変更管理プロセステンプレート

変更管理プロセステンプレートについて

このテンプレートは、システムまたは製品への変更要求の承認と管理のための標準化された枠組みを作成します。チームは要求された変更を1つの統合された場所で明確に定義し、提案されたすべての変更が実施前にレビューされることを保証します。

変更管理プロセスとは何か？

変更管理はプロジェクト管理の重要な一部です。多くのプロジェクトはライフサイクルのどこかで変更の可能性に直面します。変更が必要であっても、即座に実施するのは難しい場合があります。

変更管理プロセスは、プロジェクトの範囲を変更するために必要なステップを定義します。それは提案された変更を文書化し、実施前に検討および改善されることを保証します。

なぜ変更管理プロセステンプレートを使用するのか？

変更管理プロセステンプレートを使用することで、あなたのチームにどのように役立つかを以下に示します。

変更を共同で決定する

変更管理プロセステンプレートは、提案された変更を定義し、実施前にそれがレビューされることを保証します。これにより、不要または混乱を招く可能性のある変更をチームで否決することができます。チームが提案された変更を行うことを決定した場合、変更管理プロセスによりリソースを効果的に使用して変更を実施することが可能です。

明確さを提供する

変更管理プロセスを導入することで、提案された変更や承認された変更について、全チームメンバーが共通の理解を持つことができます。このテンプレートの構造によって、全員がより一致団結することができ、プロジェクトの成果物への変更が明確になり、更新された締め切りが記録されます。このテンプレートはプロジェクトスコープテンプレートと一緒に使用できます。

プロジェクトを効率化し、締め切りを守る

変更管理プロセスは、プロジェクトの成果物に関する混乱を排除します。これにより、チームは情報収集ではなく、承認された変更の遂行に集中できます。その結果、生産性と効率が向上し、作業プロセスとワークフローが効率化されます。

変更管理プロセスがないと、生産性が低下する可能性があります。実際のタスクを完了するのではなく、変更要求を理解しようとして時間が無駄になります。最も重要な作業に使用できる帯域幅が減少すると、チームが重要な締め切りを逃す可能性があります。

変更管理プロセスはいつ使いますか？

変更管理プロセスはほぼすべてのプロジェクトに役立ちます。なぜなら、ほとんどのプロジェクト計画は実際には予定通りに進まないからです。今日の変化のスピードでは、プロジェクトが存続する間に変更が必要になることがほぼ確実です。変更によってプロジェクトをビジネス要件に合わせることができるかもしれませんが、各変更を慎重に検討し、承認することが重要です。

プロジェクトの開始時に、計画の修正が必要になった場合に備えて、全員が何をすべきかがわかるようにするため、変更管理プロセスを作成できます。プロジェクト管理における変更管理プロセスは、プロジェクト中に予期される各変更が適切に定義され、レビューされ、承認されてから実施されることを確実にします。この重要なプロセスにより、サービスを妨げるような不必要な変更を回避できます。変更はスムーズに行われ、リソースは効果的に活用されます。

プロジェクトがより大規模なプログラムやポートフォリオの一部である場合、変更管理手続きは特に重要です。管理されていない変更の潜在的な影響は広範囲に及び、他のチームや部門に影響を及ぼす可能性があります。

変更管理プロセスの5つの要素

このテンプレートを使用すると、変更管理プロセスを管理するのに役立つ5つの要素が見つかります：

• 提案された変更 - ステークホルダーは変更リクエストフォームを提出することで変更を提案し、それがプロジェクトのチェンジログに追加されます。この提案には、変更の説明と期待されるメリットが含まれていなければなりません。

• レビュー中 - プロジェクトマネージャーとビジネスのステークホルダーは、その変更の影響を考慮します。変更はコストを削減できますか？ その変更は高すぎるコストがかかりますか？ プロジェクトのタイムラインにどう影響するか？ その変更には法的な理由がありますか？ ビジネスに新たなリスクをもたらしますか？

• 却下 - すべての情報を考慮した上で、プロジェクトマネージャーは提案された変更を却下します。却下された提案はチェンジコントロールテンプレートで記録され、提案者にはなぜ変更が却下されたのかフィードバックが提供されるべきです。 

• 受け入れられた - 全ての情報を考慮した結果、プロジェクトマネージャーは提案された変更を受け入れます。これを受け入れる場合、変更を全て受け入れるか、提案された変更に修正を求める可能性があります。

• 統合された - 変更が承認された場合、それを計画し、スケジュールに組み込み、実行する必要があります。変更が実施された後、プロジェクトマネージャーはステークホルダーと一緒に座ってふりかえりを行うことが有益です。変更は計画通りに進みましたか？より良く進められる方法はありませんでしたか？

変更管理プロセスの例

変更管理プロセスの5つのステップを理解したところで、これらのステップを実行に移す時が来ました。例を見てみましょう。

変更管理プロセスは、変更要求の提出から始まります。これは、必要な機能数の増加といったプロジェクトの範囲の変更である可能性があります。または、競合よりも早く市場に投入するために、プロジェクトのスケジュールを短縮することかもしれません。

ここから、プロジェクトチームはこれらの基本的なステップを実行して、変更を効果的に管理することができます。

• 変更要求を変更管理台帳（またはログテンプレート）に入力します。これらの要求された変更は、変更管理プロセステンプレートの「提案された変更」列に記録されます。

• 変更の影響を初期評価します。これは、関係者全員が要求された変更について意見を述べる会議が必要です。提案された変更は、「レビュー中」列に移動します。

• 変更の影響を徹底的に評価します。考慮すべき要素には、時間、リソース、コスト、リスクが含まれます。

• チームは提案された変更を受け入れるか拒否するかを共同で決定します。変更は、それに応じて「承認済み」または「却下済み」列に移動します。

• 変更を実施するために必要な行動が話し合われ、製品ロードマップが作成されます。一度実施されると、変更は「インテグレーション済み」列に移動します。

自身の変更管理テンプレートに含める項目は、頻繁に遭遇する変更の種類やプロジェクトの複雑さによって異なることがあります。数ヶ月にわたる複雑なプロジェクトは、より多くの変更要求と遭遇する可能性がありますが、規模の小さい単発のプロジェクトでは、それほど詳細な変更ログテンプレートは必要ないかもしれません。

このシンプルなアプローチは、優れた出発点ですが、プロジェクトの複雑さに応じて追加のフィールドを含めることもできます。変更管理プロセステンプレートは、チームのニーズに応じて完全にカスタマイズ可能です。

よくある質問 変更管理プロセステンプレート

変更管理プロセスはいつ使用しますか？

プロジェクトの開始時に変更管理プロセスを作成し、計画の変更が必要になった場合に何をすべきか、全員が把握できるようにします。

変更管理プランをいつ使用するかを知っておくのは良い考えです。そうすれば、必要なときに備えておけます。新しいイニシアチブや既存のツールによって、多様なタイプの変更が発生する可能性があります。

一般的な変更には、タイムラインの延長、情報の再編成、成果物の変更リクエストが含まれることがあります。以下のような場合にも、変更管理プロセスの使用を考慮してください。