Template de Agenda

Sobre o Template de Agenda

Não há nada pior do que uma reunião sem propósito. Mas você não precisa ser um gênio do planejamento para criar agendas com propósito antes da reunião começar. Impressione seus colegas e alinhe-se mais rapidamente com este template de agenda fácil de usar.

O que é uma agenda?

Uma agenda é como um roadmap para uma reunião. Ela lista as atividades que ocorrerão durante a reunião, quando acontecerão e em que ordem. O principal objetivo de uma agenda é fornecer aos participantes um esquema claro da estrutura da reunião. Sem agendas, as reuniões frequentemente parecem desorganizadas, e corre-se o risco de sair sem atingir o que se deseja.

Mas uma agenda não precisa ser entediante. É por isso que criamos este template para torná-la visual, divertida e interativa. Facilitamos para você adicionar sua escolha de gráficos, cores, fontes e imagens para dar personalidade e estilo criativo à sua agenda.

Como criar uma agenda

Fazer sua própria agenda é fácil. O canvas infinito da Miro é o lugar perfeito para criar e compartilhar sua agenda com seu time. Comece selecionando o template de agenda e, em seguida, siga as etapas abaixo para personalizá-la.

1. Adicione os detalhes básicos

No topo da sua agenda, adicione informações básicas da reunião, como a data e os objetivos.

2. Defina prioridades e tarefas

Tenha uma ideia clara dos temas mais importantes da reunião. Assim que souber quais são as prioridades, anote-as.

3. Colabore em tempo real

Durante sua reunião, você pode convidar os participantes para o board e pedir que adicionem prioridades, tarefas ou notas que você não tenha pensado. Discuta qualquer novo item durante a reunião.

4. Personalize sua agenda

Usando o template, você pode enfeitar sua agenda com gráficos, cores, fontes e imagens. Não tenha medo de ser criativo! Preencher uma agenda não precisa ser uma tarefa maçante. Ao torná-la divertida e pessoal, o planejamento se torna mais simples.

Benefícios de criar uma agenda

Aqui estão algumas das vantagens de criar uma agenda eficaz:

Mantém as reuniões organizadas

Uma agenda promove estrutura e ajuda a priorizar as atividades mais críticas de uma reunião. Isso mantém o time focado em assuntos importantes, o que melhora a produtividade. A mera presença de uma agenda formal cria uma atmosfera oficial e desencoraja os participantes de perderem tempo.

Uma agenda formal também define os objetivos da reunião e cria uma meta clara. Isso organiza a direção que a reunião tomará e as ações a serem tomadas após a reunião.

Facilita a tomada de decisões eficazes

As agendas fornecem um esboço dos tópicos a serem discutidos durante a reunião. Este esboço impede que o organizador da reunião esqueça tópicos importantes que precisam ser introduzidos.

Quando todas as questões são discutidas a fundo, decisões valiosas podem ser tomadas como grupo em uma única sessão. Isso é muito mais produtivo e transparente do que tomar decisões apressadas fora da reunião. As contribuições e sugestões de diferentes perspectivas aumentam a qualidade do desempenho e criam uma sensação de trabalho em equipe.

Ajuda a comunicar notícias importantes

As agendas oferecem uma oportunidade para fazer anúncios sobre eventos empresariais importantes e objetivos da reunião. Sem uma agenda formal, os anúncios podem não ser comunicados a todos os presentes na reunião. Além disso, as agendas fornecem um espaço para recapitular reuniões anteriores. Isso ajuda na reflexão da reunião e na revisão do progresso realizado.

Proporciona uma chance igual de contribuição

As agendas geralmente mencionam os itens de ação que serão discutidos durante uma reunião. Isso dá a todos os membros do time a chance de refletir sobre os tópicos de discussão antecipadamente.

Em muitas reuniões, os participantes mais extrovertidos estão mais dispostos a participar, enquanto pessoas mais reservadas hesitam. No entanto, saber o que será discutido permite que todo o time pesquise os tópicos que serão abordados. Eles podem refletir sobre como esses tópicos se aplicarão a eles e fazer contribuições ponderadas e valiosas na reunião.

