ผังงาน

ผังงานคือแผนภาพประเภทหนึ่งที่อธิบายกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์แบบเสมือน ผังงานจะใช้ภาพอธิบายถึงขั้นตอนและการตัดสินใจต่าง ๆ ของกระบวนการ' โดยใช้สัญลักษณ์และคำจำกัดความของผังงานที่เป็นมาตรฐาน ผังงานเป็นที่นิยมในแวดวงที่หลากหลายเป็นเวลาหลายปีแล้วจนถึงปัจจุบัน ตั้งแต่วิศวกรรมและการศึกษาไปจนถึงการทำโปรแกรมคอมพิวเตอร์และการจัดการโครงการ ผังงานจะมีประโยชน์สำหรับการสื่อสารกระบวนการต่าง ๆ ทั้งแบบเรียบง่ายและซับซ้อน จึงถือว่าผังงานมีทั้งพลวัตและมีความอเนกประสงค์อย่างเหลือเชื่อ หากมองดูที่ผังงาน จะพบว่าผู้เข้าชมควรสามารถดูภาพรวมระดับสูงของกระบวนการได้ โดยปกติแล้ว การวาดผังงานจะใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ โดยสัญลักษณ์แต่ละรายการจะบรรยายถึงขั้นตอนที่แตกต่างกันภายในลำดับหรือกระบวนการหนึ่ง ๆ โดยปกติแล้ว ไดอะแกรมของผังงานจะมีองค์ประกอบที่หลากหลาย รวมถึงการดำเนินการ วัสดุ บริการ อินพุต และเอาต์พุต หากคุณจำเป็นต้องตัดสินใจและไม่แน่ใจเกี่ยวกับกระบวนการ รวมถึงองค์ประกอบที่แตกต่างซึ่งจำเป็นต่อการอธิบายถึงการตัดสินใจนั้น การใช้ผังงานจะสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการได้อย่างมาก

การใช้ผังงานเพื่ออธิบายภาพของกระบวนการสามารถเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ หรือแม้แต่ชีวิตในประจำวันของคุณได้ ข้อมูลในที่นี้คือประโยชน์ที่ผังงานสามารถช่วยคุณและทีมงานของคุณได้

มีการใช้ผังงานในบริบทและอุตสาหกรรมที่แตกต่างหลากหลาย ไม่ว่าภาคส่วนของคุณหรือธุรกิจของคุณจะดำเนินงานในแวดวงใดก็เป็นเรื่องที่ไม่สำคัญ เนื่องจากเราสามารถใช้ผังงานเพื่อช่วยทำความเข้าใจกระบวนการและการดำเนินงานต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อมีกระบวนการใหม่ คุณจำเป็นต้องจัดทำเอกสารเพื่อสรุปขั้นตอนและกิจกรรมตามลำดับของกระบวนการ การใช้ผังงานจะช่วยในการจัดทำเอกสารของกระบวนการนี้ และทำให้เกิดความเข้าใจที่ดีขึ้นต่อกระบวนการแบบภาพรวม

เราจะเห็นตัวอย่างผังงานหลายร้อยชิ้นทางออนไลน์ซึ่งธุรกิจต่าง ๆ ได้ใช้เพื่อดำเนินการและทำความเข้าใจในกระบวนการที่ซับซ้อนต่าง ๆ คุณสามารถศึกษาผังงานเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจให้ดีขึ้นว่า บริษัทของคุณควรเรียงลำดับการดำเนินการและกิจกรรมต่าง ๆ อย่างไรเพื่อเข้าถึงผลิตภัณฑ์ปลายทางหรือบรรลุเป้าหมายให้สำเร็จ

ในบริษัทต่าง ๆ ทั่วโลก การส่งผังงานโดยละเอียดสามารถใช้แทนที่การประชุมที่ใช้เวลายาวนานได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากผังงานช่วยให้สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และส่งมอบภาพอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการได้ ถือเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

