قالب تخطيط الأحداث

معلومات حول قالب تخطيط الأحداث

للمساعدة في التّخطيط للأحداث المهمّة الخاصّة بك، فأنت بحاجة إلى قالب تخطيط أحداث مرن بما يكفي لمواكبة التّغييرات حتى اللّحظة الأخيرة. ستتولّى الفرق المختلفة تنسيق الكثير من المتغيّرات في أي وقت.

بناءً على مدى اقتراب موعد الحدث، يمكن أن يجد فريقك استخدام قالب تخطيط الأحداث مفيدًا، حيث يوفّر حرّية البدء في التّخطيط على المستوى الكلّي. يمكنك الحصول على مستوى جزئي أكثر تحديدًا مع تضاؤل مدّة الجدول الزّمني الخاص بموعد الحدث. فكِّر في كل الخيارات مع فريقك. تأكّد من أنّ لديهم كل التّفاصيل التي يحتاجون إليها للقيام بأفضل عمل ممكن جنباً إلى جنب معك.

واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب تخطيط الأحداث الخاص بنا.

ما هو قالب تخطيط الأحداث؟

سواء كنت تخطّط لإطلاق منتج، أو عقد مؤتمر عن بُعد بالكامل، أو حدث مهم، سيكون قالب تخطيط الأحداث بمثابة قائمة تَحَقُّقٍ مرئيّة وخريطةٍ لجميع التّفاصيل التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار قبل الموعد المُخَصَّص للحدث.

من خلال التّخطيط للأقسام المختلفة - من خطّة التسويق، إلى جدول الأعمال وصولاً إلى الوجبات الخفيفة والهدايا التّرويجية للضّيوف— يمكنكم أنت وفريقك التّركيز على التّفاصيل الأكثر أهمّية لوظائفك، والتّعاون عند الحاجة في حال حدوث التّداخلات. قالب تخطيط الأحداث هو طريقة قابلة للتّكيُّف للتّأكُّد من عدم ضياع الرّؤية الإبداعيّة والإستراتيجيّة للحدث الخاص بك بين التّفاصيل.

متى تستخدم قالب تخطيط الأحداث

بعد تبادل الأفكار مع فريقك حول الغاية من الحدَث، وما الذي تريد تحقيقه من خلاله، وما هي موارد التّخطيط المتاحة لك، يحين الوقت للانتقال إلى قالب تخطيط الأحداث.

حتى مع الأحداث واسعة النّطاق التي تستغرق عدّة أيام للعديد من الأشخاص، اجعل قالب تخطيط الأحداث يقتصر على صفحة واحدة. يشّجع هذا على الشّفافية والمتابعة لجميع المعنيّين.

لا يقتصر قالب تخطيط الأحداث هذا على مراحل "ما قبل" الحدث فحسب. يمكن استخدامه أيضًا لتقييم الوظائف المختلفة للحدث بعد ذلك. يمكنك كذلك نشر سلسلة من محتوى ما بعد الحدث للحفاظ على استمرار المحادثة، حتى بعد انتهاء الوقت الفعلي للحدث. 

فكِّر مع فريقك حول المعايير التي ستستخدمها لتحديد نجاح الحدث الخاص بك. ربما يتعلّق الأمر بمبيعات التّذاكر، أو سجلّات الحضور، أو التّعليقات الواردة من المتحدّثين أو الضيوف، أو مراجعة وتقييم تخطيط وعمليّة الحدث الخاص بك لمعرفة ما الذي نجح وما الذي يمكن أن يخضع للتّحسين.

أنشئ قالب تخطيط الأحداث الخاص بك

من السّهل تخصيص خطّة الحدث باستخدام قالب بسيط من منصّة Miro. أداة اللّوحة البيضاء الخاصّة بنا هي المخطّط المثالي لإنشائه ومشاركته مع فريقك. ابدأ بتحديد قالب تخطيط الأحداث، ثم اتبع الخطوات الآتية لإنشاء القالب الخاص بك.

1. حدّد التّاريخ المستهدف. 

2. استخدم تقويمًا أسبوعيًا أو شهريًا للتّعرُّف على أفضل وقت لتعيين الحدث الخاص بك، والمدّة التي تريده أن يستمرّ فيها.

3. اكتشف متطلَّبات المكان الخاص بك. 

4. إذا كان الحدث عبر الإنترنت فقط، فقد لا تشكّل الجغرافيا عائقًا. ولكن لا تزال هناك مناطق زمنيّة وكفاءات يجب وضعها في الاعتبار. من النّاحية الواقعيّة، كم عدد الأشخاص الذين يمكنك استضافتهم في الوقت ذاته بشكل فوري؟

5. خطّط للتّسويق والعروض التّرويجيّة الخاصّة بك. 

6. كيف سيعرف الأشخاص عن الحدَث الخاص بك؟ ما هي القنوات أو المجتمعات الرقميّة التي ستبقيهم على اطّلاع دائم بالتّفاصيل المهمّة؟ اعتمد على خبراء التّسويق والمحتوى لديك للتّخطيط لتسلسل واقعيّ يضمن معرفة الأشخاص واهتمامهم بالحدث، ويشجّعهم على الالتزام بالحضور في موعد الحدث.

7. ضع جدولاً زمنيّاً للحدث الخاص بك. 

8. كيف ستسير الأمور في اليوم المهم؟ مَن الذي سيقوم بدَور المتحدّثين الرّئيسيّين، وميسّري ورشة العمل، والأدوار الأخرى؟ ضع الجداول الزّمنيّة، وضّح من الذي سيلقي الخطاب، وأي ترفيه مُخطَّط له في فترات الاستراحة، والتّفاصيل الرئيسيّة الأخرى في جدول أعمالك وقسم المحتوى. 

9. خطّط للعناصر الإضافيّة، مثل المرطّبات والوجبات الخفيفة والبضائع الخاصّة بالحدث. هل سيكون لديك رُعاة يرسلون سلعًا ترويجيّة مخصَّصة عبر البريد، ويمكن للمتحدّثين والحضور الاحتفاظ بها؟ استكشف خياراتك هنا في أقرب وقت ممكن، لإضافتها إلى تجربة حدث لا تُنسى.