Melhores práticas para criar uma agenda

Tenha estas melhores práticas em mente ao criar sua agenda:

Busque a opinião de todo o time

Se você quer que todo o seu time esteja engajado nas reuniões, garanta que a agenda inclua uma lista de tópicos que reflitam suas necessidades. Peça aos membros do seu time que sugiram itens para a agenda junto com uma razão para cada item de ação ser discutido em uma reunião de equipe.

Priorize tópicos que afetem todo o time

O tempo das reuniões de equipe é caro e difícil de agendar. Isso significa que ele deve ser usado principalmente para discutir e tomar decisões sobre questões que afetam toda a equipe — e que requerem a participação de todos para serem resolvidas. Se os participantes não estiverem passando a maior parte da reunião discutindo questões interdependentes, eles podem perder o interesse.

Liste os tópicos da agenda como perguntas que a equipe deve responder

A maioria dos objetivos de uma reunião são apenas várias palavras agrupadas para formar uma frase. Por exemplo: “realocação de espaço no escritório”. Isso deixa os participantes da reunião se perguntando: “O que exatamente sobre a realocação de espaço no escritório?”.

Quando você lista um tópico de reunião como uma pergunta (ou perguntas) que precisa(m) ser respondida(s), isso estimula o pensamento estratégico e incentiva a contribuição. Por exemplo, “Sob quais condições, se houver, devemos redistribuir o espaço no escritório?”.

O que deve incluir em uma agenda de reunião?

Aqui estão alguns dos principais elementos que sua agenda de reunião deve incluir:

1. Cabeçalho da agenda

O cabeçalho da agenda é usado para identificar os seguintes itens:

• A entidade, organização ou comitê que está convocando a reunião.

• O cabeçalho da agenda terá o nome do corpo assemblear, como um Board, Grupo Consultivo, Comitê ou participantes da reunião.

• O tipo de reunião.

2. Participantes da reunião

Sua agenda formal deve listar os participantes da reunião. No entanto, também deve listar quais itens da agenda cada membro do time será responsável por.

3. Principais objetivos

Sua agenda deve informar a todos os participantes quais são os objetivos da reunião, sobre o que será discutido e quais tipos de decisões devem ser tomadas.

O principal objetivo da reunião é frequentemente uma ou duas frases que respondem a duas perguntas principais:

• Por que estamos nos reunindo?

• O que queremos alcançar?

4. Contribuição do seu time

Lembre-se de envolver seu time ou os demais participantes da reunião na criação da agenda. O time pode, de fato, saber mais sobre os pontos a serem discutidos do que o organizador.

Dessa forma, você garantirá que todos os principais tópicos e quaisquer questões sejam abordados. Isso também manterá os participantes engajados, já que estarão envolvidos na criação da reunião.

5. Plano de trabalho da reunião

O plano de trabalho da reunião é o que você deseja alcançar com a reunião.

Garanta que você estabeleça metas de tempo realistas para cada questão. Sempre é uma boa ideia alocar alguns minutos a mais do que você acha que vai precisar para cada ponto da sua agenda. Muitas vezes, surge uma pergunta ou ponto de discussão que precisa ser resolvido, o que consome tempo.

6. Duração e tempo alocado para cada item da agenda

Um dos propósitos mais importantes de uma agenda de reunião é garantir que a reunião ocorra pontualmente. Afinal, você quer respeitar o tempo dos participantes. Definir a quantidade de tempo que será gasta em cada item da agenda ajudará a manter sua reunião nos trilhos.

Certifique-se de estabelecer objetivos de tempo realistas para cada item. É sempre uma boa ideia alocar alguns minutos a mais do que você acha que precisará por ponto na sua agenda. Muitas vezes, surge uma pergunta ou ponto de discussão que precisa ser resolvido, e isso consome tempo.