Mitä on prosessikaavioiden luominen?

Prosessikaavioiden luonti selitettynä

Prosessikaavio on monipuolinen työkalu, joka auttaa visualisoimaan työnkulun tehokkuuden parantamiseksi. Se lisää selkeyttä, auttaa tiimejä ideoimaan prosessin parannusehdotuksia, parantaa sisäistä kommunikaatiota ja tarjoaa prosessin dokumentaation. Prosessikaavion luominen antaa projektipäälliköille mahdollisuuden visualisoida kaikki projektin epävarmuudet ja ymmärtää riippuvuudet poikkitoiminnollisten tiimien kanssa työskennellessä. Kun tämä tehdään hyvin, prosessikaavioiden luominen määrittää myös parannuskohteet. Voit osoittaa pullonkaulat, toiston ja viiveet prosesseissasi. Tämän tuloksena voit korjata nämä ongelmat ja parantaa prosessejasi. Prosessikaavio määrittää myös rajat. Tiimit pystyvät näkemään, mitä prosessi sisältää, miten se toimii ja mihin se loppuu. Lisäksi prosessikaavio selkeyttää avaintietoja, kuten sitä, kuka on vastuussa prosessista ja erityisistä vastuutehtävistä, joita tarvitaan prosessin pitämiseksi liikkeessä. Prosessikaavio mittaa myös prosessien tehokkuutta tietyillä tavoitteilla ja mittareilla. Sen avulla tiimit pystyvät seuraamaan edistymistään ja pohtimaan suorituskykyään reaaliaikaisesti.

Miksi on prosessin kartoitus on tärkeää?

Prosessikaavioiden luominen tuo selkeyttä ja järjestystä sekä uusiin että nykyisiin prosesseihin. Tässä on muutamia suurimpia syitä sille, miksi prosessikaavion luominen on tärkeää:

Se yksinkertaistaa prosesseja

Käytä prosessikaaviota prosessiesi virtaviivaistamiseen. Poista tarpeettomat alueet ja yksinkertaista koko prosessia alusta loppuun.

Se parantaa ymmärrystä prosessista

Jaa prosessikaavio sisäisen tiimisi jäsenten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa luodaksesi yhdenmukaisuutta koko yrityksessä.

Se parantaa kommunikaatiota

Kannusta yksilöitä parantamaan kommunikaatiotaan hahmottelemalla selkeästi projektisi prosessit. Näytä kaikille, jotka ovat mukana prosessissa, heidän vastuunsa ja kenen puoleen he voivat kääntyä kysymystensä kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä poikkitoiminnollisille tiimeille, jotka eivät välttämättä tunne muilta osastoilta tulevia tiimin jäseniä.

Se tarjoaa prosessidokumentaation

Dokumentoi prosessit niin, että voit vakioida työnkulut koko yrityksessäsi. Palaa prosessikaavioon tulevaisuudessa, analysoi prosessin suorittaminen ja tee tarvittavat muutokset.

Se auttaa suunnittelemaan projekteja

Suunnittele ja organisoi tulevat projektisi paremmin prosessikaavion avulla. Visualisoi kaikki prosessisi vaiheet varmistaaksesi, että sinulla on tarvittavat tiedot ja resurssit projektin onnistunutta toteutusta varten.

Prosessikaavion symbolit

Vakioidut prosessikaavion symbolit tulevat Unified Modeling Language (UML) -kielestä, joka on standardoitu formaatti prosessikaavioiden luontiin. Prosessikaavion tehokas suunnittelu edellyttää, että ymmärrät symbolit ja sen, mitä ne edustavat. Tässä näytämme yleisimpiä symboleita, jotka sinun on tunnettava:

Prosessi

Toiminta, tehtävä tai operaatio, joka on suoritettava loppuun, jotta prosessi voi siirtyä eteenpäin.

Viive

Odotusjakso tai viive jossain prosessin kohdassa.

Alirutiini

Toimet, jotka liittyvät tehtävään, joka on osa suurempaa prosessia.

Valmistelu

Alkuvaihe, joka valmistelee uuden vaiheen prosessissa.

Nuoli/yhdysviiva

Osoittaa prosessikaavion suuntaa.

Päätepiste

Sisääntulo- ja ulosmenokohdat prosessissa.

Päätös

Osoittaa, että on tehtävä päätös. Nuolilla, jotka lähtevät tästä, on yleensä seuraavat tunnisteet: tosi, epätosi, kyllä tai ei.

