Modelo de Agenda para Reuniões Online

Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões

Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:

• Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.

• Compartilhar atualizações de projeto relevantes

• Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções

• Fazer um brainstorming de ideias ou projetos

• Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time

Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.

Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.

O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?

Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:

• Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar

• Uma pessoa para liderar a reunião

• Tópicos para discussão

• Itens de ação

Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes. 

Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião. 

Quando usar uma Agenda para Reuniões?

Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem. 

Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões

Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.

1. Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.

2. Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.

3. Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.

4. Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um. 

5. Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.

6. Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião. 

Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.