قالب تخطيط المشروع

معلومات حول قالب تخطيط المشروع

يساعدك تخطيط المشروع على الاستعداد لأي مشروع. الخطوة الأولى هي الحصول على موافقة من صانع القرار الرّئيسي مثل الإدارة العليا. بمجرّد حصولك على إذن للمُضيّ قُدمًا في المشروع، ستحتاج إلى تخطيط للإجابة عن أسئلة مَن وماذا ومتى وأين وكيف فيما يتعلّق بالمشروع.

واصل القراءة لمعرفة المزيد حول تخطيط المشروع وقالب تخطيط المشروع.

ما هي خطّة المشروع

خطّة المشروع هي المصدر الوحيد للحقيقة والذي يساعد الفِرَق في تصوّر المراحل الرّئيسيّة للمشروع وتنفيذها.. تتضمّن الخطّة عادةً ما يأتي:

• الأهداف المحدّدة والمهام المطلوب إنجازها لتحقيق هذه الأهداف

• نطاق المشروع

• تحديد الجداول الزّمنية للمهام

• تفويض إدارة المهام إلى أعضاء فريق العمل

• تقديرات تكاليف كلّ مرحلة من مراحل المشروع

• تخطيط الأحداث غير المتوقَّعة

• الجدول الزَّمني للمشروع

• المُنجزات المتوقَّعة في نهاية المشروع 

عندما تكون في مرحلة الإنتاج في أي مشروع، ستوفّر لك ملفّات التّخطيط الوقتَ والمال من خلال تحفيز فرق العمل على النّظر في التّكاليف المخفيّة والمهام المُتضمَّنة من البداية إلى النّهاية.

متى تستخدم خطّة المشروع

تكون خطط المشروع أكثر فائدة عندما تحدِّد "العناصر" و"الأسباب" الخاصة بالمشروع لأي شخص يجب أن يقدّم الدّعم له. استخدمها لتناقش بشكل استباقي احتياجات الفريق؛ والتّوقُّعات؛ والخطوط الأساسيّة للجدول الزّمني والميزانيّة والنّطاق. ستساعدك الخطّة أيضاً في توضيح الموارد المُتاحة قبل البدء في مشروع ما، بالإضافة إلى المُنجزات المُتوقَّعة في نهاية المشروع.

أنشئ خطّة المشروع الخاصّة بك

من السّهل إنشاء خطط المشروع الخاصّة. أداة اللّوحة البيضاء من منصّة Miro هي المخطّط المثالي لإنشائها ومشاركتها. ابدأ بتحديد قالب تخطيط المشروع، ثم قم باتّباع الخطوات الآتية لإنشاء قالب خاصٍّ بك.

1. قم بدعوة أصحاب المصلحة الآخرين للمساعدة في تحديد خطّتك.  قبل البدء في ملء الأقسام المختلفة، ادعُ فريقك والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين للانضمام إليك في مكالمة صوتية أو دردشة فيديو (يُسمَح بانضمام ما يصل إلى 25 مشاركًا في أي وقت محدّد).

2. حدِّد أهداف المشروع. قم بالتّنسيق مع فريقك حول المشكلات التي تحاول حلَّها. قم بتوثيق مواضع الشّكوى في الأقسام ذات الصّلة. 

3. كيف سيقيس فريقك النّجاح؟ كلما كانت المعايير الخاصّة بك أكثر تحديدًا، كلما كانت فرصة فريقك أكبر في تحقيقها. حاولوا الاتّفاق على تغييرات في أرقام أو نسب مئويّة معيّنة ترغب في تحقيقها ضمن مجالات محدّدة في عملك.

4. تأكّد مَن هم الأشخاص الآخرين الذين يجب إشراكهم. يجب أن يكون لكلّ شخص في المشروع دور محدَّد. عليك تضمينهم في ملفّ التّخطيط حتى وإن لم يكونوا مُتاحين للمشاركة في الاجتماع. 

5. احصل على تقدير لتكلفة المشروع.  يتضمّن ذلك الميزانيّة الماليّة الخاصّة بك ويمكن أن يشمل وقت فريقك وموارده. 

6. حدِّد الموارد الموجودة بالفعل.  هل تبدأ من نقطة الصّفر أم تقود مبادرة جديدة؟ اكتشف الأصول التي يمكنك الوصول إليها بالفعل ولاحظ كيف يمكنها دعم مشروعك.

7. اعرف ما هي العقبات التي تقف في طريق النّجاح.  استعدّ للعقبات أو فترات التّأخير خلال الجدول الزّمني لمشروعك. كُن سبَّاقًا وتوقَّع كيف يمكنك البقاء على المسار الصّحيح.

8. قم بإدراج عناصر العمل الخاصّة بك.  حدِّد خطواتك التي تلِي الاجتماع، وخصِّص المسؤوليّات لكلّ عضو في الفريق.

9. قم بتأكيد الجدول الزّمني الخاص بالمشروع.  سيؤدّي تحديد التّواريخ والمواعيد النّهائية إلى إبقاء مشروعك على المسار الصّحيح. إذا كنت بالفعل تستخدم مخطّطًا شهريًا عبر الإنترنت []، فيمكنك نسخ المراحل الأساسيّة المهمّة إلى هذا القالب. راجع الخطّة بانتظام للتّأكُّد من أنَّكم تعملون معًا نحو تحقيق أهدافك، وقم بتعديلها حسب الحاجة.