มีการใช้รูปทรงและสัญลักษณ์มาตรฐานของผังงานในการร่างผังงานส่วนใหญ่ โดยสัญลักษณ์แต่ละรายการจะเป็นตัวแทนขององค์ประกอบที่แตกต่างกัน หรือขั้นตอนต่าง ๆ ภายในลำดับหรือกระบวนการ ใช้รูปทรงของผังงานต่อไปนี้เพื่อร่างกระบวนการผังงานที่มีประสิทธิภาพ

รูปวงรีในผังงานหมายถึงส่วนปลาย บ่งชี้ถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดภายในลำดับ

รูปสี่เหลี่ยมด้านขนานบ่งชี้ถึงอินพุตหรือเอาต์พุต

รูปสามเหลี่ยมระบุถึงการดำเนินการต่าง ๆ

รูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนระบุถึงการตัดสินใจต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องทำ ซึ่งมักส่งผลต่อเส้นทางที่เป็นทางเลือกสองรายการโดยอ้างอิงจากการตัดสินใจที่ได้ทำ

เส้นและลูกศรแสดงถึงทิศทางตามลำดับ

ก่อนที่คุณจะสร้างผังงานได้ คุณจำเป็นต้องตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของผังงานที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการที่คุณต้องการอธิบาย โดยมีประเภทผังงานที่แตกต่างกันหลายร้อยประเภท แต่ละประเภทจะมีการใช้งานและผลลัพธ์ที่ไม่เหมือนกัน ข้อมูลด้านล่างนี้คือผังงานที่มีประโยชน์และพบบ่อยที่สุดสี่ประเภท

ผังงานกระบวนการ (Process flowchart) เป็นประเภทผังงานที่พื้นฐานมากที่สุด มักใช้เพื่อวางแผนโครงการและการดำเนินการใหม่ ทั้งนี้ วิศวกรและนักพัฒนาซอฟต์แวร์มักใช้ผังงานกระบวนการเพื่อร่างความคืบหน้า และทำความเข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินการโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

ที่มาของชื่อผังงานแบบเลนว่ายน้ำ (Swimlane flowchart) มาจากการที่ผังงานประเภทนี้นำเสนอภาพกระบวนการที่ไม่มีจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดจริง แต่จะเป็นกระบวนการและการดำเนินการของบุคคลที่อยู่ในไดอะแกรมแบบเลนว่ายน้ำ ที่เสร็จสิ้นมากกว่าหนึ่งครั้ง เมื่อใช้ เทมเพลตไดอะแกรมแบบเลนว่ายน้ำ (Swimlane Diagram Template) คุณจะสามารถสร้างแผนภาพกระบวนการที่จำเป็นต้องทำซ้ำ และป้องกันไม่ให้ลำดับเกิดการปะปนจนสับสนยุ่งเหยิง

ไดอะแกรมการไหลของข้อมูล (Data flow diagram) ใช้สำหรับเชื่อมช่องโหว่ของการสื่อสารระหว่างนักพัฒนาและผู้ใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ ประเภทผังงานนี้มีความเฉพาะทางอย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถใช้บรรจุข้อมูลจำนวนมากและมีสัญลักษณ์ของผังงานที่เกี่ยวข้องกันเพียงไม่กี่รายการ เทมเพลตไดอะแกรมการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram Template) ของ Miro สามารถแสดงภาพขั้นตอนหรือตัวกระทำต่าง ๆ ของระบบใด ๆ ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะมีความซับซ้อนเพียงใดก็ตาม

เมื่อใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ (Workflow diagram) เป้าหมายคือการร่างลำดับกิจกรรมหรือกระบวนการที่จะส่งผลให้เกิดเอาต์พุตที่ต่อเนื่องและมีคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ (Workflow diagram) มักใช้สำหรับร่างชุดขั้นตอนมาตรฐานที่มีผลลัพธ์ที่สามารถกำหนดได้