Syöte-/tulostusdata

Tiedot tai objektit, jotka tulevat sisään tai lähtevät prosessista.

Asiakirja

Vaihe, joka tuottaa asiakirjan.

Tallennettu tieto

Prosessin vaihe, jossa tieto tallennetaan.

Tietokanta

Vakiorakenteeseen tallennettujen tietojen valinta.

Prosessikaavioiden luontiesimerkkejä

Tässä on esimerkkejä erityyppisistä prosessikaavioista ja siitä, kuinka yritykset käyttävät niitä.

Liiketoiminnan prosessikaavioiden luominen

Liiketoiminta-analyytikot ja tekniset kehittäjät käyttävät BPMN-kaavioita tehdäkseen huolellisen yleiskuvauksen liiketoimintaprosesseista. Tavoite on luoda yhteinen käsitys yrityksesi prosesseista. Tämän tuloksena kaavio yhtenäistää kommunikaation ja parantaa tuottavuutta koko organisaatiossa.

Uimaratakaavio

– Uimaratakaavio on prosessivuokaavio, joka näyttää vastuuhenkilön tietyille prosessin osille. Kaavio jakautuu useiksi erillisiksi riveiksi (tai radoiksi), ja kukin rivi edustaa eri tiimiä tai osastoa. Kunkin radan muodot edustavat toimintaa, ja nuolet osoittavat, kuinka prosessi edistyy, kun kukin toiminta on suoritettu loppuun.

Arvoketjukaavio

– Arvoketjukaavio (tunnetaan myös arvoketjuanalyysina tai arvovirtakartoituksena) antaa tiimeille mahdollisuuden analysoida liiketoimintaansa. Tavoitteena on nähdä, kuinka voit saada kilpailuetua parantamalla nykyisiä prosessejasi. Toisiinsa yhdistetyt laatikot edustavat prosessin yksinkertaistettua versiota nopeasti saatavaa yleiskuvaa varten. Tällä perusyleiskuvalla voit visualisoida yrityksen vaiheet asiakkaan arvon parantamiseksi.

Miten prosessikaavio luodaan

Prosessikaaviot usein jakavat monimutkaiset prosessit pienempiin osiin sekä luovat prosessin, jonka ei tarvitse olla monimutkainen. Noudata näitä yksinkertaisia vaiheita luodaksesi onnistuneen prosessikaavion sinulle ja tiimillesi.

Aloita mallilla

Käyttämällä prosessikaavion malliavoit hypätä suoraan sisään ja alkaa piirtää prosessejasi muutamalla napsautuksella. Mukauta nykyistä ulkoasua luodaksesi prosessikaavion, joka kuvaa prosessiasi. Lisää uusia sarakkeita, tarralappuja tai muotoja, mitä tahansa, mitä tarvitset tarkan prosessikaavion luomiseen

Prosessin määrittäminen

Nyt on aika määrittää prosessi. Teetkö kaaviota myyntiprosessista? Sisäisestä prosessista? Palvelupolusta? Tämä on prosessikaaviosi ydin, joten on tärkeää, että sinä ja muut tiimissäsi tiedätte, mitä pyritte saavuttamaan. Palaverin järjestäminen on loistava tapa saada tiimisi samalle sivulle tällä alueella. Kerää tiimisi yhteen joko samaan paikkaan tai etänä ja keskustelkaa prosessista ja siitä, miksi haluat luoda sen tai parantaa sitä. Palaverin ei tarvitse olla pitkä ja yksityiskohtainen. Kunhan kaikki ymmärtävät prosessin ja siksi, miksi teette siitä kaaviota, olette oikeilla jäljillä.

Pidä aivoriihi prosessin toiminnoista

Seuraava vaihe on keskittyä siihen, mitä toimintaa prosessiin sisältyy. Järjestä tiimisi kanssa aivoriihi eri vaiheista ja visualisoikaa, miten prosessi toimii. Aivoriihityöskentelytekniikoita on monia, joten etsi se, joka toimii parhaiten sinulle ja tiimillesi. Järjestä sitten palaveri prosessin tärkeimmistä vaiheista keskustelemiseksi. Prosessin vaiheiden laittaminen järjestykseen ei ole elintärkeää tässä vaiheessa, mutta siitä voi olla apua joillekin tiimeille. Vaiheiden lineaarinen kartoittaminen varmistaa, ettet ole jättänyt mitään avainvaiheita välistä. Voit myös haluta lisätä rakennetta määrittämällä sen, missä ja miten prosessi alkaa ja loppuu.

