変更管理プロセステンプレート

変更管理プロセステンプレートについて

このテンプレートは、システムや製品への変更要求の承認および管理のための標準化されたフレームワークを作成します。チームは、要求された変更を1か所に明確に定義し、提案されたすべての変更が実施される前にレビューされることを保証できます。

変更管理プロセスとは？

変更管理はプロジェクト管理の不可欠な部分です。ほとんどのプロジェクトは、そのライフサイクルのどこかで変更の可能性に直面します。変更が必要かもしれない一方で、即座に実施するのは難しい場合もあります。

変更管理プロセスは、プロジェクトの範囲を変更するために取るべき手順を定義します。提案された変更を文書化し、実施前にそれがレビューされ、改善されることを保証します。

変更管理プロセステンプレートを使う理由は？

こちらが、変更管理プロセステンプレートがチームに役立つ方法です。

変更を共同で決定する

変更管理プロセステンプレートは、提案された変更を定義し、実施前にそれがレビューされることを保証します。そのため、チームは不要または混乱を招く可能性のある変更を拒否することができます。チームが提案された変更を行う決定を下した場合、変更管理プロセスにより、リソースを使用してその変更を効果的に実施することができます。

明確さを提供します。

変更管理プロセスを導入することで、提案された変更や承認された変更について、すべてのチームメンバーの共通理解を確保することができます。このテンプレートの構造により、全員の理解がより一致します。プロジェクトの成果物に対する変更が明確になり、更新された締め切りが記録されます。このテンプレートはプロジェクトスコープテンプレートと一緒に使用できます。

プロジェクトを効率化し、締め切りを守る

変更管理プロセスは、プロジェクトの成果物に関する混乱を解消します。チームが情報収集ではなく、承認された変更の実行に集中することができます。これにより、生産性と効率が向上し、ワークプロセスとワークフローを合理化します。

変更管理プロセスがないと、生産性が低下する可能性があります。実際のタスクを完了するのではなく、変更リクエストを理解しようとすることで時間が浪費されます。最も重要な作業のために利用できる帯域幅が減少すると、チームは重要な締め切りを逃す可能性があります。

変更管理プロセスをいつ使用しますか？

変更管理プロセスは、ほとんどのプロジェクトにおいて有用です。なぜなら、実際のところ、ほとんどのプロジェクト計画が計画通りに進まないことが多いからです。今日の変化のスピードでは、プロジェクトがその期間中に変更を必要とすることはほぼ確実です。変更がプロジェクトをビジネス要件に合わせるのに役立つ可能性がある一方で、各変更をよく考え、承認することが重要です。

プロジェクトの開始時に、計画に変更が必要な場合の対応方法を全員が把握できるよう、変更管理プロセスを作成することができます。プロジェクト管理における変更管理プロセスは、プロジェクト中に予測される各変更が効果的に定義、検討、承認されてから実施されることを保証します。この重要なプロセスによって、サービスを妨げる可能性のある不必要な変更を避けることができます。変更をスムーズに行うことができ、リソースを効果的に活用することができます。

変更管理手続きは、プロジェクトがより大きなプログラムやポートフォリオの一部である場合、特に重要です。管理されていない変更の潜在的な影響は、多岐にわたり、他のチームや部門に影響を及ぼす可能性があります。

変更管理プロセスの5つの要素

このテンプレートを使用すると、変更管理プロセスを管理するための5つの要素が見つかります。

• 提案された変更 - ステークホルダーが変更要求フォームを提出することで変更を提案し、その後プロジェクトの変更ログに追加されます。提案された変更には、変更の説明と期待される利点を含めなければなりません。

• レビュー中 - プロジェクトマネージャーとビジネス関係者が、変更の期待される影響を検討します。この変更によってコストが削減できますか？この変更はコストが高すぎますか？変更がプロジェクトのタイムラインにどのように影響しますか？変更の法的な理由がありますか？その変更はビジネスに新たなリスクをもたらしますか？

• 却下されました - すべての情報を考慮した結果、プロジェクトマネージャーは提案された変更を却下しました。却下された提案は変更管理テンプレートで追跡され、提案者にはなぜ変更が却下されたのかフィードバックを提供する必要があります。 

• 承認されました - すべての情報を考慮した結果、プロジェクトマネージャーは提案された変更を承認しました。承認される場合、提案された変更をそのまま受け入れるか、修正を求めることがあります。

• 統合 - 変更が承認された場合、それは計画され、スケジュールされ、実行されなければなりません。変更が実施された後、プロジェクトマネージャーは関係者と一緒に座ってふりかえりを行う価値があります。変更は計画通りに進みましたか？どうすればもっと良くできたのでしょうか？

変更管理プロセスの例

変更管理プロセスの5つのステップを理解したところで、これらのステップを実行に移す時が来ました。例を見てみましょう。

変更管理プロセスは、変更リクエストの提出から始まります。これは、必要な機能の数を増やすなど、プロジェクトスコープの変更である可能性があります。またはプロジェクトのタイムラインを短縮することで、時間に敏感な製品を競合他社よりも早く市場に投入することができます。

ここから、プロジェクトチームはこれらの基本的なステップを実施して、変更を効果的にコントロールすることができます。

• 変更リクエストを変更登録簿（またはログテンプレート）に記録します。これらの要求された変更は、変更管理プロセステンプレートの「提案された変更」欄に記録されます。 

• 変更の影響を初期評価します。これには、全ての関係者が要求された変更について意見を出す会議が必要です。提案された変更は「レビュー中」の欄に移動します。

• 変更の影響を徹底的に評価する。考慮すべき要因には、時間、リソース、コスト、リスクがあります。

• チームは提案された変更を受け入れるか拒否するかを共同で決定します。変更は、それぞれ「承認」または「拒否」の欄に移動されます。

• 変更を実施するために必要なアクションを議論し、これらのアクションのための製品ロードマップを作成します。実施後、変更は「統合済み」の欄に移動します。

独自の変更管理テンプレートに含める項目は、頻繁に遭遇する変更やプロジェクトの複雑さに応じて異なる場合があります。複雑なプロジェクトで数ヶ月にわたるものは、多くの変更リクエストに直面する可能性がありますが、小規模で単発のプロジェクトでは、そこまで詳細な変更ログテンプレートを必要としないかもしれません。 

このシンプルなアプローチは素晴らしい出発点です。ただし、プロジェクトの複雑さに応じて、追加の項目を含めることもできます。変更管理プロセステンプレートは、チームのニーズに応じて完全にカスタマイズ可能です。