ในเวลานี้ คุณเข้าใจเกี่ยวกับสถานที่และเวลาในการใช้ผังงาน รวมถึงสาเหตุที่ทำให้ผังงานกลายเป็นเครื่องมือแสดงภาพที่สำคัญแล้ว จึงได้เวลาที่จะเรียนรู้วิธีการสร้างผังงานแล้ว ' โปรแกรมสร้างผังงานของ Miro เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างและการวางแผนผังงานที่ครอบคลุมกับทีมงานของคุณ ปฏิบัติตามแนวทางที่ระบุทีละขั้นตอนนี้โดยใช้เครื่องมือนี้

ก่อนเริ่มสร้างผังงาน คุณจำเป็นต้องทำความเข้าใจถึงสาเหตุที่คุณกำลังสร้างผังงานก่อนเป็นอันดับแรก เขียนเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรยายในผังงานของคุณ และระบุถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่คุณต้องการอธิบายในไดอะแกรม โปรดระมัดระวังอย่าบรรลุหลายเป้าหมายในผังงานเดียว เป็นเรื่องดีที่สุดที่จะทำให้ผังงานของคุณมีความเรียบง่ายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้สามารถทำความเข้าใจผังงานได้อย่างง่ายดาย หากคุณพบว่าตนเองพยายามบรรลุหลายเป้าหมายมากเกินไปในไดอะแกรมเพียงภาพเดียว ให้พิจารณาสร้างผังงานมากกว่าหนึ่งรายการสำหรับแต่ละกระบวนการหรือกลุ่มข้อมูล

การใช้เทมเพลตจะช่วยให้คุณทำความเข้าใจวิธีการร่างกระบวนการของคุณ และทำให้คุณมีจุดเริ่มต้นที่แข็งแกร่งก่อนเริ่มเพิ่มสัญลักษณ์ การเริ่มต้นด้วยเทมเพลตจะช่วยประหยัดเวลาและมาพร้อมกับสัญลักษณ์ที่เป็นมาตรฐานของผังงาน Miro มีไลบรารีเทมเพลตของผังงานขนาดใหญ่ที่คุณและทีมงานของคุณสามารถใช้ได้

มาดูกันที่รูปทรงและสัญลักษณ์ของผังงานที่อธิบายไว้ข้างต้น และเริ่มสร้างกระบวนการแบบเสมือนของคุณ ระบุถึงองค์ประกอบต่าง ๆ ภายในลำดับของคุณ และเพิ่มรูปทรงที่เหมาะสมเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดี

ขั้นตอนถัดไปคือ การเพิ่มเส้นและลูกศรเชื่อมโยงเพื่อสร้างลำดับให้กับกิจกรรมและสัญลักษณ์ที่เลือก

หากผังงานของคุณบรรยายถึงกระบวนการที่ส่งผลกระทบต่อผู้อื่น ให้แชร์ผังงานของคุณกับผู้คนที่เกี่ยวข้อง การเชิญทีมงานของคุณให้ทำงานร่วมกันกับคุณบนผังงานทำให้แน่ใจได้ว่า ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันในงานดังกล่าว ด้วย Miro สมาชิกในทีมจะสามารถให้คำติชมและข้อเสนอแนะด้วยการแสดงความคิดเห็นและติดบันทึกย่อช่วยเตือน ทั้งหมดนี้ภายในพื้นที่เสมือนเพียงพื้นที่เดียว การร่วมมือกันภายในบริบทนี้คือสิ่งที่จะช่วยให้ทีมงานของคุณสร้างผังงานที่ชัดเจนและใช้งานได้ซึ่งมีประโยชน์สำหรับทุกคนได้ในท้ายที่สุด

ระบบและกระบวนการต่าง ๆ มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น ผังงานที่อธิบายถึงกระบวนการดังกล่าวจึงจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ปรับปรุงผังงานของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอโดยหมั่นตรวจสอบผังงานของคุณอยู่เสมอ และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น การมีผังงานทางออนไลน์ใน Miro ช่วยให้สามารถอัปเดตและปรับปรุงผังงานของคุณ รวมถึงติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

