プロジェクトスコープテンプレート
プロジェクトの目標や目的を定義し、予算内かつ予定通りにプロジェクトが進むよう管理しましょう。
プロジェクトスコープテンプレートについて
プロジェクトスコープは、プロジェクトの目標、成果物、機能、役割、タスク、コスト、期限を計画し、確認するのに役立ちます。プロジェクトマネージャーやチームは、プロジェクトが進むにつれて、スケジュールとコスト両方に直接影響するので、プロジェクトスコープをできるだけ早く作成する必要があります。
プロジェクトスコープの詳細については、引き続き下記をご確認ください。
プロジェクトスコープとは
通常、プロジェクトスコープには、以下が含まれます。
目標
要件
主要な成果物
前提条件
制約
最終的に、プロジェクトスコープを設定していれば、新規または無理な要求があった場合、チームは要求を退け、効率良くプロジェクトを完了させるために、タイムラインや予算を設定することができます。
プロジェクトスコープの活用方法
チームは、プロジェクトの成功のイメージに関して、明確なビジョンと相互協定を取り入れたプロジェクトスコープからメリットを得ることができます。多くのプロジェクトには、チェックポイント、マイルストーン、フェーズがあり、プロジェクトスコープは各ステップの進捗状況を把握するのに役立ちます。
リソースの割り当てや適正なタイムラインの作成が必要な場合、プロジェクト範囲を使用すれば、適正なタイムラインの範囲内で予算を組むことができます。
プロジェクトスコープの作り方
プロジェクトスコープは簡単に作成できます。Miro のホワイトボードツールは、それを作成し、共有するのに最適なキャンバスです。まずプロジェクトスコープテンプレートを選択することから始めましょう。その後、以下の手順に従って作成します。
チームを招待して、各プロジェクトスコープの要素にメモを追加します。プロジェクト計画は、プロジェクトリーダーが選定されている場合でも、共同作業プロセスであることが理想的です。チームが最初から参加している場合、全員がドキュメントを承認し、タスクに優先順位を付け、プロジェクトを遅らせ、無事完了することを妨げるような要件の変更を避けることができます。
ビジネスケースや目標を定義します。これには、プロジェクトの資金調達の理由や、プロジェクトの事業目標や目的の成果との関連性を含みます。
プロジェクトの説明や成果物を追加します。プロジェクト全体の成果物や、最終的な成果物と見なすものを明確にまとめましょう。ここでは、数量、期間、その他の成果物の頻度や量を測定するために使用する要素について詳しく説明します。
プロジェクトの合格基準を記入します。指標の例には、プロジェクト要件を予定通り、そして予算内に終わらせることや、ユーザーの受け入れ試験、関係者の審査や承認などが含まれます。
プロジェクトの制限について概要を説明します。制限を設けることにより、障害が発生した場合、代替手法を検討する時間や予算があるかどうかを計画することができます。早い段階で制約を特定し、いつでも対応できるように準備しておきましょう。
プロジェクトの前提条件の概要を追加します。これらが明らかな場合であっても、時間をかけて概要を説明すると、チームメンバーは、予想される状況を意識します。
プロジェクト対象外の項目をリストアップします。提供するものについて詳しく説明したとしても、提供しないものについても詳細を示しておくことが重要です。
必要に応じてコストを追加します。外部コンサルタントや代理店は、あらゆるフェーズやマイルストーンにおいてかかるコストについて概要を説明する場合があります。プロジェクトのスコープを明確に主張することで、必要に応じてコストやタイムラインを管理し、増やすことが簡単に行えるようになります。
イノベーションワークスペースである Miro では便利なプロジェクト管理ツールやプロジェクト管理テンプレートを使って、いつでもプロジェクトスコープを作成することができます。
Miro ボード内でスコープに関する情報もすべて一元管理できるので、情報共有にも役立つツールです。
アカウント作成も無料なので、ぜひ Miro をお試しください。
プロジェクトのニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズできますか？
プロジェクトスコープテンプレートは柔軟に設計されており、必要に応じてセクションを追加、削除、変更することができます。
テンプレートはあらゆる種類のプロジェクトに適していますか？
テンプレートは様々なプロジェクトに適応可能ですが、プロジェクトの複雑さや性質によっては、特別な調整が必要になる場合があります。
直接ステークホルダーとプロジェクトスコープを共有できますか？
