontwerpen van meer agile processen en het verbeteren van de processen van een bedrijf in het algemeen. Het kan worden gebruikt voor het stroomlijnen van de dagelijks gebruikte systemen en workflow van een bedrijf.

In het huidige digitale tijdperk heeft vrijwel elk bedrijf een online onderdeel dat afhankelijk is van een complexe databasestructuur waarin de informatie van gebruikers is ondergebracht. Gegevensstroomdiagrammen helpen bij het in kaart brengen en uitstippelen van de bewegingen en opslag van gegevens in deze online databases. In wereld waarin cyber security en gegevensbescherming essentieel zijn, creëren gegevensstroomdiagrammen een duidelijke koers die ontwikkelaars en bedrijven moeten volgen.

Nu je weet wat een gegevensstroomdiagram is en waar deze diagrammen worden geïmplementeerd, is het tijd om zelf een gegevensstroomdiagram te ontwerpen. Hieronder vind je een handig stappenplan voor het maken van een uitgebreid gegevensstroomdiagram met de template voor gegevensstroomdiagrammen van Miro.

Begin met het ordenen van je inputs en outputs. Elk proces dat je in kaart wilt brengen moet minimaal één input en één output hebben. Zo verzeker je dat je gegevensstroomdiagram compleet is en geen losse uiteinden heeft.

Begin het diagram op niveau 0 zodat je inzicht krijgt van het systeem in context. Dit overzicht is belangrijk en laat zien of je meer in detail moet gaan in de diepere niveaus van het systeem.

Ga naar niveau 1. Hier werk je de structuur verder uit. Tijdens het werken aan niveau 1, begin je met het toevoegen van meer processen en stappen aan je structuur naarmate je je meer richt op specifieke systemen binnen het bedrijf. Vergeet niet de eerder genoemde standaardsymbolen en vormen voor gegevensstroomdiagrammen te implementeren.

Herhaal stap 3 en ga steeds dieper in op een specifiek systeem of proces. Er is geen maximum aan het aantal niveaus dat je kunt toevoegen. Houd daarnaast voor ogen dat het diagram eenvoudig te begrijpen moet zijn. Deel je diagram met je teamleden en nodig hen uit om feedback te geven, vragen te stellen en suggesties te doen. Met Miro kun je eenvoudig in realtime met je team samenwerken op een gedeeld canvas.