ก่อนใช้ โปรแกรมสร้างผังงานของ Miro ให้พิจารณาตัวอย่างของผังงานเหล่านี้เป็นจุดอ้างอิง ผังงานต่อไปนี้คือตัวอย่างของผังงานที่เป็นประโยชน์และมีความอเนกประสงค์

ในเวลานี้ คุณกำลังเริ่มต้นเส้นทางการร่างผังงานของคุณได้อย่างดีเลยทีเดียว หลังจากนี้ เรามีเคล็ดลับเพียงไม่กี่ข้อและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างผังงานที่สมบูรณ์แบบ

ลักษณะสำคัญของผังงานคือ จำเป็นต้องอ่านได้ง่ายและเข้าใจได้ง่าย คุณคงไม่ต้องการพลิกหลายหน้าเพื่อดูกระบวนการทั้งหมด การทำให้ผังงานอยู่ภายในหนึ่งหน้าจะทำให้สามารถอ่านภาพผังงานทั้งหมดได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

การใช้สัญลักษณ์และรูปทรงที่สอดคล้องกันตลอดทั้งหมดในผังงานจะช่วยให้กระบวนการทั้งหมดมีความสอดคล้องกันและเข้าใจได้ง่าย สัญลักษณ์แต่ละรายการจำเป็นต้องแสดงถึงองค์ประกอบที่แตกต่างกันภายในกระบวนการ หากคุณใช้สัญลักษณ์ที่มีความหลากหลาย การอ่านและทำความเข้าใจความคืบหน้าของกระบวนการจะเป็นไปได้ยาก ความสอดคล้องกันคือกุญแจสำคัญสำหรับการสร้างกระบวนการแสดงภาพที่เข้าใจได้

ดังที่ได้อธิบายไว้ข้างต้น นี่คือขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งในการสร้างผังงาน ผังงานเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับใช้แสดงกระบวนการที่เฉพาะเจาะจง ช่วยให้สามารถมุ่งเน้นที่ไดอะแกรมได้อย่างดี

ผังงานควรเรียงลำดับในทิศทางเดียวกันกับที่เราอ่านและเขียน การดำเนินการเช่นนี้จะช่วยให้โครงสร้างของผังงานมีความเรียบง่ายและเข้าใจได้ง่าย

มีความเป็นไปได้มากกว่าที่ผังงานที่คุณสรัางจะส่งผลต่อบุคคลอื่น ๆ ในทีมของคุณด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากผังงานนั้นเป็นผังงานกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้น จึงควรให้บุคลากรในทีมของคุณที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการมีส่วนร่วมด้วยในผังงานเดียว แทนที่จะสร้างผังงานหลายรายการสำหรับระบบเดียว ด้วย Miro คุณจะสามารถแชร์ผังงานของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยโปรแกรมสำหรับทำงานร่วมกันที่ใดก็ได้ผ่าน Slack อีเมล หรือลิงก์ส่วนตัว

ไม่มีประโยชน์ที่จะมีผังงานที่ล้าสมัยและไม่ถูกต้อง ในความเป็นจริงนั้น นี่อาจทำให้เกิดความสับสนและไม่ถูกต้อง ซึ่งในทางกลับกันอาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงสำหรับทีมงานของคุณ เมื่อระบบหรือกระบวนการของคุณมีการเปลี่ยนแปลง โปรดแน่ใจว่าคุณได้ปรับปรุงผังงานของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอด้วยขั้นตอนและข้อมูลล่าสุด หากทีมงานของคุณใช้เอกสารผังงานของคุณเป็นประจำ จะเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นที่จะรักษาความเป็นปัจจุบันนี้ไว้เสมอ หรืออีกทางหนึ่ง ให้จัดการประชุม ซึ่งคุณสามารถประเมินผังงานของทีมงานทั้งหมดของคุณได้ใหม่ และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้