プロジェクトスコープをステークホルダーと共有し、透明性とアラインメントを確保することができます。
プロジェクトスコープはどれくらいの頻度で更新すべきでしょうか？
重要な変更があったときや、プロジェクトの方向性に影響を与える新しい情報が出たときには、必ずプロジェクトスコープを見直し、更新することが不可欠です。定期的に見直すことで、スコープが常に適切であり、プロジェクトの目的に沿ったものであることが保証されます。
このテンプレートで作業を開始する
ステークホールダーマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
経営管理, マッピング, ワークフロー
ステークホールダーマップは、プロジェクトへの影響力と関心の強さに応じて関係者をグループ化する分析手法の 1 つです。このテンプレートを使用することで、製品、プロジェクト、アイデアに関心があるすべての関係者を 1 つの視覚領域に整理することができます。これにより、プロジェクトに影響を与える関係者と、関係者それぞれの関係性を容易に把握することができます。ステークホルダーマップは、プロジェクト管理で広く使われている手法で、通常はプロジェクトの開始時に実施されます。ステークホールダーマップをプロジェクトの早い段階で実施することで、ミスコミュニケーションの発生を防ぐことができます。また、すべてのグループの目的に対する認識を合わせて、成果と結果に対する期待値を設定することができます。
アジェンダテンプレート
活躍するシチュエーション:
ワークショップ, ミーティング, プロジェクト管理
長年にわたり会議を開催してきたことと思いますが、会議をオンラインで開催することは全く別物です。オンライン会議を構造化し目的を持たせ、それに集中して取り組むことが重要です。すべては詳細なアジェンダがあることが前提ですが、このテンプレートを使用すれば簡単にアジェンダを作成することができます。一番の利点は何でしょうか。アジェンダは無味乾燥なものが多いですが、これは違います。Miro のアジェンダは、好みのグラフィックや色、フォント、画像を簡単に折り込めるため、オリジナルでクリエイティブなアジェンダの作成が可能です。
STAR テンプレート
活躍するシチュエーション:
戦略プランニング, 優先順位付け
STAR とは、Situation（状況）、Task（課題）、Action（行動）、Result（結果）の頭文字をとったフレームワークです。この戦略を活用して、面接時の質問に具体例を交えて回答し、会社が必要とするスキルと経験を有していることをアピールしましょう。多くの採用担当者や面接官は、「あなたが…した時のことを教えてください」や、「あなたが…に直面した時のことを教えてください」というように、適格性を問う質問をします。雇用主であれば、従業員に STAR を使って、会社で成功し、高いパフォーマンスを発揮するために必要なスキルや、性格的特徴を見出すことができます。
仮定グリッドテンプレート
活躍するシチュエーション:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
未来を予測するのは非常に難しいことです。しかし、ビジネス界の先行きはどうでしょうか？とりわけ不明瞭で、何が起こってもおかしくない状況にあります。仮定グリッドは、そのような未知の領域に足を踏み入れ、自信を持って意思決定を下すのに役立ちます。仮定グリッドを使えば、ビジネスアイデアを確実性やリスクごとに整理することができます。その上で、チームはアイデアについて検討し、決断を下すことや優先順位付け、リスクの軽減、不確実性の克服などが可能になります。そのため、仮定グリッドは、チームが時折直面する「意思決定が不可能になる状態」を切り抜けるためのパワフルなツールなのです。
リーンコーヒーテンプレート
活躍するシチュエーション:
アジャイル手法, プロダクト管理, ミーティング
Miroのリーンコーヒーテンプレートを活用して、議題に縛られない自由なスタイルの会議を自信を持って開催しましょう。
状況報告書テンプレート
活躍するシチュエーション:
戦略プランニング, ドキュメンテーション, プロジェクト管理
状況報告書レポートは、ある時点の進捗状況のスナップショットを提供します。複数のイベントを含んだプロジェクトのマップ化が必要なプロジェクト、チーム、状況ではステータスレポートが有効です。プロジェクトマネージャーであれば、この報告書を使ってプロジェクトのタイムラインを記録することができます。理想的には、プロジェクト関係者が、状況報告書を見て「自分たちがどこにいて、どうやってここまで来たのか」という問いに答えられるようになることです。このテンプレートは、予測される計画や結果に対するプロジェクトの進捗状況を要約する際の出発点としてご利用ください。