Lisää prosessikaavion symbolit

Kun sinulla on prosessi paikoillaan, on aika osoittaa merkitykselliset symbolit. Tällä tavoin jokainen, joka katsoo prosessikaaviota, ymmärtää, mitä eri elementit tarkoittavat ja miten ne liittyvät toisiinsa.

Prosessikaavion viimeisteleminen

Nyt voit viimeistellä prosessikaavion. Tarkastele sen kulkua, onko kaikki merkitykselliset vaiheet sisällytetty, ja varmista, että se esittää tarkasti prosessia. Tässä on kysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi varmistaaksesi, että prosessikaavio sisältää kaiken tarvittavan:

Sujuuko kaikki prosessissa niin kuin pitää?

Jos on alueita, joissa asiat eivät suju, palaa piirtopöydälle ja korjaa kyseiset kohdat.

Onko jotain turhaa?

Sinun on poistettava mahdollinen turha toiminta varmistaaksesi, että prosessit ovat mahdollisimman tehokkaita. Tämä tarkoittaa, että prosessista leikataan pois osia, jotka eivät ole elintärkeitä sen onnistumisen kannalta.

Noudattavatko tiimin jäsenet prosessia?

Jos prosessia ei ole helppo seurata, tai jos tiimin jäsenet eivät pysty jostain syystä noudattamaan sitä, sinun on ehkä mietittävä rakenne uudestaan.

Puuttuuko joitain vaiheita?

Kun katsot prosessikaaviota, käy kukin vaihe läpi varmistaaksesi, että kaikki on paikallaan. Jos jotain puuttuu, nyt on aika lisätä se. Kun näihin kysymyksiin on vastattu, prosessikaavio on mahdollisimman tarkka ja ajantasainen.

Määritä menestys

Ennen kuin jaat lopullisen prosessikaavion tiimisi kanssa, sinun määriteltävä menestys. Tämä tarkoittaa sen tunnistamista, mitä prosessisi tulisi saavuttaa, miten suunnittelet saavuttavasi sen ja miten mittaat sen menestyksen. Jotta pystyt luomaan selkeän ja mitattavan määritelmän menestykselle, katso SMART-tavoitteita. SMART-tavoitteiden viitekehys auttaa tiimejä luomaan tarkkoja, mitattavia ja realistisia tavoitteita. Tätä mallia käyttämällä pystyt tarkasti piirtämään sen, mitä prosessisi pyrkii tekemään. Voit käyttää sitä seuraamaan edistymistäsi matkan varrella ja katsomaan, milloin prosessisi on saavuttanut tavoitteensa. Jos prosessi ei saavuta tavoitettaan, voit tarkastella, mikä meni vikaan ja korjata asiat tulevaa varten.

Jaa prosessikaavio tiimisi kanssa

Kun tavoitteesi ovat paikallaan, voit nyt jakaa lopullisen prosessikaavion merkityksellisten sidosryhmien kanssa. Nämä voivat olla tiimin jäsenet, toimeksiantajat, esihenkilöt, toimittajat, asiakkaat tai kuka tahansa muu, johon prosessin toiminta vaikuttaa. Pyydä kaikkia merkityksellisiä sidosryhmiä tarkastelemaan ja lisäämään kommentteja, kysymään kysymyksiä ja jättämään palautetta suoraan prosessikaavioon. Mitä tulee heidän ehdotustensa tarkasteluun, prosessikaavion avulla se on sinulle helpompaa. Sinun ei tarvitse vaihdella eri alustojen välillä tai puhua kaikille yksitellen. Sen sijaan voit yksinkertaisesti käyttää prosessikaaviota verkossa ja nähdä kaikki palautteet yhdessä paikassa. Saamiesi muistiinpanojen tarkastelun jälkeen voit tehdä tarvittavat muutokset ennen prosessin käynnistämistä.

Päivitä, iteroi ja paranna

Prosessikaaviot eivät ole lopullisia. Muutoksia on vääjäämättömästi tehtävä, olipa kyse sitten uuden yrityksen rakenteesta tai asiakkaistasi, jotka haluavat muuttaa täysin sitä, mitä he haluavat yritykseltäsi. Prosessisi on sopeuduttava pysyäkseen muuttuvan ympäristön mukana. Tämä tarkoittaa prosessikaavion tarkastelemista jatkuvan parantamisen varalta ja vaadittavien muutosten tekemistä sen pitämiseksi ajan tasalla.