À propos du modèle de rapport d’avancement
Un rapport d’avancement doit idéalement montrer qu’un changement s’est produit au fil du temps. Vous voulez présenter l’état actuel de votre projet ? Cela ressemble à un rapport d’avancement de projet.
Le rapport d’avancement met en évidence et cartographie la chaîne d’événements d’un projet. Si vous êtes chef de projet, vous pouvez utiliser ce rapport pour conserver un historique des plannings du projet. Idéalement, toute partie prenante du projet devrait pouvoir consulter un rapport d’avancement et répondre à la question “Où en sommes-nous, et comment en sommes-nous arrivés ?”
Ce modèle n’est qu’un point de départ. Vous pouvez aussi personnaliser le nom de ce modèle en fonction des valeurs de l’équipe ou des comportements que vous souhaitez privilégier, par exemple « rapport d’avancement », « rapport de situation » ou « rapport de mise en œuvre ».
Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement ?
Un rapport d’avancement résume la manière dont votre projet progresse par rapport au plan ou au résultat prévus. Il peut inclure un résumé de votre projet ou initiative, les dates de livraison, ainsi que les obstacles ou les actions en suspens.
Il peut être un moyen rapide et systématique de :
Favoriser l’adhésion des parties prenantes
Rendre la progression des jalons du projet transparente
Identifier et corriger les obstacles avant qu’ils n’apparaissent
Quand utiliser un rapport d’état
Un rapport d’état peut être hebdomadaire ou mensuel, au niveau du PDG ou de l’équipe. La fréquence d’envoi d’un rapport d’état dépend de qui doit être informé des jalons et réalisations que votre équipe souhaite mettre en avant.
Un rapport d’état hebdomadaire est généralement préparé à bref préavis pour une équipe, son responsable et une partie prenante clé.
Un rapport d’état mensuel peut rassurer les cadres supérieurs sur le fait que les projets restent sous contrôle. Les informations de haut niveau peuvent inclure les niveaux de confiance, le planning et les risques ou obstacles. Aucune surprise ne doit subsister, qu’il s’agisse de problèmes ou de grandes réussites.
Un rapport d’avancement au niveau PDG favorise l’adhésion et la visibilité au plus haut niveau de l’entreprise. Vous pouvez inclure une section Foire aux questions (FAQ) pour montrer comment votre équipe répond de manière proactive aux questions.
Pour les équipes très occupées qui gèrent plusieurs projets, un rapport d’avancement mensuel distinct pour l’équipe peut se concentrer sur l’allocation des ressources. Cette approche peut aider les responsables à affecter le temps et les ressources aux bonnes personnes pour les bons projets.
Créez votre propre rapport d’avancement
Créer vos propres rapports d’avancement est simple. Le canevas infini de Miro est l’endroit idéal pour les créer et les partager. Commencez en sélectionnant le modèle de rapport d’avancement, puis suivez les étapes suivantes pour en créer un.
1. Clarifiez les objectifs de votre projet
Cela inclut les thèmes du projet, les jalons, les livrables et les membres de l’équipe qui y seront impliqués. Posez aussi des questions : « Comment mesurerons-nous le succès ? Quels défis pourrions-nous rencontrer ? Qu’essayerons-nous d’apprendre de cela ? »
2. Définissez vos Objectifs et résultats clés (OKR)
Encadrez-les dans le temps et soyez transparents en remplissant les détails : quels sont les objectifs clés pour la période choisie ? Si vous n’avez pas encore défini les OKR de l’équipe, essayez notre modèle [lien vers le modèle OKR ici].
3. Faites participer votre équipe
Invitez votre équipe à collaborer sur le modèle pour renseigner l’état et les mises à jour, selon ce dont elle est responsable. Qu’est-ce qui est en bonne voie ? Qu’est-ce qui présente un risque ? Quelles tâches sont terminées ? Quelles tâches sont à venir ?
4. Apportez les modifications nécessaires avec votre équipe
Encouragez les membres de l’équipe à partager le rapport d’état avec tout le monde. Vous pouvez créer des liens vers d’autres documents ou ressources pour vous inspirer ou mettre en avant la contribution de quelqu’un à l’aide d’un pense-bête. Une fois le projet terminé, envoyez un rapport de synthèse final à votre équipe.
