Modèle de gestion des coûts de projet

Modèle de gestion des coûts de projet pour Miro : Suivez, comparez et contrôlez votre budget en un seul endroit

À qui s'adresse-t-il :

Chefs de projet, responsables des opérations et équipes PMO travaillant sur le développement de produits sous contrôle budgétaire, la livraison aux clients ou les projets internes.

Qu'est-ce que le modèle de gestion des coûts de projet pour les chefs de projet ?

Ce Project Cost Management Workshop est une session guidée conçue pour aider les chefs de projet à créer un suivi budgétaire visuel et collaboratif clair en utilisant le widget Table de Miro. Il fournit une structure organisée pour suivre les dépenses planifiées par rapport aux dépenses réelles, catégoriser les dépenses et calculer les écarts pour maintenir le projet dans le budget.

Grâce à ce modèle Miro, vous construirez un tableau de bord centralisé, idéal pour les points de contrôle de projet récurrents, les mises à jour des parties prenantes ou la planification de sprint.

À découvrir

Dans cette session, vous allez :

• Créer des catégories budgétaires structurées

• Ajouter des entrées de coûts planifiées et réelles

• Calculer automatiquement les écarts

• Suivre les statuts de paiement

• Prévoir l'utilisation restante du budget

Vous repartirez avec un tableau de suivi des coûts collaboratif, facile à mettre à jour, partager et gérer au fur et à mesure de l'évolution de votre projet.

Utilisation du modèle

1. Configurer vos catégories de dépenses

   Utilisez la première colonne du tableau pour répertorier les catégories clés comme Personnel, Fournisseurs, Logiciels, et Voyages.

2. Ajouter des articles budgétés par catégorie

   Remplissez les lignes pour chaque élément de coût. Incluez des détails comme la description, le budget prévu, et le membre de l'équipe responsable.

3. Entrer les coûts réels au fur et à mesure

   Utilisez la colonne « Coût Réel » pour enregistrer les dépenses en temps réel. Comparez cela à la colonne budgétée.

4. Suivre la variance automatiquement

   Utilisez une colonne calculée (ou une saisie manuelle) pour suivre l’état de dépassement ou de sous-budget pour chaque élément.

5. Mettre à jour le statut des paiements

   Utilisez un menu déroulant, un émoji, ou un badge pour indiquer si un paiement est en attente, payé, ou en retard.

6. Prévoir les dépenses futures

   Ajoutez une colonne « Prévision » pour estimer les coûts à venir et détecter rapidement les éventuels dépassements.

Erreurs Courantes dans le Suivi des Coûts du Projet

Catégories mal alignées

Problème : Les équipes classent souvent les coûts dans des catégories vagues comme « Opérations » ou « Divers ».

Solution : Ce modèle impose de la clarté en organisant chaque poste sous des catégories définies.

Mises à jour manuelles = Retards

Problème : Les rapports de coûts résident dans des tableurs obsolètes.

Solution : Puisqu'il est hébergé sur Miro, votre équipe peut mettre à jour le tableau en temps réel lors des réunions ou des revues.

Manque de visibilité

Problème : Les chefs de projet ont du mal à montrer l'état des coûts sans tableau de bord complexe.

Solution : La variance est visuelle, facilitant l'identification des problèmes budgétaires d'un coup d'œil.

FAQ

Puis-je utiliser cela pour plusieurs projets ?R : Oui. Dupliquez le tableau pour chaque projet ou copiez la table dans une vue de portefeuille partagé avec des résumés de coûts.

Puis-je calculer des totaux ou automatiser la variance ?R : Bien que les tableaux Miro ne prennent pas encore en charge l'autocalcul, vous pouvez saisir manuellement la variance ou utiliser l'IA pour résumer. Exemple de prompt pour l'IA :

"Mettre en évidence toutes les lignes où les coûts réels dépassent les prévisions de plus de 10 %."

À quelle fréquence devrais-je mettre à jour le tableau ?R : Nous recommandons de le mettre à jour chaque semaine ou lors des revues de sprints pour les projets actifs. Associez les mises à jour aux cycles de rapports de dépenses si vous travaillez avec des équipes financières.

Construit en utilisant les tableaux Miro

Ce modèle a été construit à l'aide du widget Tableau de Miro, vous permettant de créer des vues de type tableur directement à l'intérieur de vos tableaux.

Chaque ligne est modifiable et partageable, ce qui le rend idéal pour :

• Organiser des données structurées

• Gérer les comparaisons de coûts

• Suivre les tendances budgétaires en collaboration