Modelo de Agenda para Reuniões Online
Realize reuniões melhores e mais colaborativas que preparam sua equipe para o sucesso usando nosso modelo de agenda para reuniões.
Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões
Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:
Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.
Compartilhar atualizações de projeto relevantes
Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções
Fazer um brainstorming de ideias ou projetos
Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time
Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.
Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.
O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?
Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:
Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar
Uma pessoa para liderar a reunião
Tópicos para discussão
Itens de ação
Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes.
Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião.
Quando usar uma Agenda para Reuniões?
Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem.
Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões
Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.
Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.
Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.
Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.
Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um.
Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.
Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião.
Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.
O que deve ser incluído em uma agenda para reuniões de equipe?
Um template de Agenda para Reuniões em Equipe pode ser bem flexível, mas algumas coisas são fundamentais para realizar uma reunião de sucesso: objetivos, tópicos, temas, intervalos e resultados esperados. Ao incluir essas informações no planejamento da reunião, você e seu time poderão alinhar seus projetos usando o template da agenda, além de estabelecer expectativas e realizar a reunião com mais eficiência.
Como salvar sua pauta de reunião em PDF?
Com a Miro, você pode baixar o modelo de pauta de reunião como um arquivo PDF para impressão. Basta criar seu modelo e baixá-lo, e ele estará pronto para ser impresso. No entanto, vale a pena pensar nos benefícios de manter seu modelo de pauta de reunião online. Com uma cópia em papel, é difícil fazer mudanças. Nosso modelo online permite que você mova as coisas instantaneamente, acrescente comentários e sugestões e obtenha informações de seus colegas. Se você tiver uma equipe remota, uma agenda on-line também é mais fácil de distribuir. Antes de imprimir sua agenda de reuniões, pense nos benefícios adicionais que você obterá se a utilizar online, compartilhada com todos da sua equipe.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo para Brainstorming Reverso
Ideal para:
Ideation, Brainstorming, Team Meetings
O brainstorming reverso é uma técnica que incentiva um grupo de pessoas a pensar em problemas, em vez de soluções. Como naturalmente pensamos nos problemas, esta é uma ótima maneira de fazer com que um grupo de pessoas preveja problemas que possam ocorrer durante o andamento de um projeto. Para participar de um brainstorming reverso, comece identificando o problema e depois pense em coisas que possam agravá-lo. Peça ao seu time para gerar ideias sobre as maneiras em que esse problema poderia piorar. Em seguida, volte a pensar em soluções para esses problemas e avalie suas ideias.
Modelo de Quebra-gelo para Reunião de Trabalho
Ideal para:
Icebreakers, Meetings
Faça uma sessão online dinâmica com o Template de Quebra-gelo para Início de Reuniões. Use este quebra-gelo antes da sua reunião para levantar o ânimo das pessoas, conectá-las e empolgar o ambiente.
Modelo de quebra-gelo Bomba do Amor
Ideal para:
Icebreakers
Incentive os membros da equipe a mostrar seu apreço uns pelos outros usando o modelo de quebra-gelo 'Bomba do Amor' gratuito da Miro. Os participantes podem acrescentar palavras ou frases sobre o que gostam em seus colegas.
Modelo para Feedback Start, Stop, Continue
Ideal para:
Retrospectivas, Reuniões, Workshops
Dar e receber feedback pode ser intimidante e complicado. É difícil refletir sobre o que aconteceu em um trimestre ou até mesmo em uma semana, e ainda classificar diversas decisões em “positivas” e “negativas”. O framework de Feedback Start, Stop, Continue foi criado para ajudar a refletir melhor sobre as experiências recentes do seu time. O Modelo para Feedback Start, Stop, Continue incentiva os times a analisar ações específicas que eles devem começar a fazer, parar de fazer e continuar fazendo. Ao analisar juntos, os colaboradores podem concordar sobre os passos mais importantes a seguir para serem mais produtivos e bem-sucedidos.
Modelo de Retrospectiva Mad, Sad e Glad
Ideal para:
Retrospectivas, Ideaçaão, Brainstorming
É tentador medir o sucesso de um sprint com base apenas no cumprimento das metas e dos cronogramas. Mas há uma outra métrica de sucesso importante: as emoções. A Retrospectiva Mad, Sad e Glad é uma técnica popular e eficaz que visa ajudar os times a explorar e compartilhar suas emoções após um sprint. Com esta técnica, você pode destacar o positivo, acentuar as preocupações e decidir como avançar em equipe. Este template facilita a realização da técnica Mad, Sad e Glad que ajuda você a desenvolver confiança, melhorar o moral do time e aumentar o engajamento.
Modelo para Brainwriting
Ideal para:
Education, Ideation, Brainstorming
Fazer brainstorming é uma parte importante da ideação. Mas nem todo mundo lida bem quando precisa falar em voz alta para o grupo, expressando seus pensamentos e desenvolvendo em cima de ideias dos outros. O brainwriting é uma solução brilhante para eles, pensadores criativos que são mais introvertidos. Essa abordagem e modelo convidam os participantes a refletir em silêncio e escrever suas ideias, e depois passá-las a alguém que mais tarde vai ler a ideia e adicionar algo a ela. Assim, você terá ideias criativas de todos, não apenas dos mais expressivos.