Pauta de Reunião - Template

Sobre o Template de Pauta de Reunião

Uma agenda pode ajudar você a manter o horário em uma reunião e torná-la produtiva. Usar um template para criar essa agenda ajuda a garantir que você tenha todas as informações necessárias para fazer suas reuniões serem um sucesso.

Veja como nosso template de Pauta de Reunião pode ajudar seu time.

O que é um template de Pauta de Reunião?

Um template típico de Pauta de Reunião estrutura suas reuniões de time. Geralmente inclui as seguintes informações: 

• Detalhes do planejamento como data, hora, local e quem precisa participar.

• Nome da pessoa (ou pessoas) que conduzirá a reunião.

• Os tópicos e itens da pauta.

• A meta ou objetivo.

• Itens de ação e tarefas a completar quando a reunião terminar. 

Usar o template de Pauta de Reunião também pode ajudar você a colaborar efetivamente com seu time. Com uma agenda em mãos, você pode deixar claro quando as pessoas podem compartilhar informações e quando é melhor ouvir e absorver tudo. 

O que é uma pauta de reunião? 

Todo mundo já esteve em uma reunião que saiu do rumo e pareceu uma perda de tempo. Os funcionários passam 31 horas em reuniões improdutivas todos os meses. 

Para aumentar suas chances de realizar uma reunião produtiva, você precisa criar uma pauta para a reunião. 

Uma pauta de reunião define expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e após a reunião. Ela fornece um cronograma para você trabalhar e descreve os detalhes específicos do que a reunião incluirá. Também ajuda você a tomar decisões informadas, alinhar suas prioridades e seguir na mesma direção como um time. 

Como criar uma pauta para uma reunião? 

Criar uma pauta de reunião eficaz é fácil com a Miro. Nosso espaço de trabalho colaborativo é a tela perfeita para criar e compartilhar a pauta das suas próximas reuniões. Comece selecionando o Template de Pauta de Reunião e siga os passos a seguir para criar o seu próprio.

1. Descreva o tipo de reunião. Existem diferentes tipos de reuniões, então prepare seu time informando-os sobre que tipo de reunião esperar. Sua reunião será assíncrona ou síncrona? Uma retrospectiva? Um workshop? Defina os parâmetros para que os participantes possam se preparar eficazmente. 

2. Faça as atas. Defina a quantidade de tempo que você dedicará a diferentes partes da reunião. Isso garantirá que todos saibam o que está acontecendo na reunião e quanto tempo ela levará. Também ajudará a manter sua reunião no caminho certo conforme as coisas progridem. 

3. Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião e adicione o(s) nome(s) ao template. Isso garantirá que você tenha as pessoas certas liderando a reunião e manterá as coisas no cronograma.  

4. Crie a agenda da reunião. Use a agenda da reunião para documentar os pontos de discussão e atribuir tópicos a serem debatidos aos participantes dentro dos intervalos de tempo alocados. Estabeleça objetivos claros e adicione qualquer documentação relevante à reunião. Se você estiver usando o Template de Agenda de Reunião da Miro, pode adicionar arquivos e documentos diretamente ao board. 

5. Documente a reunião. Quando a reunião começa, é útil que alguém tome notas e registre a ata da reunião. Com a Miro, você pode integrar seu Google Workspace, facilitando a tomada de notas da reunião e o compartilhamento de documentação. Também é útil usar um cronômetro de contagem regressiva quando a reunião começa para manter as coisas no horário. 

6. Atribua os próximos passos. Quando a reunião termina, atribua os próximos passos a cada membro do time. Isso dará a cada membro do time a responsabilidade de assumir tarefas específicas além da reunião. Priorize tarefas que levarão ao maior impacto e retorno sobre o investimento. 

Dica de especialista: Recapitule e atue nos próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva, com ações claras e aprendizados. Essa abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.

O que deve incluir uma agenda?

É difícil dizer quais itens da agenda você deve incluir. Isso varia de empresa para empresa e de reunião para reunião. No entanto, alguns elementos comuns frequentemente aparecem: 

• Prazos. Quando a reunião começará, terminará e tudo que ocorrerá nesse intervalo.

• Participantes. Todos que precisam participar da reunião. 

• Palestrantes. As pessoas que vão conduzir a reunião e manter tudo nos trilhos. 

• Tópicos da pauta. Os pontos de discussão e itens a serem debatidos na reunião. 

• O objetivo geral/da reunião. O objetivo da reunião. 

• Resultados e entregas. O resultado da reunião e os próximos passos. 

• Ações. As tarefas que precisam acontecer quando a reunião terminar. 

Ao criar sua agenda, vale a pena notar que compensa conferir com seu time antes de a reunião começar. Dê aos participantes a chance de fornecer feedback sobre os pontos de discussão mais relevantes. Pergunte sobre o que eles gostariam de falar, o status atual de seus projetos ou se há algo que gostariam de compartilhar para garantir que todos se sintam ouvidos e reconhecidos.

Quando usar uma agenda de reunião 

Usar uma agenda de reunião é uma boa prática antes de qualquer reunião, mas aqui estão alguns cenários específicos onde uma agenda seria benéfica: 

• Você tem que se ater a um cronograma. Se você está trabalhando com um prazo apertado ou seus participantes estão extremamente ocupados, uma agenda fornecerá um cronograma a seguir. Ele fornecerá a estrutura de que você precisa para concluir a reunião dentro do tempo alocado.

• Você precisa que os participantes se preparem para a reunião com antecedência. Agendas são uma ótima forma de manter os participantes das reuniões informados sobre o que você deseja discutir. Isso lhes dá a chance de se preparar com antecedência e aumentar a produtividade durante a reunião. 

• Você quer incentivar a participação. Aumente o engajamento dos participantes oferecendo-lhes uma agenda. Eles podem se preparar com antecedência e chegar à reunião prontos para contribuir. 

Como uma boa prática, crie a agenda da sua reunião antes dela acontecer. Procure enviá-la para o seu time pelo menos um dia antes da reunião. Dessa forma, você dá aos seus colegas de time tempo para revisar a agenda antes de se reunirem.