Acerca de la plantilla Lean Coffee
Lean Coffee es un formato innovador que permite a los participantes dirigir reuniones sin facilitador ni agenda. La estructura surge de forma natural según las necesidades de las personas presentes, dando lugar a una reunión provechosa en la que todos tienen voz.
¿Qué es Lean Coffee?
El enfoque Lean Coffee es una nueva forma de estructurar las reuniones. El objetivo es aprovechar al máximo el tiempo de todos y usar una agenda acordada entre todos para asegurar que todos estén totalmente comprometidos.
¡Ni siquiera necesitas café! (Aunque puede ayudar).
Pese a que parezca imposible tener una reunión sin un facilitador ni planificación previa, el formato Lean Coffee lo hace sencillo. Cualquiera puede sugerir tantos temas como se le ocurran, y luego los participantes votan los temas que quieren discutir.
Cada tema comienza con un timebox de cinco minutos. Al terminar esos cinco minutos, una votación por mayoría decide si se sigue hablando o se pasa al siguiente tema.
Como todos votan los temas, ninguna persona o voz corre el riesgo de dominar, lo que anima a los participantes a compartir sus diferentes perspectivas.
Cuándo usar Lean Coffee
Lean Coffee, en esencia, es solo un conjunto de reglas que imitan y gamifican el flujo natural de la conversación. Por eso, puede aplicarse en prácticamente cualquier grupo social formal. También funciona en cualquier entorno, desde salas de reuniones corporativas hasta cafeterías y bares. Incluso es posible realizarlas de forma virtual invitando a todos a un tablero de Miro con la plantilla Lean Coffee.
Una sesión Lean Coffee también puede tratar cualquier tema, pero resulta especialmente útil para lluvias de ideas en equipo o retrospectivas. En una sesión de lluvia de ideas Lean Coffee, cada tema sugerido debe ser una idea relacionada con la temática general. En una retrospectiva, cada tema representa una lección que el participante considera que el equipo debería aplicar en adelante.
Estas sesiones funcionan mejor en grupos pequeños (idealmente 10 personas o menos), ya sea como un experimento puntual o con una cadencia regular (por ejemplo, dos veces por semana).
También puedes usar Lean Coffee como herramienta educativa. Si, por ejemplo, tus compañeros son nuevos en una metodología como Agile o Scrum, puedes realizar un Lean Coffee a modo de "ronda relámpago" para poner a todos al día con los conceptos esenciales.
Cómo organizar un Lean Coffee
Organizar tu propia sesión de Lean Coffee es fácil. Miro es la herramienta perfecta para crearlas y compartirlas. Comienza seleccionando la plantilla de Lean Coffee, luego sigue los siguientes pasos.
Elige un tema. Este paso es opcional, pero puede ayudar si los participantes tienen dificultades para proponer temas. Si vas a realizar un Lean Coffee de lluvia de ideas o una retrospectiva, el tema ya está definido al comenzar.
Recoge tus temas de discusión en la primera columna. Pide a todos que añadan notas adhesivas con los temas que prefieran. Mantén los temas breves y al punto para facilitar la lectura. Algunos participantes quizá solo tengan “temas” generales, mientras que otros tengan ideas específicas que quieran desarrollar. Ambos son bienvenidos.
Prioriza los temas mediante votación. Usa emojis para “votar con puntos” (dos o tres votos por persona) para elegir tus temas favoritos para discutir. Las personas pueden repartir sus votos entre distintos temas o usarlos todos en un solo tema. Usa el temporizador de cuenta regresiva de Miro para limitar la votación a menos de tres minutos. Cuando hayas armado la agenda, mueve el primer tema a la columna siguiente.
Inicia tu temporizador y comienza la discusión. El grupo puede empezar a discutir los temas por orden de popularidad. La persona que sugirió el tema tiene la oportunidad de discutirlo en profundidad.
Usa la votación por mayoría para continuar, detener o indicar que hay opiniones encontradas sobre la discusión del tema. Después de 5 minutos, el grupo puede votar si seguir hablando o pasar al siguiente tema. Repite según sea necesario para ampliar la discusión o seguir avanzando. Es importante acotar las discusiones por tiempo para que todos puedan contribuir y participar.
Mientras avanzas de un tema a otro, actualiza las columnas en consecuencia. Para ayudar a todos a seguir el rastro de los distintos temas, mueve las notas adhesivas a “En discusión” o “Discutidos”.
Concluye la reunión y pide a todos que aporten una idea. Guarda los últimos cinco minutos del Lean Coffee para pedir a cada persona que comparta su aprendizaje o un punto clave. Si la mayoría del grupo expresa que le gustaría volver a hacer una reunión Lean Coffee, reprográmala para una fecha próxima.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla Lean Coffee
¿Por qué se llama Lean Coffee?
El término "Lean Coffee" da la impresión de eficiencia en un ambiente relajado. "Lean" significa que la reunión no hará perder el tiempo a nadie, y "Coffee" sugiere que será distendida y agradable. ¡Por supuesto, depende de los participantes asegurarse de que el nombre sea fiel!
¿Cuál es el propósito de un Lean Coffee?
Un Lean Coffee crea un espacio para la discusión estructurada sin encasillar a los participantes en una agenda elaborada por otra persona. Sea cual sea el tema, un Lean Coffee está diseñado para garantizar que todos puedan compartir sus inquietudes e intereses.
¿Cómo organizar una sesión virtual de Lean Coffee?
Usa el espacio de trabajo colaborativo de Miro para que cada asistente vea la misma pizarra. Antes de la reunión, asegúrate de que todos sepan cómo crear notas adhesivas y votar con emojis. Esto ahorrará tiempo durante el Lean Coffee.
¿Cómo organizar un Lean Coffee de retrospectiva?
Un Lean Coffee de retrospectiva es exactamente igual que cualquier otro, excepto que el tema general es un proyecto u otro esfuerzo que acaba de finalizar. Los temas deben estar relacionados con alguna lección que se pueda extraer del esfuerzo completado.
