Modelo de Agenda para Reuniões Online
Realize reuniões melhores e mais colaborativas que preparam sua equipe para o sucesso usando nosso modelo de agenda para reuniões.
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Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões
Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:
Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.
Compartilhar atualizações de projeto relevantes
Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções
Fazer um brainstorming de ideias ou projetos
Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time
Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.
Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.
O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?
Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:
Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar
Uma pessoa para liderar a reunião
Tópicos para discussão
Itens de ação
Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes.
Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião.
Quando usar uma Agenda para Reuniões?
Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem.
Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões
Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.
Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.
Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.
Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.
Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um.
Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.
Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião.
Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.
O que deve ser incluído em uma agenda para reuniões de equipe?
Um template de Agenda para Reuniões em Equipe pode ser bem flexível, mas algumas coisas são fundamentais para realizar uma reunião de sucesso: objetivos, tópicos, temas, intervalos e resultados esperados. Ao incluir essas informações no planejamento da reunião, você e seu time poderão alinhar seus projetos usando o template da agenda, além de estabelecer expectativas e realizar a reunião com mais eficiência.
Como salvar sua pauta de reunião em PDF?
Com a Miro, você pode baixar o modelo de pauta de reunião como um arquivo PDF para impressão. Basta criar seu modelo e baixá-lo, e ele estará pronto para ser impresso. No entanto, vale a pena pensar nos benefícios de manter seu modelo de pauta de reunião online. Com uma cópia em papel, é difícil fazer mudanças. Nosso modelo online permite que você mova as coisas instantaneamente, acrescente comentários e sugestões e obtenha informações de seus colegas. Se você tiver uma equipe remota, uma agenda on-line também é mais fácil de distribuir. Antes de imprimir sua agenda de reuniões, pense nos benefícios adicionais que você obterá se a utilizar online, compartilhada com todos da sua equipe.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Template de To-do list (Lista de Tarefas)
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Educação, Tomada de Decisão
As listas de tarefas são ferramentas simples, mas eficazes, que podem dividir demandas complexas em etapas menores e objetivas. As listas podem organizar desde tarefas diárias e individuais a objetivos de grupo mais amplos. Você pode usar o template de to-do list para organizar qualquer projeto ou demanda pela qual sua equipe seja responsável. Dividir as tarefas em etapas concretas ajuda sua equipe a alcançar seus objetivos com mais facilidade. Com o template de lista de tarefas você pode fazer personalizações, incluir fotos, imagens, vídeos, cores e documentos.
Modelo para Notas de Reuniões
Ideal para:
Business Management, Meetings
Quando sua reunião é um sucesso (e a Miro ajudará a garantir isso), a participação será alta, ideias brilhantes surgirão e decisões serão tomadas. Certifique-se de não perder nenhum delas. Use nosso modelo de notas de reuniões para acompanhar notas e feedback em um local centralizado que seu time pode acessar. Basta designar uma pessoa responsável por tomar notas antes da reunião, identificar os tópicos de discussão, e permitir que essa pessoa tome nota dos participantes, dos pontos importantes abordados e de quaisquer decisões tomadas.
Modelo de quebra-gelo sobre Emoções
Ideal para:
Icebreakers, Meetings
Permita que as pessoas expressem emoções e se conectem. Use esse quebra-gelo sobre emoções chamado Roda das Emoções da Miro para construir as bases para uma conversa importante.
Template para Retrospectiva dos 4Ls
Ideal para:
Retrospectivas, Tomada de Decisão
Então você acabou de completar um sprint. Os times ralaram e os ânimos se acirraram. Agora dê uma olhada para trás e avalie o sprint honestamente (o que funcionou, o que não funcionou e o que pode ser melhorado). Essa abordagem (em inglês, a abordagem dos 4Ls significa curtiu (liked), aprendeu (learned), sentiu falta (lacked) e esperava (longed for) é uma maneira de remover a emoção e analisar o processo de forma crítica. É assim que você pode construir a confiança, melhorar o moral e aumentar o engajamento, além de fazer ajustes para ser mais produtivo e bem-sucedido no futuro.
Modelo de Dinâmica de Aquecimento Rápida
Ideal para:
Icebreakers, Team Meetings
Comece seu workshop ou reunião deixando todos ativos e energizados com estes cinco exercícios e dinâmicas de aquecimento rápidas. Nunca deixe o tédio invadir suas sessões novamente.
Modelo para Janela de Johari
Ideal para:
Liderança, Reuniões, Retrospectivas
A compreensão é o segredo para poder confiar melhor nos outros e em si mesmo também. Com base nessa ideia, o framework da Janela Johari visa melhorar a compreensão do time, fazendo com que os participantes completem quatro quadrantes. Cada um desses quadrantes vai revelar algo que talvez não saibam sobre si mesmos ou sobre os outros. Use este modelo para realizar um exercício da Janela Johari quando sua empresa estiver em fase de expansão, para aprofundar as conexões multifuncionais ou entre times, ou para ajudar os funcionários a se comunicar melhor e cultivar a empatia.