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Modelo de Agenda para Reuniões Online

Realize reuniões melhores e mais colaborativas que preparam sua equipe para o sucesso usando nosso modelo de agenda para reuniões.

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Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões

Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:

  • Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.

  • Compartilhar atualizações de projeto relevantes

  • Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções

  • Fazer um brainstorming de ideias ou projetos

  • Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time

Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.

Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.

O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?

Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:

  • Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar

  • Uma pessoa para liderar a reunião

  • Tópicos para discussão

  • Itens de ação

Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes. 

Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião. 

Quando usar uma Agenda para Reuniões?

Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem. 

Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões

Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.

  1. Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.

  2. Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.

  3. Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.

  4. Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um. 

  5. Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.

  6. Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião. 

Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.

Perguntas frequentes sobre o modelo de Agenda para Reuniões

O que deve ser incluído em uma agenda para reuniões de equipe?

Um template de Agenda para Reuniões em Equipe pode ser bem flexível, mas algumas coisas são fundamentais para realizar uma reunião de sucesso: objetivos, tópicos, temas, intervalos e resultados esperados. Ao incluir essas informações no planejamento da reunião, você e seu time poderão alinhar seus projetos usando o template da agenda, além de estabelecer expectativas e realizar a reunião com mais eficiência.

Como salvar sua pauta de reunião em PDF?

Com a Miro, você pode baixar o modelo de pauta de reunião como um arquivo PDF para impressão. Basta criar seu modelo e baixá-lo, e ele estará pronto para ser impresso. No entanto, vale a pena pensar nos benefícios de manter seu modelo de pauta de reunião online. Com uma cópia em papel, é difícil fazer mudanças. Nosso modelo online permite que você mova as coisas instantaneamente, acrescente comentários e sugestões e obtenha informações de seus colegas. Se você tiver uma equipe remota, uma agenda on-line também é mais fácil de distribuir. Antes de imprimir sua agenda de reuniões, pense nos benefícios adicionais que você obterá se a utilizar online, compartilhada com todos da sua equipe.

Modelo de Agenda para Reuniões Online

Comece com esse modelo agora mesmo.

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